高校辦公室管理人員檔案管理策略

成珊珊

摘 要：檔案信息安全是辦公室檔案信息化建設中的一項重要保障工作。本文從制度管理及信息化下的數據管理討論了檔案信息安全管理的 7 個保障措施：電子文檔歸檔及管理制度；安全保密制度、數字檔案查詢利用制度；檔案數據管理維護制度；數字檔案鑒定銷毀制度；檔案數據網絡和信息設備維護使用制度；檔案庫房管理制度。

關鍵詞：檔案信息化；電子文檔；安全保密制度；網絡安全

高校檔案是高校教學、科研、黨政管理等職能活動的歷史記錄，是高校發展歷史軌跡的真實記載，客觀地反映和記錄著高校各方面的改革發展過程。高校檔案管理工作是高等學校事業發展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標志。進入 21 世紀，隨著信息化時代的到來，檔案管理工作的內涵發生了深刻的變化。檔案已成為一種文化資源、知識資源和信息資源，檔案信息的收集、管理、開發和利用的方式發生了根本性的變化。采取什么樣的推進策略，進而有效地提高高校檔案管理信息化水平，更好地為學校教學、管理等各項工作服務，是需要我們面對的重要課題。筆者認為，檔案信息的數字化和檔案工作的網絡化是檔案管理現代化的重要發展方向，而高素質的檔案管理人員和完善的操作規范則是檔案管理現代化健康發展的重要保證。

1 電子文件歸檔管理制度的安全策略

①電子文件是指單位在內部管理和履行行政職能的過程中所產生并存儲在光盤、硬盤等載體中的，可進行網絡傳輸，并且可作為參考資料通過計算機系統調閱和使用的文件。

②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進行歸檔處理。

③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時也可進行物理歸檔。基于計算機網絡的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機存儲的載體，先將源電子檔案網絡傳輸到該載體中，經由其轉換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數據。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉換，然后存儲在指定磁盤。

④電子文件歸檔時，機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

⑤電子檔案管理系統采用“計算機集中處理 +電子檔案存儲數據資料 + 數據有效管理”的方式，實現對檔案資料“一次采集、反復利用、信息共享”。

⑥歸檔方式由“紙質”變“電子”。一改以往每年發一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創新建立專門檔案管理系統，由專人負責錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉存，實行檔隨人走“終身制”。

⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統更具有連續性和長效性，可做到隨時可添加，隨時可變更，隨時可查閱，有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續完備的缺點。

⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊，經上級批示后統一銷毀。銷毀保密等級較高的電子文件時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負責監管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。

2 安全保密制度

①辦公室行政人員必須對數字檔案系統的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統安全，應該用數字 + 字母的形式設置登錄密碼，且不得少于八位數，每隔一段時間修改一次。非單位內部計算機未經上級批示無權登錄檔案管理系統。

②除業務檔案以外的電子檔案只允許單位內部查詢。

③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經上級批示不得外傳。涉密檔案禁止網絡共享。

3 數字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢

①非單位內部人員，未經本單位領導批示不得調閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經批示后由本單位后臺管理部門授予訪問權限方可進入系統進行調閱。單位內部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統，根據需要調閱電子文件。

②根據檔案的保密等級，系統按照登錄權限將單位內部人員分為三類，即普通用戶、中級用戶和高級用戶。

③可以對外開放的文件有的設置了限制條件。比如調閱數字檔案時，要求調閱人提前通過網絡遞交調閱申請，經檔案管理人員審查后自由調閱，調閱人不得擅自轉載文件資料。而紙質文件則要通過上級批復再進行調閱。

4 檔案數據管理維護制度

①認真做好文件的收、發工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計，積極做好檔案信息資源的開發利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務。

②數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全；

③各部門數字檔案經主管部門領導簽字同意后由行政秘書交檔案室統一管理；

④非檔案管理者不得修刪數字檔案；數字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應請示領導配備專用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。

5 數字檔案鑒定銷毀制

①堅定數字檔案時，首先由領導批示，從各部門挑選專業人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數字檔案，就檔案存毀給出專業意見。然后，工作組統計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單，編寫銷毀清冊。

②檔案鑒定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊。經批示后按規定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經批示擅自銷毀檔案資料。

6 檔案數據網絡和信息設備維護使用制度

①數字檔案的使用和維護一律參照計算機操作規程操作。假設調閱時計算機突發故障，須盡快通知技術部進行排障，切忌個人盲目處理。

②指派專人保管硬盤、光盤等存儲載體，切忌將介質外接，也不允許在本單位計算機載體上使用外來存儲載體。檔案室的計算機未經許可不得上網操作或供個人娛樂。

③做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護工作。

總之，檔案信息的有效開發和利用，對提升學校的教學、科研和管理水平具有不可估量的促進作用。而提高檔案部門的服務能力，則有賴于加強對高校檔案管理信息化重要性的認識，有賴于現代化技術裝備的配置，掌握現代信息技術的人才隊伍建設和科學規范的現代化管理，也只有扎扎實實地抓好這四方面的工作，循序漸進，才能建立以信息化為核心的現代化檔案信息管理系統。

7、檔案庫房管理制度

①加強檔案庫房管理，具有必要的設施，切實做到“防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防高溫、防光、防污染”，以確保檔案資料的安全。

②提高警惕，加強防范，離開辦公室和庫房時應關閉所有設備開關，切斷電源，門、窗、柜落鎖，杜絕各種事故發生。

③庫內須保持整潔，嚴禁存放與檔案保管無關的其它一切物品檔案庫房嚴禁堆放雜物，嚴禁易燃易爆品進入室內，防止意外事故發生。

④及時修復和更換損壞的“八防”設施。

⑤檔案室要適時通風，保持適宜溫濕度，做到清潔衛生，科學分類，排列整齊，管理規范

⑥定期檢查，核對檔案的數量和現狀，及時向領導匯報庫房管理情況。

參考文獻：

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