淺析文書檔案管理工作的創新

宋云霄　呂延津

摘要：文書檔案管理是企事業單位不可或缺的機構設置，對企事業單位的正常運行起到關鍵輔助作用。目前，科技信息技術快速創新發展的環境下，文書檔案管理工作應該如何更好的創新工作機制，提高績效。本文以當前信息技術發展為基礎，提出一些管理創新建議。

關鍵詞：文書檔案；信息；創新

文書檔案管理，是將單位正常管理運行中產生的文字、圖像、視頻等信息資料，進行整理存儲。文書檔案在解決現有問題，研究案例、規律，提高行政、商業、生產效率和質量方面，具有重要的參考性，是現代企事業單位經營決策和常務管理的重要輔助支柱，是管理的基礎和保證。

文書檔案管理工作也是不斷發展變化的。隨著社會經濟及信息技術的快速發展變革，傳統文檔管理方式已經完全不適應現代管理模式。發揮文檔管理的作用需要企事業單位重視文檔管理在新形勢下的改進創新。

一、目前文檔管理的問題

（1）文檔管理工作的重視程度不夠。現代社會經濟環境下，企事業單位致力于追求效率與績效，忽略文檔管理對組織運行的支撐作用。從業人員自身思想認識也不足，導致不能主動積極去改進工作模式，提升工作水平。對文檔資源的利用率較低，文檔的備份和存儲失去意義。

（2）文書檔案管理人員職業素養及業務水平不高。文檔管理專業已經設立，但是專業覆蓋領域較窄，偏向歷史文獻及檔案管理。現有文書檔案管理崗位人員缺乏專業素養和技能，對文檔管理的知識技能水平有限，也就制約了文檔管理發揮其應有的效用。

（3）文書檔案管理的規章制度不健全，管理不規范。對文檔案管理工作的不重視，導致相關的組織框架、工作機制、規章制度不健全，形同虛設的表面文章。混亂無效的工作機制，使文書檔案資料成為毫無意義的庫存，不能發揮其對企事業單位的管理支持作用。

（4）文書檔案管理模式陳舊。信息化時代，正常的管理工作，產生大量的資料，文字實物或者電子資料，這些資料的整理、分類、存儲以及調用，諸多環節，卷帙浩繁，非常繁雜。傳統文書檔案管理模式，人力勞動仍占據大量精力，拖慢了文書檔案的處理效率，也容易產生謬誤。反過來，查詢檢索調用，同樣耗費大量精力，重復大量無用功，且精確度不高。

二、文書檔案管理工作創新建議

（1）提高思想認識，健全工作機制。領導層面要首先對文檔管理工作擁有深刻認識，意識到其可以起到的重要輔助作用，真正發揮其參考查詢作用。建立精簡高效的組織框架，建議扁平化組織結構，減少不必要的申報批閱環節，提高文檔進出效率。健全和完善文檔管理規章制度，如文檔收錄整理分類的要求，文檔日常檢查保護制度，文檔查詢調閱流程等關乎文檔的規范制度，使工作有章法可依，減少模糊和隨意性，為文檔的精確存儲、查詢奠定基礎。對于礦產業企業而言，文檔分類應該更加詳細，如人事檔案、安全記錄、合同文本、圖紙資料、往來公文等。

（2）加強文檔管理人員的業務技能培訓。文檔管理人員是決定文檔管理工作成效的關鍵。社會經濟形勢快速發展，層出不窮的新的經濟往來模式，新的糾紛事件及處理方法，新的技術信息資料，需要文檔管理人員也要了解，以便正確區分和處理相關文檔資料。如礦業單位，對于新型生產工藝流程的更新存儲，新的安全工藝規范的整理印發，高質量的合同契約文本收錄等，這些工作都需要文檔管理人員，有相當的專業技能及綜合素養。應當及有計劃性和針對性的加強專業培訓和行業交流學習，提高文檔管理人員的職能素養。

（3）提高文檔管理工作的信息化程度。計算機網絡技術已經普遍應用到各行各業，覆蓋幾乎全部崗位。現代網絡辦公技術已經日趨成熟，文檔管理工作也應當充分依托現代計算機技術。引入適合自身實際的文檔管理系統，優化文檔管理流程，提高效率和精確度。充分利用電子文檔優勢，將紙質文檔資料轉換為電子版本，減少文檔的丟失和損壞。提高文檔管理工作者的信息技術水平，使之能夠熟練運用先進信息技術手段，處理文檔工作。

（4）主動發揮文檔資料的作用。文檔管理的概念不止是管理，既要收進來，也要拿出去。首先，對各種文檔資料，有所選擇的收錄，沒有收錄價值的應當拋棄，對收錄的要進行篩選分級，關注一些重要的文檔資料。礦產企業，比較重要的資料如安全事故處理案例，班組產量記錄與分析，采掘設備的相關資料等。其次，建立公開的網絡查詢調閱系統，方便讀者自行查詢調閱，提高文檔利用率，并根據查詢訪問情況，分析反饋給上級，或者補充相關的缺少資料。再次，關注生產運營情況，及時調取先前案例，供分析決策之用，如礦產企業，出現安全事故，之前的應急預案可以為處理事故提供很好的借鑒和參考。

三、結語

文書檔案管理工作繁瑣復雜，但是卻是發展的記錄，也是發展的成就。文書檔案管理工作取得成就，離不開深刻的思想認識，強大職業素養和專業水準，行之有效的規范制度，先進的信息技術手段。發揮文檔管理的效用，應當積極主動提煉文檔資源，使之有助于企事業單位管理工作。對于礦產企業，尤其應當充分利用文檔資源，使管理有提升，生產有提高，安全有保障。

（作者單位：中國人民解放軍防空兵學院）endprint