探析檔案管理歸檔管理分類技巧

史麗莉

摘 要：本文主要對檔案管理歸檔管理的內涵、原則進行深入研究，并對整理的程序進行了詳細探討。從以下幾個方面較好的分析了檔案管理歸檔管理分類技巧，筆者依據自身經驗提出了自己的一些看法，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：檔案管理；歸檔整理；分類；技巧

當我國不斷引進新型管理形式以及先進理念以后，不管是對企業來說，還是對相關部門而言，都對人力資源管理引起了高度重視，慢慢對檔案管理的重要性有了更深的認識。一方面：不斷研究檔案管理的改革；另一方面，也在進一步落實資源配置等方面的工作。在這種發展形勢下，需要對其歸檔整理分類問題及其提高工作效率的技巧做出深入研究，從而提出合理化建議。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1.1 內涵

不同的行業檔案的類型、種類、數量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質來看，它的價值在于使數據、信息資源得到科學的管理，并能夠在系統的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關鍵。目前企事業單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓，而且，已經將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。

1.2 原則

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準性、規范性。比如，精準性中，要求分類標準的準確、標識的簡化、細則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準性、嚴肅性、規范性等。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

2.1 以整理程序為準

通常情況下，歸檔管理分類可以分成以下兩個層次：相關人員在進行整理的時候，能夠依據文件、文字材料等做好科學的劃分，這樣在劃分中能夠形成完善的程序，接著再依據我國有關標準要求，制定出切實可行的歸檔整理分類程序。對于分類方面來說，主要依賴于對方法的使用及其技能具有的熟練性。從爭峰體上來看，整理分類程序具有簡單的特點，主要依賴于檔案的性質、種類等方面做好合理的劃分。程序和整理分類自身就存在較為密切的要素。所以，筆者在這里建議從這些組成的要素出發，制定科學的程序。例如，相關部門可以將整理分類作為主要論述對象，對其做好收集工作，例如文字材料、文件等，并從尾部、會議等方面做好詳細的分析。再如，相關部門需要對人事檔案做好科學的分類，并依據時間、級別等內容進行科學的劃分，接著再做好相應的分類?？偠灾?，將各種檔案管理當做主要對象，并采取與之相匹配的程序，然而思路需要明確，并始終堅持簡化的原則等。

2.2 紙質檔案電子檔案區別對待

2.2.1 紙質檔案

一般情況下，依據紙質檔案能夠依據以往流程做好適當的簡化，并將繁瑣的內容變得復雜化，并做好相應的收集、檢查等一系列工作，再通過以往的方式進行分類，從而做好進一步的整理、分類等。對于這個環節不需要花費大量的時間，由于以往紙質檔案在通過電子轉化的環節中，已經做好相應的整理、分類等，因此相關人員僅僅實在歸檔整理分類中將其進行細化、簡化，這樣做的目的是為了確保其具有一定的完整性即可；最大程度避免在勞動中減少對資源的過度浪費。

2.2.2 電子檔案

針對電子檔案目前已經有了較專業的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應該放置在對于相關軟件的專業知識與操作技能的訓練，并做好技術性的安保措施。

2.3 技巧與方法說明

2.3.1 以材料流向、流量為導向提升歸檔率

隨著技巧和方法的科學應用，應當和效率有機的結合起來。不管是紙質檔案還是電子檔案，都應當依據相關單位文件的具體情況、流量等方面做好詳細的預算，并依據相應的投入比例做好適當的安排。從這個方面來講，能夠依據數據庫、使用頻率等方面對圖表制作進行分析，并依據流向、流量等方面將歸檔水平加以提高。

2.3.2 透過職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數量、種類、類型、完整度、內容等基本要素的條件下，以機構、編制、職能設計出具體的方案，從而讓機構的工作職能能夠有理有序的體現在歸檔整理的范圍、期限之內，這樣就可以更好的實現針對性的整理分類，提高效率。

2.3.3 以“主體”為旨歸的歸檔法

所謂以主體為旨歸，指的是在從機構或組織團體本身出發。比如，以學校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導原則，盡可能從其功能、價值、應用方向，進行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。

2.3.4 行業標準先行，提高整理質量

行業標準導向的直接指向是整理質量問題。所以，一方面，要明確相關的國家管理規范、條例、細則；另一方面，在紙質、電子檔案整理中，按照行業的基本標準，進行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。

2.3.5 歸檔范圍、分類方案密切結合

從當前的發展形勢來看，以往紙質檔案歸檔整理分類一般是用來存儲、核對；而對于電子檔案來說，大多數都是依賴于利用；因此，相關人員應當使用計算機文件加以整理，比如范圍、編制代碼表等，在這里筆者建議應用南大之星軟件，由于它使用到當前檔案管理工作中有著顯著的效果，也恰好符合當前歸檔整理分類的相關要求等。

結束語

通過以上內容的論述，可以得知：因為當前歸檔整理分類工作隨著檔案管理不斷深入改革而發展變化，所以相關人員通過對有關技術進行分析，將歸檔整理分類質量加以提升，從而為檔案管理水平以及質量帶來更多的益處?？偠鴣碚f，一方面可以依據相關理論思路，建立完善的可操作系統，促使其能夠和當前檔案管理的改革互相配合。另一方面，能夠在辨別紙質、電子檔案方式、基本功能等方面，依據上面所闡述的幾點建議提升工作質量，確保檔案歸檔管理分類工作可以順利的開展。

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