淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

宋云霄　呂延津

摘要：文書檔案管理是企事業(yè)單位不可或缺的機構(gòu)設(shè)置，對企事業(yè)單位的正常運行起到關(guān)鍵輔助作用。目前，科技信息技術(shù)快速創(chuàng)新發(fā)展的環(huán)境下，文書檔案管理工作應(yīng)該如何更好的創(chuàng)新工作機制，提高績效。本文以當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展為基礎(chǔ)，提出一些管理創(chuàng)新建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息；創(chuàng)新

文書檔案管理，是將單位正常管理運行中產(chǎn)生的文字、圖像、視頻等信息資料，進(jìn)行整理存儲。文書檔案在解決現(xiàn)有問題，研究案例、規(guī)律，提高行政、商業(yè)、生產(chǎn)效率和質(zhì)量方面，具有重要的參考性，是現(xiàn)代企事業(yè)單位經(jīng)營決策和常務(wù)管理的重要輔助支柱，是管理的基礎(chǔ)和保證。

文書檔案管理工作也是不斷發(fā)展變化的。隨著社會經(jīng)濟(jì)及信息技術(shù)的快速發(fā)展變革，傳統(tǒng)文檔管理方式已經(jīng)完全不適應(yīng)現(xiàn)代管理模式。發(fā)揮文檔管理的作用需要企事業(yè)單位重視文檔管理在新形勢下的改進(jìn)創(chuàng)新。

一、目前文檔管理的問題

（1）文檔管理工作的重視程度不夠。現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企事業(yè)單位致力于追求效率與績效，忽略文檔管理對組織運行的支撐作用。從業(yè)人員自身思想認(rèn)識也不足，導(dǎo)致不能主動積極去改進(jìn)工作模式，提升工作水平。對文檔資源的利用率較低，文檔的備份和存儲失去意義。

（2）文書檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平不高。文檔管理專業(yè)已經(jīng)設(shè)立，但是專業(yè)覆蓋領(lǐng)域較窄，偏向歷史文獻(xiàn)及檔案管理。現(xiàn)有文書檔案管理崗位人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和技能，對文檔管理的知識技能水平有限，也就制約了文檔管理發(fā)揮其應(yīng)有的效用。

（3）文書檔案管理的規(guī)章制度不健全，管理不規(guī)范。對文檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致相關(guān)的組織框架、工作機制、規(guī)章制度不健全，形同虛設(shè)的表面文章。混亂無效的工作機制，使文書檔案資料成為毫無意義的庫存，不能發(fā)揮其對企事業(yè)單位的管理支持作用。

（4）文書檔案管理模式陳舊。信息化時代，正常的管理工作，產(chǎn)生大量的資料，文字實物或者電子資料，這些資料的整理、分類、存儲以及調(diào)用，諸多環(huán)節(jié)，卷帙浩繁，非常繁雜。傳統(tǒng)文書檔案管理模式，人力勞動仍占據(jù)大量精力，拖慢了文書檔案的處理效率，也容易產(chǎn)生謬誤。反過來，查詢檢索調(diào)用，同樣耗費大量精力，重復(fù)大量無用功，且精確度不高。

二、文書檔案管理工作創(chuàng)新建議

（1）提高思想認(rèn)識，健全工作機制。領(lǐng)導(dǎo)層面要首先對文檔管理工作擁有深刻認(rèn)識，意識到其可以起到的重要輔助作用，真正發(fā)揮其參考查詢作用。建立精簡高效的組織框架，建議扁平化組織結(jié)構(gòu)，減少不必要的申報批閱環(huán)節(jié)，提高文檔進(jìn)出效率。健全和完善文檔管理規(guī)章制度，如文檔收錄整理分類的要求，文檔日常檢查保護(hù)制度，文檔查詢調(diào)閱流程等關(guān)乎文檔的規(guī)范制度，使工作有章法可依，減少模糊和隨意性，為文檔的精確存儲、查詢奠定基礎(chǔ)。對于礦產(chǎn)業(yè)企業(yè)而言，文檔分類應(yīng)該更加詳細(xì)，如人事檔案、安全記錄、合同文本、圖紙資料、往來公文等。

（2）加強文檔管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。文檔管理人員是決定文檔管理工作成效的關(guān)鍵。社會經(jīng)濟(jì)形勢快速發(fā)展，層出不窮的新的經(jīng)濟(jì)往來模式，新的糾紛事件及處理方法，新的技術(shù)信息資料，需要文檔管理人員也要了解，以便正確區(qū)分和處理相關(guān)文檔資料。如礦業(yè)單位，對于新型生產(chǎn)工藝流程的更新存儲，新的安全工藝規(guī)范的整理印發(fā)，高質(zhì)量的合同契約文本收錄等，這些工作都需要文檔管理人員，有相當(dāng)?shù)膶I(yè)技能及綜合素養(yǎng)。應(yīng)當(dāng)及有計劃性和針對性的加強專業(yè)培訓(xùn)和行業(yè)交流學(xué)習(xí)，提高文檔管理人員的職能素養(yǎng)。

（3）提高文檔管理工作的信息化程度。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到各行各業(yè)，覆蓋幾乎全部崗位。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)已經(jīng)日趨成熟，文檔管理工作也應(yīng)當(dāng)充分依托現(xiàn)代計算機技術(shù)。引入適合自身實際的文檔管理系統(tǒng)，優(yōu)化文檔管理流程，提高效率和精確度。充分利用電子文檔優(yōu)勢，將紙質(zhì)文檔資料轉(zhuǎn)換為電子版本，減少文檔的丟失和損壞。提高文檔管理工作者的信息技術(shù)水平，使之能夠熟練運用先進(jìn)信息技術(shù)手段，處理文檔工作。

（4）主動發(fā)揮文檔資料的作用。文檔管理的概念不止是管理，既要收進(jìn)來，也要拿出去。首先，對各種文檔資料，有所選擇的收錄，沒有收錄價值的應(yīng)當(dāng)拋棄，對收錄的要進(jìn)行篩選分級，關(guān)注一些重要的文檔資料。礦產(chǎn)企業(yè)，比較重要的資料如安全事故處理案例，班組產(chǎn)量記錄與分析，采掘設(shè)備的相關(guān)資料等。其次，建立公開的網(wǎng)絡(luò)查詢調(diào)閱系統(tǒng)，方便讀者自行查詢調(diào)閱，提高文檔利用率，并根據(jù)查詢訪問情況，分析反饋給上級，或者補充相關(guān)的缺少資料。再次，關(guān)注生產(chǎn)運營情況，及時調(diào)取先前案例，供分析決策之用，如礦產(chǎn)企業(yè)，出現(xiàn)安全事故，之前的應(yīng)急預(yù)案可以為處理事故提供很好的借鑒和參考。

三、結(jié)語

文書檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，但是卻是發(fā)展的記錄，也是發(fā)展的成就。文書檔案管理工作取得成就，離不開深刻的思想認(rèn)識，強大職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水準(zhǔn)，行之有效的規(guī)范制度，先進(jìn)的信息技術(shù)手段。發(fā)揮文檔管理的效用，應(yīng)當(dāng)積極主動提煉文檔資源，使之有助于企事業(yè)單位管理工作。對于礦產(chǎn)企業(yè)，尤其應(yīng)當(dāng)充分利用文檔資源，使管理有提升，生產(chǎn)有提高，安全有保障。

（作者單位：中國人民解放軍防空兵學(xué)院）endprint