新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理初探

許健函

摘要：在新時(shí)期如何創(chuàng)新機(jī)構(gòu)編制管理工作，優(yōu)化配置管理資源鞏固機(jī)構(gòu)改革成果，是機(jī)構(gòu)編制管理部門(mén)面臨的挑戰(zhàn)和新的課題。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)編制；管理；研究

一、增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，是做好機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的前提

機(jī)構(gòu)編制檔案管理既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作，要求檔案人員既要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力、創(chuàng)新理念和服務(wù)意識(shí)，改變檔案保管員的角色定位。

一是推行競(jìng)爭(zhēng)上崗，配強(qiáng)檔案人員。檔案人員素質(zhì)的高低，是制約機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作水平的決定性因素。市編辦選拔政治覺(jué)悟高，有較強(qiáng)責(zé)任心和事業(yè)心的干部從事機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作，通過(guò)公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的危機(jī)感，從而激發(fā)工作熱情，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作充滿生機(jī)與活力。

二是強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平。積極鼓勵(lì)機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員及時(shí)“充電”，定期組織參加各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或到先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并邀請(qǐng)省、市檔案館檔案管理專(zhuān)業(yè)人員作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時(shí)，不斷加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)各項(xiàng)機(jī)構(gòu)編制業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，促使檔案人員拓寬視野，了解檔案工作的最新情況及發(fā)展動(dòng)態(tài)，熟練運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。

三是完善激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)工作創(chuàng)新。市編辦健全完善了一系列鼓勵(lì)創(chuàng)新的考核辦法、獎(jiǎng)懲制度等，激勵(lì)檔案人員適應(yīng)新形勢(shì)，抓住新機(jī)遇，提出新思路，解決新問(wèn)題，打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式的束縛，力爭(zhēng)在機(jī)構(gòu)編制檔案管理上實(shí)現(xiàn)新突破。

二、提高檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)要求，是做好機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的重要保證

機(jī)構(gòu)編制檔案材料齊全與否、質(zhì)量高低，是衡量檔案管理工作水平的重要標(biāo)志。為解決機(jī)構(gòu)編制檔案材料普遍存在材料缺漏、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不高等問(wèn)題，市編辦從檔案管理的源頭出發(fā)，提前介入，在歸檔材料要求上念好“精、全、快”三字經(jīng)。

一是對(duì)檔案材料求“精”。形成的檔案材料既要完整，又不能太雜，對(duì)涉及編委（辦）文件、機(jī)構(gòu)改革文件、黨委政府對(duì)機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)的審批文件、事業(yè)單位登記形成的文件、機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制管理材料、機(jī)構(gòu)編制核查形成的材料等，要全部整理歸檔，把不在歸檔范圍的材料盡量清除，力求簡(jiǎn)潔、明了。此外，由于種種原因，在機(jī)構(gòu)編制工作中，沒(méi)有形成文字資料或沒(méi)有完整文字資料時(shí)，以“記事”的方式，盡最大限度進(jìn)行客觀地記載，并爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)記載的認(rèn)可或?qū)彾ǎ皶r(shí)歸檔，起到一定的“補(bǔ)救”或參考作用。

二是對(duì)歸檔結(jié)構(gòu)求“全”。在做好紙質(zhì)載體歸檔管理工作的同時(shí)，對(duì)實(shí)物檔案、聲像檔案和新介質(zhì)檔案制定具體的管理辦法和歸檔流程，及時(shí)把散存的有價(jià)值、有特色的機(jī)構(gòu)編制檔案材料整理歸檔。市編辦先后投資十萬(wàn)余元，配備了攝像機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)、優(yōu)盤(pán)、刻錄光盤(pán)、錄音筆等辦公設(shè)施。歸檔門(mén)類(lèi)的擴(kuò)大，從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理中載體、內(nèi)容相對(duì)單一，珍貴有價(jià)值檔案資料匱乏等現(xiàn)象，確保了機(jī)構(gòu)編制檔案信息更加完整和規(guī)范。

三是對(duì)歸檔時(shí)間求“快”。對(duì)在歸檔范圍內(nèi)的材料一經(jīng)認(rèn)定立即按要求進(jìn)入管理程序，迅速準(zhǔn)確地錄入機(jī)構(gòu)編制檔案管理軟件。自形成為檔案材料始，便將材料基本信息，如成文機(jī)關(guān)、日期、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、主題詞等主要信息輸入管理軟件，同時(shí)進(jìn)行臨時(shí)編號(hào)，便于隨時(shí)查閱和跟蹤管理，防止檔案材料“失蹤”。

三、促進(jìn)管理方式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，是提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平的重要手段

目前，現(xiàn)代化的管理手段雖已被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，但多數(shù)僅限于檔案目錄的輸入、輸出或檢索。為此，市編辦實(shí)施了以“三化”為標(biāo)志的管理新技術(shù)，大力提升了信息技術(shù)在機(jī)構(gòu)編制檔案管理上的應(yīng)用空間。

一是檔案管理實(shí)現(xiàn)程序化。本著簡(jiǎn)捷實(shí)用、易操作的原則，研究開(kāi)發(fā)了機(jī)構(gòu)編制檔案管理程序。利用該程序，除進(jìn)行檔案目錄輸入、輸出和檢索外，還可以對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、匯總和信息的簡(jiǎn)要查詢，打破了傳統(tǒng)管理的局限。

二是庫(kù)房管理實(shí)現(xiàn)智能化。按照庫(kù)房管理智能化的要求，市編辦對(duì)檔案室安裝配置智能控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)溫度、濕度、消毒滅菌等設(shè)備的智能控制，提高了檔案材料存放的質(zhì)量。

三是檔案?jìng)鏖唽?shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。市編辦積極提倡無(wú)紙化辦公，將需要?dú)w檔的文件材料掃描入電腦，利用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，供各部門(mén)單位傳閱，既保證了檔案材料的質(zhì)量，又節(jié)省了傳閱時(shí)間，提高了工作效率。

四、強(qiáng)化程序意識(shí)，樹(shù)立部門(mén)權(quán)威

機(jī)構(gòu)編制管理是內(nèi)部行政行為。在機(jī)構(gòu)編制管理工作中，各級(jí)機(jī)構(gòu)編制部門(mén)是具體工作的承擔(dān)者，必須堅(jiān)持按原則辦事，按政策辦事，按制度辦事，按程序辦事，把好入口、疏通出口，才能樹(shù)立機(jī)構(gòu)編制管理部門(mén)的權(quán)威，充分發(fā)揮機(jī)構(gòu)編制部門(mén)的職能作用，并與有關(guān)部門(mén)密切聯(lián)系，相互配合，共同建立機(jī)構(gòu)編制管理的新模式和新機(jī)制，真正把機(jī)構(gòu)編制管住管好。

嚴(yán)格執(zhí)行集中統(tǒng)一管理的程序，凡涉及職能調(diào)整和機(jī)構(gòu)、編制、領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)增減的，統(tǒng)一由機(jī)構(gòu)編制部門(mén)審核，按程序報(bào)批，其他任何部門(mén)和單位無(wú)權(quán)決定機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)；對(duì)有關(guān)部門(mén)和單位無(wú)專(zhuān)題申報(bào)、違反審批程序和制度的機(jī)構(gòu)編制送審事項(xiàng)，機(jī)構(gòu)編制部門(mén)不予受理；對(duì)未經(jīng)編委、編辦研究的重大機(jī)構(gòu)編制問(wèn)題，黨委、政府不得將其列入會(huì)議議題。

五、加強(qiáng)監(jiān)督檢查，查處違規(guī)行為

監(jiān)督檢查是加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制管理工作的重要環(huán)節(jié)和有力抓手。隨著管理水平的不斷提升，人們的編制意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)。但一些地方和部門(mén)還不同程度地存在著違反規(guī)定擅自增設(shè)機(jī)構(gòu)、超編進(jìn)人、超職數(shù)配備領(lǐng)導(dǎo)干部、上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)干預(yù)下級(jí)機(jī)構(gòu)設(shè)置和編制配置等現(xiàn)象，對(duì)已經(jīng)發(fā)生的機(jī)構(gòu)編制方面的違法事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)查處，以防止同類(lèi)事項(xiàng)的蔓延，所以加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制監(jiān)督檢查工作勢(shì)在必行。

及時(shí)對(duì)違反機(jī)構(gòu)編制管理法規(guī)的人和事進(jìn)行嚴(yán)肅查處。凡違反機(jī)構(gòu)編制管理規(guī)定超設(shè)機(jī)構(gòu)、超編進(jìn)人和超職配備領(lǐng)導(dǎo)干部的，機(jī)構(gòu)編制管理部門(mén)要及時(shí)查處、限期糾正，落實(shí)責(zé)任追究。要在中央關(guān)于機(jī)構(gòu)編制管理監(jiān)督檢查各項(xiàng)規(guī)定的基礎(chǔ)上，研究制定實(shí)體性、具有可操作性的機(jī)構(gòu)編制違規(guī)違紀(jì)行為責(zé)任追究和處理辦法。

六、結(jié)束語(yǔ)

機(jī)構(gòu)編制檔案是機(jī)構(gòu)編制部門(mén)工作的原始記錄和記載機(jī)構(gòu)編制工作全面發(fā)展的重要文獻(xiàn)，是重要的法律資料和信息資料，不但為機(jī)構(gòu)編制部門(mén)依法依規(guī)開(kāi)展工作提供事實(shí)依據(jù)，而且為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)資料。

（作者單位：吉林省公主嶺市機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心）endprint