供電企業(yè)檔案管理發(fā)展策略初探

王蕾

摘 要：對供電企業(yè)來說，檔案管理相關(guān)工作的數(shù)字化發(fā)展是社會不斷進(jìn)步情況下的必要趨勢，檔案工作的數(shù)字化發(fā)展對企業(yè)的管理工作來說，是一項挑戰(zhàn)。為了有效提高檔案工作效率，進(jìn)一步提升檔案工作管理水平，要求有關(guān)人員必須從思想上提高對檔案管理工作的高度重視，并及時對管理模式進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新。本文以供電企業(yè)作為此次研究的對象，主要對檔案管理工作的發(fā)展策略進(jìn)行詳細(xì)的研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化管理；現(xiàn)代化；培訓(xùn)

近年來我國的電力工業(yè)迅速發(fā)展，從而使得供電企業(yè)檔案工作信息量不斷增加。由于傳統(tǒng)的檔案管理管理方式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展給供電企業(yè)提出的要求，所以供電企業(yè)有關(guān)工作人員不斷加強對檔案管理方式的改進(jìn)與創(chuàng)新，確保了檔案管理工作的科學(xué)性，規(guī)范化，從而在提高檔案管理人員工作效率的基礎(chǔ)上，促進(jìn)了供電企業(yè)整體管理水平的有效提升。

一、供電企業(yè)在檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理不規(guī)范

目前在我國內(nèi)蒙古省某一供電企業(yè)存在檔案管理不規(guī)范的情況，某些工作人員對企業(yè)的檔案管理工作不夠重視，一些人員在日常工作中未按照企業(yè)的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行操作，從而導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量得不到保證，制約了企業(yè)的更好發(fā)展[1]，這種情況的發(fā)生，主要是由于企業(yè)的檔案管理不規(guī)范，缺乏相關(guān)的管理制度，造成人員工作不積極，對檔案管理工作不重視。

（二）人員的檔案意識不高

對供電企業(yè)來說，檔案管理人員的綜合素質(zhì)，專業(yè)水平可以發(fā)揮出非常重要的作用。但是在實際工作中，由于某些人員的檔案意識不高，因此他們在工作中不懂得學(xué)習(xí)更多的檔案工作知識，認(rèn)識不到在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案工作起到的作用，于是就存在重發(fā)展，輕檔案的意識。鑒于這種情況，有關(guān)的管理人員要及時進(jìn)行檔案管理強化，例如積極制定供電企業(yè)員工表現(xiàn)與績效掛鉤制度，并鼓勵工作人員自覺遵守相關(guān)的規(guī)章制度，并在日常的檔案工作中不斷學(xué)習(xí)，按照制度內(nèi)容來嚴(yán)格要求自己，采用這種方式來提高人員的檔案意識。

二、提高人員檔案管理水平的有效措施

（一）制定相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理

針對目前我國內(nèi)蒙古省某些供電企業(yè)存在的檔案管理不規(guī)范的情況，作為企業(yè)的管理人員，首先必須從思想上提高對檔案管理工作的高度重視，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況，及時制定相關(guān)的規(guī)章制度，例如《檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案工作人員操作規(guī)范》、《供電企業(yè)檔案管理策略》等。由于供電企業(yè)的檔案管理包括的內(nèi)容比較多，而且其工作具有一定的專業(yè)性，所以有必要及時制定相應(yīng)的管理制度來對員工的工作行為進(jìn)行約束，從而實現(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)一性，為檔案管理工作的有序進(jìn)行打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）提高人員的檔案意識

1、檔案管理現(xiàn)代化。（1）檔案工作操作流程現(xiàn)代化：在社會不斷進(jìn)步的情況下，如果管理人員還采用傳統(tǒng)的方法檔案人員進(jìn)行管理，就會阻礙企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展，所以，企業(yè)的管理層必須及時采取措施實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。例如某一地區(qū)的檔案管理人員通過借助先進(jìn)的信息技術(shù)發(fā)展企業(yè)的綜合實力，并在企業(yè)經(jīng)濟條件允許的前提下積極購買先進(jìn)軟件來進(jìn)行檔案管理，加大檔案建設(shè)力度，購買現(xiàn)代化的服務(wù)器，控制設(shè)備，光盤刻錄機，數(shù)碼攝像機，光盤庫等，采用這種方法從而為企業(yè)的檔案管理工作提供了先進(jìn)的技術(shù)以及設(shè)備保障，大大提升了檔案檢索，編排，管理，閱覽等工作效率，有效激發(fā)了人員的工作熱情，使得企業(yè)的檔案管理水平得到了明顯的提升。（2）檔案信息資源現(xiàn)代化：在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，供電企業(yè)的檔案管理人員利用信息系統(tǒng)的優(yōu)越性，實現(xiàn)了對設(shè)備的合理配置，以及對檔案資源信息的有效利用，做到了檔案資源信息共享。例如內(nèi)蒙古省某一供電企業(yè)將封閉型的檔案管理積極改進(jìn)為開放型檔案管理，切實做到了檔案工作的創(chuàng)新管理，改變了重視發(fā)展，忽略檔案的不利局面，有效增強了檔案資源的開發(fā)意識，將檔案工作存在的意義以及價值得到了集中體現(xiàn)，從而企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展以及檔案建設(shè)工作及時提供了全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。打破傳統(tǒng)的服務(wù)方式，進(jìn)行服務(wù)觀念更新，檔案觀念轉(zhuǎn)變。并在管理過程中，要求有關(guān)的工作人員積極進(jìn)行市場調(diào)研，以了解用戶的需求，以便于及時采取主動，有針對性的管理措施，為客戶及時提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣可以在提高工作效率的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

2、強化人員培訓(xùn)工作。為了提高員工的檔案意識，促進(jìn)供電企業(yè)的穩(wěn)定、長遠(yuǎn)發(fā)展，管理人員要將員工組織起來，并采用定期培訓(xùn)的方式，來提高相關(guān)人員的檔案意識和專業(yè)水平。例如某些管理人員在培訓(xùn)活動進(jìn)行前，先制定詳細(xì)的檔案培訓(xùn)方案，確保培訓(xùn)活動的有序進(jìn)行。在培訓(xùn)中要求人員進(jìn)行小組探討，主要討論檔案工作的難點并在培訓(xùn)結(jié)束后，對參與培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核。對于某些考核成績不合格的人員，管理人員要先對其進(jìn)行思想教育，并要求他們進(jìn)行補考，直到考核通過為止，反之，對于某些考核成績優(yōu)異，在培訓(xùn)中積極發(fā)表自己獨特見解等人員表揚與獎勵，以此來激發(fā)人員的工作熱情。

三、結(jié)語

由工供電企業(yè)的檔案管理工作是一項具有復(fù)雜性和系統(tǒng)性的工作，由于信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，作為供電企業(yè)的檔案管理人員要提高對檔案工作的高度重視，并在管理工作中不斷學(xué)習(xí)，首先提高自身的管理意識，然后要求員工積極按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行操作，從而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭育賢.加強電力企業(yè)文書檔案管理的策略分析[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)旬刊，2016，35（3）：42-42.endprint