計算機技術在檔案信息管理中的應用分析

陳玉新

摘 要：在知識經濟時代，檔案信息仍然是重要的資源，在計算機技術廣泛應用的背景下，也給檔案信息資源的高效管理和科學管理提供了良好的契機。當前，檔案電子化是未來檔案信息管理發展的必然趨勢，電子檔案已經逐漸被人們所應用，而利用計算機技術進行檔案管理工作也是必然實施的重要管理步驟。利用計算機進行檔案信息管理，不僅查找方便、有更高的可靠性，而且還檢索速度快、保密性很好、管理成本低等優勢，這些都是傳統檔案管理不能比擬的。本文主要對計算機技術下的檔案信息管理進行簡單分析，以供借鑒。

關鍵詞：計算機技術；應用；檔案管理；信息

相比計算機技術下的檔案信息管理而言，傳統紙質檔案管理的缺點就比較明顯，紙質檔案占用的空間比較大，而且檔案過多的情況下就還要擴展檔案庫房空間，所花費的資金只會越來越多；加上有些珍貴的紙質檔案在使用次數多的情況下，就會有破損的現象。所以，利用計算機技術進行檔案管理更加便利，不會出現檔案損壞的情況，能夠長久的保存，計算機還有著較大的存儲量，不會受到存儲空間的影響。因此，在檔案信息管理中，有效應用計算機技術是必然的趨勢。

1 計算機技術應用在檔案信息管理中的好處

在檔案信息管理中，有效應用計算機技術可以處理更多的檔案信息，讓檔案管理人員的信息處理能力也有所提升，能夠將各類檔案快速的歸檔和保存，并可以進行較強的信息判斷以及邏輯推理。同時，計算機上存儲檔案信息可以對其快速分類、提取，在計算機加工好檔案信息上也能夠縮短人工管理檔案的效率，讓檔案信息整合能力以及利用率都提升了上來。人們所說的檔案信息化，主要就是利用計算機技術，將其變成一個圖書館，利用微機來采集和篩選各類檔案信息，并對其進行加工和分類，方便讀者的閱讀。此外，電子檔案信息相比傳統檔案，保存更容易，可以隨時修改和查詢，能實現快速傳遞，這將檔案信息的處理利用率給提升了上來，還能降低檔案資料的損壞風險。還能夠有效擺脫檔案資料對空間上以及時間上的限制。當前，我國檔案信息管理正在逐漸實現信息化、數字化、網絡化管理道路，所以普遍應用計算機技術來進行檔案信息管理更是勢在必行。

2 檔案信息管理應用計算機技術分析

2.1 創建檔案數據庫

對檔案數據信息進行保存的過程中，對計算機技術的應用是核心，需利用計算機相關技術來建立檔案數據庫，這也是讓檔案管理走向網絡化、正規化以及數字化的關鍵步驟。檔案數據庫主要就是一句數據結構以及信息分來進行數據存儲，對其數據進行組織和管理的一種電子倉庫。數據庫也是管理用戶所需要各種檔案信息的數據管理方式，利用計算機相關技術建立起來的數據庫對于檔案信息管理來說其地位是非常重要的。完善的檔案數據庫能夠管理和共享大量的數據信息，利用的數據庫的配套程序，還可以檢索和修改原有的數據，對檔案信息資料進行管理和查詢。

2.2 規范檔案數據庫的管理

建立好檔案信息數據庫之后，要進行規范的建設和管理，這是不能缺少的一步。目前，檔案信息數據庫管理工作還有所欠缺，有的檔案會被泄露，在這個基礎上要規范檔案管理體制。首先，要在原有的管理機制上將檔案管理的安全機制給提高上來，避免檔案信息的泄露。其次，要不斷擴大和建立新的檔案管理系統，跟上檔案信息數據庫中數據不斷增加的步伐，力求檔案信息數據庫的管理可以更加標準化和規范化。

2.3 提高檔案信息數據庫的安全系數

檔案數據庫系統的安全性十分重要，其的信息泄露將會導致嚴重的后果，而重者會有甚于危害社會和人民財產。所以，在數據庫的管理過程中應該加大數據庫的安全系數，使黑客難以竊取其中的重要信息。其一，我們要加強數據庫軟件本身運行及其的防病毒，黑客的系數，可以運用一些相應的防止病毒的軟件和密保軟件等；其二，要提高數據庫本身的安全性，并且要防止數據庫管理者來泄露數據庫當中的信息。只有數據庫安全有了保障，才能讓更多的人去合法的去瀏覽查詢相應的檔案信息數據，并保護了檔案所有人的隱私。

2.4 通過成熟的計算機技術來加強對檔案信息相關軟件的研發工作

對于檔案信息的管理離不開相關軟件的應用，因此加大檔案管理軟件的研發力度是十分重要的。在當前已有的檔案管理軟件上，根據檔案信息的發展以及計算機技術的成熟，通過對相關軟件總體的結構和模塊進行重新設計，編程以及調試和測試來編寫，開發新的數據庫軟件和管理軟件，并以此來開發出適合時代發展以及廣大客戶需求的檔案管理程序和相關軟件。通過相關的軟件的開發來使日漸成熟的計算機管理技術應用在檔案管理之中，來以此確保檔案的管理和數據庫內數據的有效和準確。

2.5 提高檔案信息的實際利用

通過整理和編研，可以使科技檔案信息內容進一步系統化和優化，現代信息技術的應用使科技檔案的整理和編研周期迅速縮短，及時、準確地為經濟技術決策提供可靠的依據，信息密度和傳遞速度大大提高。在提供利用方面，現代信息技術的應用可以方便、快捷地滿足利用者對科技檔案信息的需求。研究院未來的檔案信息管理系統中，可以包括在局域網上建立的用戶友好介面的查詢子系統，可以引導其按權限瀏覽本站的信息，為用戶方便索取檔案信息提供技術保證，以期擴大社會影響并提高知名度。

2.6 加強收集控制電子文件

當前辦公自動化及科研手段自動化迅猛發展，不論是辦公文件、科研原始記錄，還是生產經營原始記錄，都將更多地以電子文件的形式出現。因為沒有針對原文管理的檔案信息系統，所以電子文件的收集工作比較吃力，如果僅僅是仿照手工管理模式開展電子文件的收集，則很難保證其原始性、完整性和準確性及若干年后的可讀性，當然后續管理工作更是無從談起。隨著電子文件幾何式遞增，對電子檔案的超前控制、及時收集、有效管理、開發利用以及數字化技術的推廣也就尤為重要，所以要加強收集控制電子文件。

結束語

在現代科技快速發展下，利用計算機技術進行檔案信息的管理已經成為重要的檔案管理問題，在復雜的網絡信息環境下，將計算機的優勢充分發揮出來，有效管理檔案信息，提高檔案信息管理的安全性更是檔案管理工作者重要的工作目標。在知識時代下，要牢牢抓住計算機技術給人們帶來的各種機遇和挑戰，在檔案信息管理中充分發揮計算機技術的優勢，加快數據庫建設步伐，讓計算機技術在檔案信息管理中的應用更加成熟。

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