淺析檔案信息資源的有效開發和整合

龔彩霄

摘要：新時期檔案工作者的重要使命就是開發和整合檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，要通過計算機網絡提供優質服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。因此，在新形勢下要充分發揮其基本功能，不斷拓展社會功能，不斷加強檔案信息資源的開發利用與整合。

關鍵詞：檔案管理；信息資源；開發利用；有效整合

新時期檔案管理的重要任務就是開發和整合檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，要通過計算機網絡為提供優質服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。因此，我們檔案管理工作者要充分發揮其基本功能，不斷拓展社會功能，不斷加強檔案信息資源的開發利用與整合。

一、檔案信息資源的開發利用

開發利用工作的主體是檔案工作者，他們處于開發利用的主導地位，是決定開發利用工作成敗的關鍵；開發利用的對象是檔案資料，它們是開發利用的物質基礎；開發利用的客體是檔案信息利用者，他們是檔案信息開發利用的最終受益者，同時也是開發利用活動的檢驗者。檔案信息開發利用的成果，其產生的經濟效益和社會效益必須通過利用者去實現。利用者并非簡單地、被動地接受檔案信息，而是有選擇地接收利用檔案信息；開發利用工作必須借助于一定的工具和手段。檔案信息資源具有原始性、分散性等特點，檔案工作者要快速、準確、系統地提供利用者所需的檔案信息，必須運用各種檢索工具來準確、及時地選擇、發現、定位利用者所需的適用信息，并通過各種工具來進行科學加工和處理，及時將信息定向或多向傳遞給特定利用者；開發利用工作的目的是最大限度滿足社會的檔案信息需求。

二、檔案信息資源開發利用的基本原則

1、服務原則。開發利用工作是以服務和滿足社會需要為生存與發展條件，其實質在于提供檔案信息為社會實踐服務。因此，服務于社會是它的根本目的和總的指導思想。貫徹服務原則，最重要的是檔案工作者必須明確服務方向，堅定服務思想。

2、開放原則。在開發利用工作中貫徹開放原則，是《檔案法》賦予檔案部門的職責，它符合檔案信息發揮作用的根本規律，也是社會發展的必然趨勢。開放原則就是要求檔案工作者在開發利用檔案信息工作中，要在遵守國家有關法律法規前提下，最大限度地解放思想，根據社會實踐利用檔案的需求，最大限度地提供檔案信息，實現資源共享，充分保障利用者利用檔案的基本權利。

3、法制原則。法制原則是開發利用工作必須貫徹的重要原則之一。由于檔案信息具有一定的機密性，決定了在檔案信息資源開發利用中必須設定必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。遵循法制原則，要求檔案工作者在開發利用工作中以法律為準繩，做到既要進一步開放檔案，促進檔案信息的充分合理利用，又要嚴格堅持保密，保障黨、國家和人民的利益不受損害。

4、效益原則。遵循效益原則就是要求檔案開發利用工作要講求實效，能為社會提供更多有價值的、社會需要的檔案信息。為此，檔案部門在實際工作中要強調開發利用工作與效益的統一，以取得效益為目標，創造性地、有針對性地開展檔案信息資源開發利用工作。

上述四個原則是一個統一的、不可分割的整體。同時，檔案信息資源開發利用的過程，也就是檔案資源整合的過程。

三、檔案資源整合的含義和意義

檔案信息資源整合就是對分散在本行政區域內各系統、各部門和各單位的檔案通過科學分類整理編目和數字化處理，將檔案實體和數字信息及查詢系統資源通過實體收集或虛擬歸檔方式收集，集中保管利用，達到檔案的物理資源整合、數據資源整合和查閱利用系統的整合，實現檔案信息資源共享的工作。

1、檔案資源整合是社會發展對檔案利用的新要求。檔案部門只有通過檔案信息資源的整合，才能為社會提供利用檔案信息儲備物質保證和條件，才能最大限度地滿足人們利用檔案信息的需求。檔案資源整合要通過各級國家檔案館對本行政區域內的檔案資源實行集中統一管理，變專業檔案的多頭管理和分散保管為國家綜合檔案館集中統一管理，調整國家檔案資源歸屬與流向，優化國家檔案資源配置，建立覆蓋社會各方面的檔案資源體系，最大限度發揮其作用，滿足新時期社會各界利用檔案的需求。

2、檔案信息資源整合是檔案館固本強身的需要。整合檔案資源是檔案館工作的物質條件，是檔案館固本強身的基礎性工作。在全面建設小康社會，促進社會和諧發展新的歷史時期，各級國家檔案館首要任務是加強檔案資源建設，通過改革檔案管理模式，強化檔案接收和征集工作，整合資源，改善結構，豐富館藏，增強服務功能，提升服務質量。

四、檔案信息資源整合的方法和途徑

1、確立整合檔案資源的目標。檔案行政管理部門和檔案館要明確檔案工作服務經濟社會發展、服務民生的重點，盡快改變館藏以文書檔案為主，兼有少量的科技檔案、專門檔案和部分不系統的民生檔案的狀況，強化檔案行政管理部門的主體地位，對本行政區域內檔案工作實行有效監管。

2、采用科學的檔案信息資源整合方法。檔案資源整合是一項專業性很強的工作，必須要有先進的理念、先進的設備和科學方法，才能實現既定的目標。在理念上要堅持“三高”，高起點、高標準、高效率；設備配置“三機”，計算機、復印打字機和掃描儀；收集方法上三種途徑，檔案實體整合、檔案數據整合和檔案利用系統整合；傳輸上三個網絡，檔案館局域網、黨政辦公專網和英特網；利用上三種方式，檔案館查閱大廳現場查閱，黨政辦公專網上查閱和英特網上在線查閱。

通過檔案資源整合，強化了檔案資源集中統一管理的原則，保證了檔案的完整性，安全性，利用有效性；為建立檔案工作的資源體系、安全體系和利用體系創造了基礎條件；實現了檔案工作由封閉型向開放型轉變，強化了檔案信息的服務功能。檔案資源整合是一項管理體制和服務機制的創新。

五、檔案信息資源的開發利用與整合離不開檔案網站建設

隨著互聯網絡在世界范圍的迅速發展，信息資源的全球交流與共享正在變成現實，檔案網站也如雨后春筍一樣迅速發展起來，成為檔案部門對外提供服務的新窗口。 檔案網站建設是檔案館拓展服務功能和檔案信息化建設的重要內容，它應是一個集多項功能于一體的開放性服務窗口。

六、結語

檔案工作者探索的腳步永遠不會停止，在新的形勢下，檔案工作者一定要把握機遇，迎接挑戰！endprint