計算機技術在檔案管理應用中的必要性分析

李虹

摘 要：隨著當前我國經濟水平的不斷發展，我國各行各業都得到了飛速的發展，無論是科學技術還是現代化設備等都得到了大幅度的提升，而且已經快速滲透到人們的日常生活以及工作中，并起到了不可替代的作用。在這個科學技術的不斷發展外，以往檔案管理已經不能緊跟時代的潮流，應用現代化設備成為了當前社會發展的必然趨勢?；诖耍疚闹饕獜囊韵聨讉€方面論述計算機在檔案管理使用的重要性進行可深入探討，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；必要性；科學

我國已經朝著信息化的腳步前進，隨著當前計算機技術在相關領域得到了普遍的認可，打破了以往人們生活及其工作的途徑，逐漸滲透到人們的生活中。為了緊跟時代的腳步，相關單位已經將科學現代化設備應使用在檔案信息管理工作中有著顯著的效果，這樣不但可以替代以往采取使用紙質檔案德局面，而且還能夠促使檔案管理工作朝著現代化的方向前進。基于此，本文主要從以下幾個方面進行分析，提出合理化建議，提供給相關人士，供以借鑒。

1 檔案管理引入計算機技術是檔案管理實現現代化的發展要求

隨著當前我國經濟水平的日益發展，當今社會是信息化時代，世界各國對計算機技術的應用日益廣泛，隨著現代化信息技術的快速發展和應用，給檔案管理帶來了巨大的沖擊，檔案信息管理面臨的各種挑戰日益增大，這就要求檔案管理進行改革，促進檔案管理事業的發展。將計算機技術引入到檔案管理中，提高檔案的信息化水平，實現檔案管理的現代化。在檔案管理中將計算機引入，具有明顯的優勢：

1.1 廣泛應用計算機技術

就檔案管理工作而言，計算機技術能夠對各種數據及其相關信息加以保存，與此同時還能夠促使檔案朝著自動化的方向發展。當人們在查找自己需要信息的過程中，僅僅通過計算機體系把有關檢索信息進行輸送，這樣計算機系統就能夠搜索到需要的信息，這樣不但提升了檔案的工作質量，而且還可以確保信息檢索水平。

1.2 滿足信息查找需求

因為電子檔案的不斷提升，人們為了可以加大利用率，又把以往固態檔案輸入到指定的系統中，這樣就建立了相應的檔案館，檔案館把新型技術當作主要依托對象，推動了檔案管理工作的不斷進步。不僅僅如此，相關人員應當使用計算機技術建立了相應的網站，符合人們對不同種類檔案信息進行查找的需要。

1.3 加強電子檔案管理

當前，在檔案管理工作中，由于建立了計算機系統，管理人員在計算機系統中將大量的紙質文件信息錄入進去，將其轉化成電子文件，這時管理人員只需要對電子文件進行管理就可以了，這樣不僅大大的降低了工作人員的工作量，還提高了工作效率，實現了檔案管理的現代化、智能化。人們在日常生活、學習和工作中，利用計算機獲得各種所需信息，促進了電子檔案的快速發展。隨著社會的快速發展，各種檔案越來越多，這就必須要求引入計算機技術來對各種檔案進行科學、高效的整理和管理，采用先進的管理手段，有效的提高檔案管理的工作效率。

2 將計算機信息處理與檔案信息管理相結合的創新

在最近幾年里，隨著當前科學技術機器網絡技術的日益完善，相關檔案單位已經發生了質的改變，檔案管理工作需要提高自身的綜合能力。而相關人員的文化素養需要得到更大的提高，然而在檔案開展信息化管理方面依然要比技術發展方面處于滯后的狀態。由于檔案管理工作具有一定的繁瑣性，不但要儲存不同種類的資料，而且還可以將檔案材料的應用水平加以提升，最大程度保持歷史原貌，與此同時還應當對檔案信息的開發引起必要的重視，將信息的服務質量加以提升。對于信息處理及其管理方面來說，計算機技術會存在著較大的優點，并使用計算機技術對以往管理形式做出適當的變動，從而促使檔案朝著自動化的方向前進。

2.1 實現多媒體信息演示系統開發方式的工具化

一些檔案館利用計算機技術建立了一些效果不錯的多媒體信息演示系統，如利用者借閱引導、檔案館指南等。但是也可以發現，這些系統大多數都是專門性開發，軟件不具備通用性，每次在進行系統的制作室時，都需要再次投入人力，這就造成制作難度增加。如果將這些開發軟件具有通用性，實現軟件的工具化，那么只需要對一些參數進行少量修改，隨機填充一些相關內容，就可以制作出一個全新的多媒體演示系統，從而節約了大量的人力、物力、財力，實現方便快速安裝具有廣闊的應用前景。

2.2 實現多媒體檔案信息處理的標準化和長久化

多媒體信息技術的設備具有的兼容性相對較差，在進行信息的存取和交換的時存在較多問題。當前已經在制定和論證一些多媒體檔案信息采集和存儲方面的相關標準。然而目前形成的體系與實際需要還有著很大的距離。對于多媒體檔案信息的長久保存在這方面的工作缺乏相關的載體篩選，面對數量龐大、種類多樣的光盤等介質，對它們的研究非常少，沒有一個標準的結論。這些工作投入大、周期長，相關的檔案管理者要引起重視，認真研究分析，制定出有效的措施解決。

2.3 通過多媒體技術實現檔案管理功能的更新

通常情況下，計算機技術慢慢朝著多媒體處理轉變成相應的多媒體化。例如應用語音的模式把不同種類的文字信息輸入到相關系統中，與此同時也采取了計算機技術也可以把較為簡便的文字轉變成相應的圖像亦或是語音等相關模式。不僅僅如此，相關單位還應當使用超媒體技術等相關手段使用到檔案管理工作中，這樣做的目的不但促使檔案信息可以得到迅速的輸入，而且還可以把計算機技術加以擬人化，加大相關人員和計算機聯系的力度，促使檔案管理工作可以朝著更好的方向前進。

結束語

通過以上內容的論述，可以得知：隨著當前信息技術的不斷完善下，檔案管理信息化的到了飛速的發展。相關單位將計算機技術使用到工作中是符合當前發展的需要，同時也是檔案自身發展的必經之路。檔案管理通過使用計算機技術，可以促使檔案管理朝著智能化的方向發展，將檔案的管理水平加以提升，計算機技術應用到檔案管理工作中有著顯著的效果，所以相關人員需要積極引進新型技術，打破以往的管理形式，促使檔案管理朝著更好的方向前進。

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