企業檔案的規范化管理及其建議

吳紹紅+閆明軍

摘 要：業檔案工作作為企業管理的一部分 ，必須隨著企業的改革和發展而確立新觀念 ，建立新體制 ，實行新的管理模式和管理制度 ，進一步實現企業檔案工作的規范化、標準化管理 ，以適應企業發展戰略的需要。

關鍵詞：企業檔案管理；規范化；建議

前言：企業檔案是國家檔案的重要組成部分，企業檔案的日常管理也是企業管理的基礎性工作之一，企業對檔案進行規范化的管理有利于利用檔案信息維護企業的經濟利益、有利于對企業的歷史經營成果進行記錄并產生借鑒作用以及有利于加強企業員工的管理。尤其是在當前激烈的市場競爭中，規范企業檔案的管理可以充分掌握企業的發展進程和變化趨勢，可以加強對于企業員工信息的掌握和管理，可以增加外界及企業自身獲取相關信息的效率，進而促進企業管理的完善。但是如今我國一些企業，特別是國有企業在檔案管理方面的效率較為低下、管理方式不夠規范，嚴重制約著企業管理工作的不斷完善。所以我們通過對企業檔案管理過程中存在的問題進行深入探討，提出相應的改進意見，旨在促進企業檔案管理更加規范，最終促進企業管理的完善和企業的穩定快速發展。

1企業檔案管理存在的問題

1.1檔案規范化管理意識不強

檔案規范管理意識不強就難以發揮企業檔案管理人員的主觀能動性，不利于企業的規范管理。一是企業領導對于檔案管理部門的重視程度不夠，認為檔案僅僅是一些資料的儲存，而沒有從企業管理的角度認識到檔案的重要意義。二是企業領導更沒有意識到檔案管理對于企業不斷修正錯誤、改善經營狀況的重要作用，意識的缺乏導致檔案失去了實用價值。三是檔案管理人員規范管理檔案的意識不強，認為檔案就是一堆資料而已，對于檔案的管理過于隨意，甚至導致檔案的丟失。

1.2缺乏專業的管理軟件和專業的管理人才

在當前“互聯網+”的發展背景下，計算機和數據處理軟件對于企業的發展和工作效率的提升有著極大的推動作用。目前大多數企業對于檔案的管理未能順應市場的發展，第一，企業缺乏專業的檔案信息及數據管理軟件，對于檔案的管理過于低效，且紛繁復雜的工作可能導致檔案信息的錯誤和遺漏。第二，企業缺乏專業的檔案管理人才，目前企業檔案室的工作人員大多學歷不高，因為企業認為這是一個沒有技術含量的工作，檔案管理人員不夠專業導致檔案不能發揮促進企業管理的作用。

1.3檔案管理機制不夠完善

檔案管理機制的不完善體 現在如下幾個方面：首先，某些企業的檔案沒有建立專門的檔案管理庫，并且對于檔案的分類不夠齊全、細化，導致一些檔案的放置雜亂無章。其次，沒有建立相應的檔案更新機制，對于檔案信息的變化，沒有定期地對變化的檔案信息進行重新編制、保存，導致檔案的使用缺乏準確性。再次，檔案管理的過程中沒有建立相應的檢查監督機制，所以無法發現存在問題的檔案，造成檔案管理的不嚴謹。最后，沒有建立檔案管理的獎懲機制，無法通過獎懲來促進員工加強檔案的管理。

2加強企業檔案管理規范化的建議

2.1 統一對檔案進行規范化處理

企業應該將檔案規范化管理工作作為一項中心工作來抓。有學者提出，規范化是當前檔案管理工作標準化建設的前提條件。因為現代檔案工作已不再屬于一個部門，而是一個企業、一個地區甚至一個省市檔案信息交流的組成部分。因此企業的檔案工作要有長遠打算，做好檔案文件的收集、整理、編目、檢索，以及檔案室的溫濕度控制、防霉防蟲、保密保管等基礎性工作；并根據國家紙質文件、檔案管理、電子文件管的標準和規范進行歸檔。有些企業在檔案管理方面做得比較到位，如江西省安義縣公司通過全面加強檔案管理組織建設，完善檔案管理制度，以檔案管理達標工作為抓手，整體提升全系統檔案工作水平。同時，公司辦公室還計劃進一步加強對基層單位檔案管理工作的業務指導和督促檢查，使公司系統檔案規范化管理工作邁上了一個新的臺階。

2.2提高企業檔案管理人員的素質

當前對企業檔案管理從業人員的要求是：他們必須具有扎實的專業理論基礎，掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業務，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實現檔案工作由傳統的手工操作向現代化管理的轉變。此外，對于一個不斷發展的企業而言，從事檔案管理的人員還應具有創新意識，能夠把握機遇，解放思想，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。

2.3提升檔案管理信息化水平

檔案管理的信息化是適應新時期的必然需求，也是更好地服務于企業發展的必要條件。因此，對現代企業而言，應該將檔案信息化建設作為提升檔案管理水平的重點工作來抓，在文書檔案實行信息數字化后，積極推進各種實物檔案的數據庫建設，分別建立電子檔案，有效提高檔案的使用效率和觀賞性，為檔案的調閱利用提供便利，同時也為檔案管理實現標準化、規范化奠定基礎。

2.4正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員應重視檔案保密，工作盡心盡職，對檔案管理專用計算機進行更新，定期維護復印機、打印機，加固檔案室防盜門，添置防磁柜，為檔案資源的安全保管提供保證。

2.5充分利用檔案資源

傳統的檔案保密主要是將檔案加固，甚至束之高閣，很多不去動，這種做法，在保護檔案的同時，也使一些有價值的檔案不能得到充分的利用，甚至變成廢紙垃圾，這是檔案資源的嚴重浪費。保而不用就失去了保的真正意義，也使檔案失去了保護的價值，這不是檔案保護的初衷。因此，應該對檔案進行有效的利用，切不可失之偏頗。

結束語：

對于現代企業而言檔案管理工作的開展是十分重要的，為了順應當前市場形勢及企業戰略需求，企業檔案工作必須實現規范化管理，只有這樣才能更好的確保企業長期穩定的發展。

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