如何創(chuàng)建檔案管理新模式探討

杜小慧

摘 要：隨著社會進(jìn)步，檔案數(shù)量越來越多，給檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，而且伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的騰飛，各種形式的檔案也不斷涌現(xiàn)。如何創(chuàng)建檔案管理新模式，提升檔案管理質(zhì)量，是我們一線工作者必須考慮的重要問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息技術(shù)；新模式

一、前言

隨著時代的發(fā)展，人們越來越重視檔案的作用。不管什么行業(yè)，都要建立檔案，學(xué)校要給學(xué)生建立檔案，企業(yè)要為員工建立檔案，醫(yī)院要為病人建立檔案等，由此可見檔案的重要性。與此同時，隨著社會進(jìn)步，檔案數(shù)量越來越多，給檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，而且伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的騰飛，各種形式的檔案也不斷涌現(xiàn)。如何創(chuàng)建檔案管理新模式，提升檔案管理質(zhì)量，是我們一線工作者必須考慮的重要問題。

二、檔案管理存在的問題

從目前來看，檔案管理存在以下一系列問題：

1、沒有對檔案管理予以高度重視

作為歷史信息的真實記錄，檔案是一種相當(dāng)寶貴的信息資源，在社會發(fā)展中起著重要作用。但目前，還有很多人對檔案沒有予以應(yīng)有的高度重視，不少單位組織忽視檔案管理的意義，管理人員沒有采取有效手段保存和更新檔案，導(dǎo)致很多有價值性的信息白白流失。之所以產(chǎn)生這種情況，與檔案管理者缺少檔案管理意識密不可分，要想提升檔案管理質(zhì)量，必須提升檔案管理意識。

2、檔案管理手段比較落后

目前，我國依舊有不少檔案管理工作者缺少先進(jìn)的檔案管理意識和技術(shù)，他們認(rèn)為只要將檔案保存起來就可以了，沒有對檔案價值進(jìn)行挖掘。一些檔案工作者只是接受了簡單培訓(xùn)就走上工作崗位了，他們不精通檔案管理業(yè)務(wù)，管理能力不容樂觀，也不懂得熟練使用新的管理手段，導(dǎo)致檔案的價值沒有得到充分發(fā)揮。

3、沒有建立專業(yè)的檔案管理制度

正所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，要想加強(qiáng)檔案管理，應(yīng)該建立起行之有效的檔案管理制度，但從目前來看，很多單位組織尚未建立起專門的檔案管理制度，比如沒有對管理人員建立培訓(xùn)制度，對如何保存和利用檔案沒有建立相關(guān)制度。由于少了制度的約束，導(dǎo)致檔案管理無章可循，檔案管理人員只是按照自己的經(jīng)驗管理檔案，難免造成管理效率不高。

三、創(chuàng)建檔案管理新模式的對策

針對檔案管理存在的一系列問題，我認(rèn)為可以從以下幾點予以解決：

1、培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

要想創(chuàng)建科學(xué)合理的檔案管理新模式，必須依靠大量的專業(yè)人才，因為人才是最富有能動性的寶貴資源。缺少專業(yè)的檔案管理人才一直是影響檔案管理效果的重要因素，在這種情況下，采取各種手段培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才至關(guān)重要。首先，高校要對檔案管理學(xué)的學(xué)生加強(qiáng)培養(yǎng)力度，使學(xué)生在校期間就掌握先進(jìn)的檔案管理知識與技能。其次，單位組織要對檔案管理人才加強(qiáng)崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)，通過線上、線下培訓(xùn)模式，使工作者提升工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，促使他們能利用先進(jìn)的手段開展檔案管理工作。

2、加強(qiáng)工作者的檔案管理意識

正所謂意識影響行動，要想提升檔案管理質(zhì)量，必須提升檔案管理人員的檔案管理意識，使他們意識到檔案管理的重要性，提升他們的信息獲取能力。單位組織要在內(nèi)部開展相關(guān)教育培訓(xùn)，開設(shè)相關(guān)講座，邀請行業(yè)專家為檔案管理人員介紹檔案管理的最新技術(shù)和動態(tài)，幫助檔案管理人員增長見識，拓展視野，提升管理能力。單位組織還要通過模擬訓(xùn)練，使檔案管理工作者應(yīng)用最先進(jìn)的知識和技術(shù)管理檔案，使工作者達(dá)到熟能生巧的境界，積極改變檔案管理的現(xiàn)狀。

3、創(chuàng)新檔案管理服務(wù)內(nèi)容

檔案管理服務(wù)內(nèi)容就是檔案管理人員要了解檔案資料的價值，深入基層主動挖掘檔案資料，檔案管理工作者要牢固樹立以使用為中心的工作理念，化被動服務(wù)為主動服務(wù)，將檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)發(fā)展工作有機(jī)結(jié)合在一起，使檔案管理工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)所服務(wù)。檔案管理人員收集檔案資料時，不能只關(guān)注數(shù)量，更要關(guān)注質(zhì)量，對檔案資料進(jìn)行分類管理，使檔案資料條理清晰。

4、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

目前，我們已經(jīng)進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是大勢所趨。與此同時，我國很多先進(jìn)的單位組織已經(jīng)在嘗試探索檔案信息化建設(shè)，使檔案管理工作取得了新的突破。為了提升檔案管理質(zhì)量，我國單位組織要重視檔案信息化建設(shè)，首先要對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，使檔案資料得到長久保存。其次，檔案管理者要利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和云計算技術(shù)，了解用戶使用檔案的情況，挖掘出重點檔案資料的價值，并利用QQ、微信、等渠道向相關(guān)用戶推送檔案資料的有關(guān)信息，使用戶主動走進(jìn)檔案部門查閱檔案、利用檔案，充分發(fā)揮檔案資料的價值。再次，檔案管理部門還要為檔案管理工作建立有效的管理制度，使檔案工作有章可循、有據(jù)可依，使檔案管理工作走上規(guī)范軌道實現(xiàn)發(fā)展。

四、結(jié)束語

總而言之，我們已經(jīng)進(jìn)入了一個新時代，檔案管理工作必須得到應(yīng)有的重視，檔案管理工作者要與時俱進(jìn)，求實創(chuàng)新，利用先進(jìn)技術(shù)開展檔案管理工作。

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