人事檔案信息化網絡化管理的探討

吳永波

摘要：在時代發展過程中，人事檔案事業也在逐漸地改進，傳統的人事檔案管理模式漸漸被淘汰，信息化網絡化的管理成為了人事檔案事業發展中的主流趨勢，因此，進一步落實人事檔案信息化網絡化管理是勢在必行的。本文就人事檔案信息化網絡化管理的意義進行了分析，并提出了具體的管理對策，旨在促進人事檔案事業的進一步發展。

關鍵詞：人事檔案；信息化；網絡化；管理對策

人事檔案記錄的是每一位員工的成長經歷，同時也是用人單位對員工價值進行判斷的具體依據，人事檔案記錄的越詳細，其可利用價值就越高，對用人單位的人才選拔就越有意義。所以說，人事檔案在當前社會發展中有著重要的作用，因此對其進行信息化以及網絡化管理是十分有必要的，可以有效的提高管理效率，增加其可利用價值。

一、人事檔案信息化網絡化管理的價值

（一）可以提高檔案的可利用價值

之所以要開展人事檔案管理工作，主要是為了各企業，各單位進行人才的選撥提供依據，所以通過信息化以及網絡化的形式進行人事檔案管理，可以使檔案管理效率更高，這樣用人單位就可以通過網絡來及時獲取員工的檔案記錄，掌握每一位員工的實際工作情況，如此一來，用人單位就可以根據人事檔案更快的選擇出適用的工作人員[1]。所以說，人事檔案信息化網絡化管理的實現，有助于提高檔案的可利用價值。

（二）可以進一步保障檔案信息的時效性

在社會化發展過程中，網絡的覆蓋范圍已經十分廣泛，很多用人單位會在網絡上發布一些招聘信息，而更多的企業則是通過網絡來開展各項內部管理工作，甚至是開展網絡交易。從現實情況分析可以看出，網絡在人們的工作中已經占據了重要的份額，而網絡信息的傳播速度也非常快，鑒于網絡的性質，實現人事檔案的信息化及網絡化管理，則可以使人事檔案信息能夠得到及時的更新，及時的傳遞，如此一來，人事檔案的時效性就得到了保障。

二、人事檔案信息化網絡化管理的對策

（一）完善人事檔案信息化規定

在人事檔案信息化網絡化管理過程中，若是想要提高管理效果，就需要有完善的管理規定為依據，因此，對人事檔案信息化規定進行完善是非常有必要的。在完善規定中，具體的管理人員需要從管理、業務以及技術三個方面出發，分別擬定具體的規定章程，以此來確保人事檔案的信息化及網絡化管理能夠規范，準確。

（二）做好電子檔案的歸檔管理

在信息化社會中，很多文件信息的傳遞存儲方式都發生了極大的改變，以往信息數據等是通過人工的方式進行傳遞，而信息的存儲也大多是以紙質的形式而進行的，這樣的信息傳遞及存儲方式對人工的需要較多，而且工作效率較慢，因此在現代化社會中，電子檔案的數量不斷增多，這些電子檔案與紙質檔案記錄的信息相同，但其存儲更加便利，而且傳遞也極快，只需要雙方網絡在線即可進行檔案的傳遞。因此，電子檔案相比傳統的紙質檔案其可利用價值更高，通過電子檔案的歸檔管理，可以使人事檔案更加的完善，更加的安全。所以說，在人事檔案信息化網絡化發展過程中，做好電子檔案的歸檔管理是非常有必要的。

（三）嚴肅人事檔案管理紀律

人事檔案的信息化網絡化管理與傳統管理手段相比較其優勢較為突出，但同時新型的管理模式也存在問題，其中最嚴峻的就是安全問題。人事檔案信息化網絡化管理過程中，因為網絡具有的開放性，所以會出現黑客攻擊，病毒襲擊等安全問題，鑒于這樣的情況，在進行人事檔案信息化網絡化管理過程中，就應嚴肅人事檔案管理紀律，嚴格執行網絡信息的保密協議，同時還應對計算機與網絡的連接進行有效的處理，以此來提高網絡安全等級，保護人事檔案的安全[2]。

（四）強化檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員作為人事檔案信息化網絡化管理的執行者，其綜合素質高低是較為重要的影響因素，因此，為了更好地落實信息化網絡化管理，就應強化檔案管理人員的綜合素質。首先，應提高檔案管理人員的信息安全意識。檔案管理人員在執行自身工作過程中，具有進入檔案數據庫的授權，所以若是管理人員心存不正，竊取或者是篡改檔案信息，那么后果是較為嚴重的。因此，應培養檔案管理人員的信息安全意識，使管理人員能夠將維護檔案的真實，安全作為自己的職責；其次，應提高檔案管理人員的安全防護技術。信息化網絡化檔案管理中，主要使用的是計算機，因此，檔案管理人員應提升自己的計算機使用水平，并能夠熟練應用安全防護技術，以此來提高人事檔案的安全等級。

三、結束語

綜上所述，在人事檔案管理工作開展過程中，傳統的管理模式效果并不理想，而且已經與現代化社會脫軌，面對如此情況，人事檔案部門在開展自身管理工作過程中，就應結合社會發展趨勢，與時俱進，實現信息化網絡化管理，以此來提高人事檔案管理效率，增加人事檔案的可利用價值，促使人事檔案存在的價值能夠充分地體現出來。

參考文獻：

[1]馬欣.檔案信息化管理的優勢及安全問題解析[J].企業文化（下旬刊），2015（10）：137-137.

[2]王建宇.淺析檔案信息化管理的優勢及安全問題[J].蘭臺世界，2011（24）：63-64.endprint