新時代背景下檔案管理存在的不足及創新

姬長進

摘要：檔案作為記錄重大事件的重要手段，有著獨特的存在意義與價值。新時代背景下，信息技術以及管理觀念的革新，都為檔案管理提供了新的思路。本文以“新時代背景下檔案管理存在的不足及創新”為題目。旨在通過對于新時代背景下檔案管理存在的不足進行分析，從而檔案管理提出創新性的建議。使得檔案管理得以高效化。

關鍵詞：檔案管理；信息技術；理念創新；高效化

一、前言

（一）研究的背景及現狀

本課題的提出以新時代為背景的，新時代所強調的“新”，他即是指是信息技術的新，也指思維觀念的新。從二十世紀以來，第三次工業革命的到來，為高新技術的誕生與發展產生了重要的影響，而依靠于第三次工業革命產生的科學信息技術使得電子化的管理模式成為了可能，電子信息化管理作為當前檔案管理之中一個有待開發與完善的項目，長期以來收到了相關工作人員的重視。

除此之外，檔案管理思維的創新，也是新時代背景下檔案管理創新的主要方向之一。思維創新是行為創新的先驅。這就要求了工作人員專業素養的提高與專業技能的掌握。檔案管理創新這個課題雖然出現的事情并不長，但是在工作人員的共同努力下，已經建立了相當完備的習題，并對此開設了相應的本科學科。

（二）研究的內容及意義

檔案的重要性是不言而喻的，上的國家重大機密的記載，下到公司財務的匯報。檔案的存在使得資料有可查詢，史政有所記載。在長久的發展當中，歲月沉淀之下的檔案已經積累到了相當繁多的地步。本文以“新時代背景下檔案管理存在的不足及創新”為題目，其主要內容就是通過結合新時代具有的特點，對于檔案管理存在的不足進行全面的分析，并根據這些存在的不足，對于檔案的管理提出創新性的建議。

本文的研究意義在于通過對于檔案管理的創新性研究，從而提高檔案管理的效率。使得檔案可以更好的服務于不同層次的人群。發揮更大的作用。

（三）研究的方法及步驟

對于“新時代背景下檔案管理存在的不足及創新”這個課題研究的過程中，筆者考慮到這個課題所存在的特點與及時性。采取了一手資料與二手資料共同輔助研究的方法。在保障研究的基礎質量基礎下，盡可能的進行一手資料的獲取。首先，筆者依靠多媒體網互聯的便捷，系統的查閱了檔案管理的一般模式，并仔細的對于這些案例進行了系統的總結。除此之外，筆者以體驗者的身份，通過對于檔案管理的參與實踐，對于新時代下檔案管理處在的不足進行親身的感受。并且在第一時間對經驗以及資料進行了總結與分析，以保證資料來源的及時性。最后，進過對于所有資料的匯集與整理，結合新時代背景下檔案管理存在的不足進行詳細的分析以后，最后提出自己對于新時代背景下檔案管理創新的合理建議，從而完成了本次課題的創作。

二、新時代背景下檔案管理存在的不足

（一）檔案管理人員理念的偏差

在檔案的管理之中，其經常出現的問題是檔案在調用的時候需要花費很長的時間。其首要原因應該追溯到管理人員的理念問題。在檔案管理的發展歷程中，長久積累下來的是“重藏輕用”的理念。因為檔案在儲存的時候，更多的是儲存以作留根。管理人員因為對于儲藏的重視從而忽略了再次翻閱的重要。將檔案管理邊緣化，沒有將其形成一個全面的系統，從而導致檔案查閱的時間大大加長，這對于平常工作的決策，資料的查詢都帶來了負面的影響。

（二）檔案管理中流程與制度的不明確

檔案管理因為其服務于不用的人群層次，具有較大的活力與可變性。因此在流程的制定上并沒有系統化的規范。這就導致了檔案管理的細節上出現了很多偏差。舉例來說，因為流程沒有統一化的標準，導致檔案的日期標注、歸檔方法、啟用查閱方式都有細微的差異。從而導致了檔案管理存在細枝末節的錯誤。

（三）檔案管理兩級分化嚴重

檔案管理中存在一個非常明顯的兩級分化問題，其一是對于檔案的過分保護，使其束之高閣，難以再次啟用提供參考的資料。其二是檔案的保護過于松散，導致資料被不法分子竊取，從而造成損失。這兩種情況都是檔案管理中經常會遇到的情況，其主要的原因還是對于檔案資料的歸類的不清，對于其作用了解不清。這就要求我們建立合理的分類系統，以及對于檔案管理建立合理的分類標準。

（四）檔案管理的信息化程度較低

縱觀我國的檔案管理系統，很大一部分還停留著紙質記錄的模式上，隨著新時代背景的到來，人工的信息化記錄早已不能滿足爆炸性信息的存儲。盡管很多單位已經開始了檔案管理信息化的改革，但是在改革的過程中，缺少相關的技術工作人員，因此導致檔案管理的信息化改革得不到體現，從而為檔案管理造成了負面的影響。

（五）專業隊伍培養不足

檔案管理雖然在大學已經開設了相應的學科，但是其建設隊伍還存在一定的落后性。檔案管理人員大多沒有相應的專業知識，對于檔案管理不具備專業的技能。檔案管理單位對于檔案管理工作人員的招聘條件，一般都是非常低的。這就導致了檔案管理中難免會發生一些原則性的錯誤，從而導致了檔案管理的低效化。

三、新時代背景下檔案管理的創新研究

（一）新時代下檔案管理思維

在新時代的檔案管理下，管理思維應該與時代潮流相結合。首先要改正“重藏輕用”的檔案管理思維，實現“重藏重用”的全新思維。這就要求檔案管理機構的領導對于檔案管理進行相應的重視，在檔案管理中可以投入更多的經濟與精力。與此同時。檔案管理人員應該加大自身素質培養、學習信息化時代具有的優勢。從而實現創新思維的轉變。

（二）定期進行檔案管理培訓

檔案管理技能是一個普遍的技能，因為其服務的人群層次不同，所以具備更多的自主性與創新性。適當的進行檔案管理培訓，對于管理人員進行全方位的技能講解，并使得有經驗的檔案管理員可以分享自己的經驗。長久堅持下去，會為檔案管理帶來更多創新型的改革，從而提高檔案管理的效率。

（三）引起檔案管理高端人才

隨著時代與科技的發展，相關部分在檔案管理方面。不但需要先進的設備，更為重要的是需要全方面高科技人才。人才是一個企業發展的源動力與基礎所在。對于員工的培養應該是企業戰略發展應該重點考慮的問題。無論是對于檔案管理專業技能的掌握，還是進行高效率的管理，專業員工都在其中擔當了非常重要的作用。關于專業員工的培養，不應該只是技術上的培養，企業還應加入文化、傳統與思想道德，從基礎的方向讓員工了解企業、調動起員工的主動性。

（四）檔案管理的信息化

依靠于信息化時代的便利，多媒體管理方式已經成為了新時代下檔案管理的主流手段，相較于傳統的管理方式。多媒體管理更加精確、高校、便捷。具有大數據處理功能的多媒體設備，會在檔案的信息的查詢與館藏的檢索中起到非常重要的作用。而多媒體的管理方式，也將是我國、甚至是全世界將要普及的檔案管理方式。多媒體設備對于檔案存貨管理，雖然還存在成本高、難操作等等一系列問題，但是隨著信息化社會的進一步發展。相信這些問題都會得到合適的解決。

（五）檔案管理的全面化

在檔案管理中，不但要注重檔案的儲藏與應用問題是，還要全方位的考慮到有關檔案管理的內容。例如檔案的安全問題、火患問題以及借閱問題以及備份問題。都是新時代下檔案管理者應該考慮到的。對于檔案管理的全面化，不應該局限于管理本身，還要考慮到應用與高效其他相關的問題。

四、總結

檔案管理作為有關于信息記載的重要內容，應該受到每一個人的關注與了解。在歷史的發展之下，檔案管理的模式一次次被革新，檔案管理的思維也在隨著時代發生著轉變。而歷史也證實了檔案管理在人類發展中的重要作用。本文以“新時代背景下檔案管理存在的不足及創新”為題目。開篇課題研究的背景以及現狀說起、并介紹了本課題研究的內容及意義，步驟及方法。并結合新時代背景，對于檔案管理的不足以及檔案管理的創新，分別進行了詳細的介紹。希望通過本文的創作，可以為新時代下檔案管理的發展提出創新型的建議，從而為提高檔案管理效率做出自己的一份貢獻。endprint