大數據時代的檔案管理

徐呈平

[摘 要]隨著物聯網的廣泛應用，社會組織的海量信息衍生出巨大數據，再一次顛覆了“云”理念，進而迎來了大數據時代。在大數據來臨的新形勢下，對這些數據進行收集、存儲、挖掘，既是現代檔案管理工作的難點，也是機遇。本文主要分析了大數據時代的檔案管理，以及檔案管理中存在的問題，并針對問題提出了相應的解決方案和措施。

[關鍵詞]大數據時代；檔案管理；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.090

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）14-0-02

檔案管理對于當今社會的發展具有極其重要的作用。在互聯網技術存在的前提下，檔案管理部門應該順應時代發展的潮流，積極轉變陳舊的、傳統的管理模式，通過大數據的方式分析整合出用戶的檔案管理要求，制訂出更為合理、完善的檔案管理方案，促使我國的檔案管理工作能夠順利發展。

1 大數據時代檔案管理的重要性

當今社會數據信息呈爆炸式增長，每天所產生的數據遠遠超過了人類的想象，檔案管理的工作人員明顯感受到檔案管理這項任務的艱巨，且很多時候，面對如此巨大的信息數據，檔案管理人員已然不知如何應對。在此時基于大數據的檔案管理的重要性就凸顯出來，尤其是在知識經濟時代，大數據具有舉足輕重的地位。

1.1 大數據時代檔案管理是當今社會發展的趨勢

我國城市建設已經逐步過渡到智慧型的建設方式，這勢必會增加檔案管理工作的工作量和難度，這需要有關部門處理好大數據分析方面的工作，將大數據時代的檔案管理納入智慧型城市中，從而提高檔案管理的工作質量和效率。顯而易見的是，檔案管理部門管理的大多數檔案都需要進行永久性保存，但檔案數量非常多，這對檔案管理人員來說是極其費力與耗時的。而采取大數據分析與管理，就會極大程度地提高檔案管理的效率，推進社會的快速發展，所以筆者認為大數據檔案管理是社會發展的必然趨勢。檔案管理的工作人員利用大數據、云服務等可以為公眾提供更方便、更快捷的服務。

1.2 大數據技術是電子檔案管理的技術基礎

隨著互聯網技術的逐步發展，電子檔案的應用逐步增多，只有做好云儲存、云服務等，才能不阻礙電子檔案的現代化發展步伐。在過去的檔案管理中，檔案管理人員常常忽視電子檔案信息錄入工作的重要性，給檔案管理工作帶來了許多難題。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案擁有更大的檔案價值，因為電子檔案能夠極大地提升電子檔案中信息的利用度，因此，大數據時代檔案管理工作是非常重要的，它不僅能夠將大量的檔案信息匯集在一起，還能按照一定的程序將檔案信息儲存起來，以供管理人員查閱、完善，提高了檔案管理部門的數據服務質量和效率。

1.3 大數據技術是檔案數據存儲與備份服務的需要

檔案信息化管理方式的產生，導致電子檔案的數量越來越多，為了不影響檔案管理的質量，滿足用戶對檔案管理的服務需求，檔案管理人員需要對這些數據信息進行存儲與備份。如今大數據得到了廣泛應用，檔案管理部門能夠利用大數據建立更加巨大的數據庫，并利用分析用戶有關行為的數據，不斷優化檔案信息的內部存儲，提高電子檔案的使用效率，最大程度節約檔案管理部門的工作成本，從而使檔案管理工作從容有序地進行。

2 大數據技術下檔案管理中存在的問題

在當前社會中，基于大數據技術的檔案管理得到了廣泛應用，但其還處于不斷的發展過程中，仍然存在著許許多多的問題，檔案管理人員必須找出這些問題，只有在發現這些問題的基礎上，才能在根源上解決這些問題，讓大數據技術下的檔案管理快速、健康的發展。

2.1 檔案管理人員不夠重視，檔案管理信息化水平不足

如今，因為大多數檔案管理部門中的檔案管理人員的相關技術更新緩慢，員工老齡化現象嚴重，且不善于運用信息化手段管理相關檔案。與此同時，檔案管理人員缺乏系統的培訓，也沒有充分認識到大數據時代檔案管理的重要意義，沒有牢固掌握相關的管理技術。在檔案整理、歸檔和查詢等日常工作中，不能熟練應用信息化技術手段，僅僅掌握了簡單的檔案管理工作。

2.2 對腦力勞動成果的安全保障不到位

當前檔案管理市場還不夠完善，又因網絡上的交易具有虛擬性，造成檔案管理存在安全威脅。在以往的檔案管理中，由檔案的管理者和檔案的提交者共同實現檔案安全方面的保障，一般情況下，只有當檔案管理者確認檔案提交者可以查閱時才能進行；當這個過程出現意外時，檔案管理者有絕對的權力可以取消有關操作，通過這種方式保障檔案所有者的合法權益。但在如今大數據時代的檔案管理中，由于互聯網具有虛擬性，很有可能發生黑客和不良分子破壞檔案管理安全環境的現象。

2.3 檔案管理行業的自律性不足

檔案管理沒有完善的擔保機制。一般情況下的商品交易，都會請入第三方機構，起到一個監督和管理的作用，從資金流方面防止商家產生不良行為。但是在檔案管理中，如果檔案管理出現了問題，由于我國腦力勞動成果締造人的維權意識不夠，加上其付出較低的成本就能享受到檔案管理服務，因此，通常創造腦力勞動成果的人會選擇自己承擔這種損失。

3 解決大數據時代檔案管理問題的策略和方法

找出問題的最終目的是解決問題，因此本文在找出大數據時代檔案管理中存在的問題后，應該積極地尋找解決相應問題的策略和方法。只有解決了這些問題，才能使大數據時代的檔案管理發揮其更大的作用，給人們帶來更多的方便。

3.1 在網絡上創建平臺，提高檔案管理信息的安全性

只有充分利用現有的網絡信息平臺，并搭建一個有利于檔案管理者和檔案提交者溝通和交流的操作平臺，才能稱得上大數據時代的檔案管理。第一，擁有相關的大數據平臺是非常有必要的，所以檔案管理部門應該及時改進檔案管理單位的信息化條件。第二，通過大數據網絡平臺的利用，將檔案管理的相關業務與大數據網絡平臺進行有機結合，不間斷地改進相關工作的流程。最后，檔案管理信息的安全性極其重要，尤其是在大數據時代，采取嚴格的內部控制制度，以保證檔案的安全。

3.2 制定大數據時代檔案管理制度和相關機制

因為檔案管理針對的群體是特定的腦力勞動成果的創造群體，所以其相關的準入標準應該處于一個較高的水平。當然，因地制宜也是非常重要的，不同地方的檔案管理部門應該制定適合自己的檔案管理準入機制。與此同時，檔案管理部門不僅要加強檔案管理部門自身的管理，還要進行一個法律責任的劃分。同樣重要的是，對于檔案管理信息化，相關部門應該定期進行有關技術的更新，有效避免黑客或者不良分子侵入，應對檔案的相關文本進行加密保護等。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

隨著互聯網技術的日益發展，政府相關部門有必要增加檔案管理單位的資金投入，以不斷提高檔案管理部門檔案管理的工作條件，檔案管理部門也應該積極提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作人員對信息技術的掌握程度，加大對檔案管理人員大數據相關技術的訓練，以及不斷添加新的技術骨干，做好大數據時代檔案管理的人才儲備。

4 結 語

大數據時代對檔案管理人員的工作提出了更高的要求，管理人員必須做好相應的檔案管理工作，提高自身的服務水平，以滿足用戶的檔案管理需求。在管理檔案的過程中，相關工作人員必須要做好大數據的云存儲工作，確保電子檔案的完整性和安全性，力爭為廣大客戶提供更加方便、快捷的服務。本文主要分析了大數據時代檔案管理的重要性，大數據技術下檔案管理中存在的問題，以及解決大數據時代檔案管理問題的策略和措施。

主要參考文獻

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