高校辦公室管理人員檔案管理策略

成珊珊

摘 要：檔案信息安全是辦公室檔案信息化建設(shè)中的一項(xiàng)重要保障工作。本文從制度管理及信息化下的數(shù)據(jù)管理討論了檔案信息安全管理的 7 個(gè)保障措施：電子文檔歸檔及管理制度；安全保密制度、數(shù)字檔案查詢利用制度；檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度；數(shù)字檔案鑒定銷毀制度；檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度；檔案庫(kù)房管理制度。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；電子文檔；安全保密制度；網(wǎng)絡(luò)安全

高校檔案是高校教學(xué)、科研、黨政管理等職能活動(dòng)的歷史記錄，是高校發(fā)展歷史軌跡的真實(shí)記載，客觀地反映和記錄著高校各方面的改革發(fā)展過程。高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標(biāo)志。進(jìn)入 21 世紀(jì)，隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作的內(nèi)涵發(fā)生了深刻的變化。檔案已成為一種文化資源、知識(shí)資源和信息資源，檔案信息的收集、管理、開發(fā)和利用的方式發(fā)生了根本性的變化。采取什么樣的推進(jìn)策略，進(jìn)而有效地提高高校檔案管理信息化水平，更好地為學(xué)校教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)，是需要我們面對(duì)的重要課題。筆者認(rèn)為，檔案信息的數(shù)字化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理現(xiàn)代化的重要發(fā)展方向，而高素質(zhì)的檔案管理人員和完善的操作規(guī)范則是檔案管理現(xiàn)代化健康發(fā)展的重要保證。

1 電子文件歸檔管理制度的安全策略

①電子文件是指單位在內(nèi)部管理和履行行政職能的過程中所產(chǎn)生并存儲(chǔ)在光盤、硬盤等載體中的，可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，并且可作為參考資料通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)調(diào)閱和使用的文件。

②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進(jìn)行歸檔處理。

③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時(shí)也可進(jìn)行物理歸檔。基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調(diào)整其存儲(chǔ)方式或存儲(chǔ)位置。而物理歸檔則需要借助可脫機(jī)存儲(chǔ)的載體，先將源電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)皆撦d體中，經(jīng)由其轉(zhuǎn)換加工再移交檔案室。按照存儲(chǔ)載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長(zhǎng)期存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉(zhuǎn)換，然后存儲(chǔ)在指定磁盤。

④電子文件歸檔時(shí)，機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

⑤電子檔案管理系統(tǒng)采用“計(jì)算機(jī)集中處理 +電子檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)資料 + 數(shù)據(jù)有效管理”的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料“一次采集、反復(fù)利用、信息共享”。

⑥歸檔方式由“紙質(zhì)”變“電子”。一改以往每年發(fā)一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創(chuàng)新建立專門檔案管理系統(tǒng)，由專人負(fù)責(zé)錄入管理，一人一檔，定期校驗(yàn)和轉(zhuǎn)存，實(shí)行檔隨人走“終身制”。

⑦時(shí)間由“短期”變“長(zhǎng)效”。新建立的電子檔案管理系統(tǒng)更具有連續(xù)性和長(zhǎng)效性，可做到隨時(shí)可添加，隨時(shí)可變更，隨時(shí)可查閱，有利于長(zhǎng)期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報(bào)不持續(xù)完備的缺點(diǎn)。

⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)上級(jí)批示后統(tǒng)一銷毀。銷毀保密等級(jí)較高的電子文件時(shí)，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應(yīng)該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。

2 安全保密制度

①辦公室行政人員必須對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)的登錄帳號(hào)、密碼保密。另外，為了保證系統(tǒng)安全，應(yīng)該用數(shù)字 + 字母的形式設(shè)置登錄密碼，且不得少于八位數(shù)，每隔一段時(shí)間修改一次。非單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)未經(jīng)上級(jí)批示無權(quán)登錄檔案管理系統(tǒng)。

②除業(yè)務(wù)檔案以外的電子檔案只允許單位內(nèi)部查詢。

③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經(jīng)上級(jí)批示不得外傳。涉密檔案禁止網(wǎng)絡(luò)共享。

3 數(shù)字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢

①非單位內(nèi)部人員，未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批示不得調(diào)閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經(jīng)批示后由本單位后臺(tái)管理部門授予訪問權(quán)限方可進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)閱。單位內(nèi)部人員可通過提前申請(qǐng)的帳號(hào)登錄蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)需要調(diào)閱電子文件。

②根據(jù)檔案的保密等級(jí)，系統(tǒng)按照登錄權(quán)限將單位內(nèi)部人員分為三類，即普通用戶、中級(jí)用戶和高級(jí)用戶。

③可以對(duì)外開放的文件有的設(shè)置了限制條件。比如調(diào)閱數(shù)字檔案時(shí)，要求調(diào)閱人提前通過網(wǎng)絡(luò)遞交調(diào)閱申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理人員審查后自由調(diào)閱，調(diào)閱人不得擅自轉(zhuǎn)載文件資料。而紙質(zhì)文件則要通過上級(jí)批復(fù)再進(jìn)行調(diào)閱。

4 檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度

①認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計(jì)、利用工作，對(duì)各類檔案庫(kù)存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務(wù)。

②數(shù)字檔案由檔案管理人員和計(jì)算機(jī)管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全；

③各部門數(shù)字檔案經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后由行政秘書交檔案室統(tǒng)一管理；

④非檔案管理者不得修刪數(shù)字檔案；數(shù)字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。

5 數(shù)字檔案鑒定銷毀制

①堅(jiān)定數(shù)字檔案時(shí)，首先由領(lǐng)導(dǎo)批示，從各部門挑選專業(yè)人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數(shù)字檔案，就檔案存毀給出專業(yè)意見。然后，工作組統(tǒng)計(jì)出不再具有利用價(jià)值和存儲(chǔ)價(jià)值的檔案清單，編寫銷毀清冊(cè)。

②檔案鑒定工作組以報(bào)告的形式向上級(jí)如實(shí)反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊(cè)。經(jīng)批示后按規(guī)定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊(cè)必須永久保存。禁止任何部門或個(gè)人未經(jīng)批示擅自銷毀檔案資料。

6 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度

①數(shù)字檔案的使用和維護(hù)一律參照計(jì)算機(jī)操作規(guī)程操作。假設(shè)調(diào)閱時(shí)計(jì)算機(jī)突發(fā)故障，須盡快通知技術(shù)部進(jìn)行排障，切忌個(gè)人盲目處理。

②指派專人保管硬盤、光盤等存儲(chǔ)載體，切忌將介質(zhì)外接，也不允許在本單位計(jì)算機(jī)載體上使用外來存儲(chǔ)載體。檔案室的計(jì)算機(jī)未經(jīng)許可不得上網(wǎng)操作或供個(gè)人娛樂。

③做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護(hù)工作。

總之，檔案信息的有效開發(fā)和利用，對(duì)提升學(xué)校的教學(xué)、科研和管理水平具有不可估量的促進(jìn)作用。而提高檔案部門的服務(wù)能力，則有賴于加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)，有賴于現(xiàn)代化技術(shù)裝備的配置，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人才隊(duì)伍建設(shè)和科學(xué)規(guī)范的現(xiàn)代化管理，也只有扎扎實(shí)實(shí)地抓好這四方面的工作，循序漸進(jìn)，才能建立以信息化為核心的現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)。

7、檔案庫(kù)房管理制度

①加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，具有必要的設(shè)施，切實(shí)做到“防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防高溫、防光、防污染”，以確保檔案資料的安全。

②提高警惕，加強(qiáng)防范，離開辦公室和庫(kù)房時(shí)應(yīng)關(guān)閉所有設(shè)備開關(guān)，切斷電源，門、窗、柜落鎖，杜絕各種事故發(fā)生。

③庫(kù)內(nèi)須保持整潔，嚴(yán)禁存放與檔案保管無關(guān)的其它一切物品檔案庫(kù)房嚴(yán)禁堆放雜物，嚴(yán)禁易燃易爆品進(jìn)入室內(nèi)，防止意外事故發(fā)生。

④及時(shí)修復(fù)和更換損壞的“八防”設(shè)施。

⑤檔案室要適時(shí)通風(fēng)，保持適宜溫濕度，做到清潔衛(wèi)生，科學(xué)分類，排列整齊，管理規(guī)范

⑥定期檢查，核對(duì)檔案的數(shù)量和現(xiàn)狀，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)庫(kù)房管理情況。

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