檔案管理系統的設計與實現

韓藝

【摘 要】信息化時代帶為我們帶來了太多的機遇和挑戰，為了檔案更好的管理，提高工作效率，同時降低或是避免因人工管理的帶來的錯誤，因此研發了這套基于數據加密的檔案信息管理系統。對檔案進行信息化管理是當前的科技和社會發展的必然要求，我們必須重視其檔案管理，根據實際情況制定出一個檔案信息化管理的總體規劃，建設好自己的檔案信息網站，使檔案信息化符合國內外的標準，同時在原有的基礎上，積極探索新的管理方法，升華管理理念，這樣才能不斷提高效率，適應時代發展。

【關鍵詞】檔案管理；系統設計；實現

1 .導言

要想更好的保證建筑業檔案的有序性、真實性和完整性，就需要對其所涉及的內容進行全面的考慮，以更好的設計系統中的性能和要點。因為建筑業檔案有較強的專業性和適應性，采集和積聚都較為靈活，擴展性強且資料繁多，所以就要求其數據庫的處理性能強，以便于可以及時的對檔案所形成的數據進行分辨。在現如今這個數字化時代中，利用網絡和計算機技術對檔案管理系統進行設計以成為主流管理檔案的一種方式，而以往的檔案管理則作為輔助性工具，以對電子檔案進行補充和完善，以提高檔案的資源的利用率和管理水平。

2 .檔案系統內容的分析

對檔案所涉及到的內容進行具體全面地分析是系統進行設計的首要環節，目的是為了明確系統設計的方向，也就是要清楚用戶的需求，應具備怎樣的功能，以及設計過程中所要用到的工具及技術等。這一環節可以說是系統設計的開端，它是否全面具體不僅直接影響到系統內部具體的設計，還關乎到與用戶需求的相符程度，所以，此環節的工作是極為重要且困難的。在此過程中，首先要及時地與用戶進行溝通，了解用戶所需，針對用戶所提出的要求進行科學全面的分析，并將其整理好作為重要需求文檔進行保存，以便于為下一步工作提供依據。對于建筑業的檔案管理系統來說，主要分為資料采集、整理、歸檔、檢驗、編號以及存儲、查閱等內容。資料的采集就是對建筑中各項工程從施工到完工整個過程中相關文件和各項資料的收集和積聚。歸檔是在資料采集和積聚以后對其進行有序的整理，并將其交由檔案室進行歸檔，在歸檔之前要對資料的完整性和真實性進行審查，然后按照不同類別的資料進行分類整理、登記，最后將其列入檔案室保管。在保管后還要對檔案后期的查詢奠定基礎，要對檔案進行編號、編排目錄、設置查找工具等等，便于為日后查詢提供便利。

3. 系統數據庫的設計

我們對存于本檔案管理系統的用戶表、單位表、以及文件表這三個表進行了定義。檔案局內部工作人員的個人信息被記錄于用戶表之中，當前只具有用戶名、密碼等屬性。在對該系統進行使用之前，工作人員必須對用戶名以及密碼進行填寫來登錄系統，驗證身份并取得文件管理權限。本系統之中，我們進行身份驗證時所使用的是用戶表以及ASP的Session對象。在正常登錄時，session對于對應的用戶名會使用一個變量進行保存；在對管理頁面進行非法請求時，將檢查出session對象中的用戶名變量是空的，頁面就會被強制轉為登錄頁面進行強制登錄，這樣系統的安全就能夠得到保障[1]。目前只有單位名稱以及單位聯系方式等屬性被記錄在單位表中的發文單位的基本信息里。管理單位的基本信息，能夠使數據庫中多余數據的數量得以減少，而且最少的操作就能夠對單位信息進行更新，這對于擴充單位信息也十分有利。在相關文件記錄中的文件屬性，除一般屬性之外，還有一些不可忽略的重要屬性。特殊文件屬不管是加密的還是公開的，相關標注文件是文本的還是圖形格式的。浩如煙海的館藏文件存在于檔案局之中，如果對這些文件都以文本方式進行記錄，這將是一項耗時費事的工程，對文件進行掃描，然后把掃描所得圖形提交到數據庫，這一過程節省了大量時間。可是相應的問題也產生了，那就是怎么使格式不同的兩種文件在數據庫中得到統一。我們通過把一個“文件路徑”屬性添加到文件表之中來解決這個問題。針對文本文件，可以在一個磁盤文件中對文件主體內容進行存儲，把這個文本文件的路徑存儲于數據庫里；針對圖形格式的文件，把存在于文件之中的圖形文件以磁盤文件的形式進行保存，然后再另創一個磁盤文件，在這個磁盤文件里，依據提交順序對圖片的路徑進行記錄，并把這個磁盤文件的路徑記錄于數據庫，為保文件名不重復，要用對數據進行提交時服務器的系統時間來命名磁盤文件。

4 .檔案管理系統的設計

借組ASP動態網頁檔案管理系統所具有的各項功能得以實現，一系列動態網頁對整個系統進行了構成，系統同后臺數據庫、檔案管理者、以及檔案用戶之間的交流互動是依靠動態網頁達成的，以此對單位管理、文件管理的功能予以實現。對身份進行驗證之后，管理員就能夠進入到管理頁面中。對記錄進行的添加、修改或者刪除等構成了管理的具體操作。添加、修改的頁面大致相同，區別是數據控件在添加頁面里默認是空值，而在修改頁面里則具有初始值，所以，可以在一個頁面里對頁面進行添加或者修改，要利用URL后面的查詢字符串區分所引用的頁面。為確保提交的數據是既完整又安全的，要在提交頁面之前先驗證客戶端。為避免出現重復記錄現象，將數據提交到服務器之后還要驗證服務器端。

對圖形文件進行添加時有需要特別注意的問題，因為對于文件中所具有的圖片數量不能事先知曉，即對上傳到頁面的文件控件的數量不能予以固定。另外對于客戶端的驗證也是一個問題。利用服務器端腳本來對客戶端腳本進行生成這個辦法對上面的問題加以解決。進入添加圖形文件頁面之前，首先把文件中圖片數量的數據提交給服務器，服務器把這個數據作為依據，對數量相應的文件上傳控件進行動態生成，客戶端驗證碼可以利用ASP的Response對象的write方法進行輸出。專門的文件上傳組件可以被用于上傳文件，也可以使用程序把圖片信息從提交的數據里提取出來。修改圖形文件這一功能在文件管理之中非常不易實現。對圖形文件進行修改既要求重新上傳圖片也要對之前的圖片予以顯示。因為不能夠確定圖片的尺寸和數量，導致頁面可能會出現一些混亂，所以，該項目對于圖形文件不能修改只可刪除。

5 .結論

隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對學生檔案信息進行管理，具有著手工管理所無法比擬的優點.例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高學生檔案管理的效率，也是企業的科學化、正規化管理，與世界接軌的重要條件。

參考文獻：

[1]吳競華， 陳根才. 基于三層結構模式的檔案管理系統設計及實現[J]. 計算機應用， 2000， 20（8）：63-65.

[2]謝海洋， 王保忠. 基于Web技術的電子檔案管理系統的設計與實現[J]. 檔案學研究， 2005（1）：34-37.

[3]陳超， 梁興建， 邱玲. 基于RFID物聯網的檔案管理系統設計與實現[J]. 四川理工學院學報（自科版）， 2011， 24（6）：671-673.endprint