檔案信息化管理中紙質檔案的重要性分析

趙玉秀

摘 要：現在人們對檔案信息越來越重視，而現在流通最多的仍然是紙質檔案，所為紙質檔案主要就是通過紙和筆來記錄人們在社會中所從事的各項活動，既有圖表形式，又有文字形式。盡管現在是信息時代，越來越多的電子檔案相繼流通使用，但是紙質檔案的管理還是非常重要的，對其實現檔案信息化管理有利于紙質檔案的流通和應用，讓紙質檔案有更加嚴格的管理制度。本文主要對紙質檔案管理工作進行簡單分析，闡述檔案信息化管理對紙質檔案所起的重要作用，以供借鑒。

關鍵詞：檔案信息化管理；重要性；紙質檔案

當前的電子信息技術發展非常迅速，對紙質檔案采取信息化管理模式已經成為未來檔案管理的必然趨勢，但是在紙質檔案信息化管理過程中，檔案管理人員對紙質檔案的存在還是有很多爭議，認為電子檔案在管理工作上更加方便快捷，而且還能修復和更改，要比紙質檔案簡單很多，但電子檔案也有一定的弊端，就是其真實性容易遭到人們的質疑，從這也能看出來紙質檔案是不能完全被電子檔案所取代的，兩者應該共同發展，取長補短，所以創新紙質檔案信息化管理，能夠讓檔案管理工作開展的更加順利。

1 紙質檔案介紹

1.1 紙質檔案概念

所謂紙質檔案主要就是用紙和筆記錄人們在社會中所從事的各項活動，利用圖標或者文字的形式進行表達，最后形成紙張檔案對其進行管理。在我國，紙質檔案的歷史比較久遠，其能夠為社會發展和人事選撥錄用提供重要依據。

1.2 紙質檔案的優勢

首先，檔案信息和載體有著較強的依附性。紙質檔案的信息和載體是比較統一的，能夠有效保存信息原始性，所記錄的檔案資料真實性更強。檔案信息存儲過程中也比較可靠，信息資料和紙質介質之間有良好的依附性。同時，信息和檔案載體是不能分離的，不會被輕易修改，增強了檔案信息的穩定性，讓信息和載體能夠有效結合在一起，在檔案利用過程中，也只能通過記錄的文字或者是圖表來獲取信息。

其次，能夠體現出檔案的原始性。紙質檔案所記錄的都是歷史發生的時間，是由文字直接形成的，能夠更加清楚地表達出一個時間內所發生的事件，讓人們更加信服，也容易被人們所接受。同時，紙質檔案就是信息的載體，在專業的檔案人員保管下，其安全性也比較高。

最后，檔案信息的存儲介質有較強的耐久性。紙質檔案信息存儲過程中，能夠保存很長的時間，也是專業人員進行保管，不會輕易被損傷。盡管紙質檔案在特殊情況下會有氧化問題或者水解問題出現，但是在保管的時候注意避免問題的出現，并采取一定的措施，就能夠讓紙質檔案使用壽命有所延長。

1.3 紙質檔案的劣勢

首先是紙質檔案在整理和記錄的過程中需要更多的物力和人力上的支持，在檔案記錄個歸檔保存上都需要很多的時間，其中涉及到的人員也比較多，工作效率沒有保證，容易造成資源浪費的情況。其次是紙質信息有著明顯的獨占性，不能同時被多人共同閱讀，在紙質檔案閱讀借閱的時候，只能為一個人所服務，所以信息資源利用率要低很多。最后是紙質檔案的管理，其管理手段是比較落后的，紙質檔案管理是需要很多空間的，還要有人員對其進行歸檔整理，電子檔案是利用計算機就可以完成這些工作，不用投入過多人員。加上紙質檔案借閱和記錄都不夠方便，管理模式并不能和社會需求相對應。

2 檔案信息化管理對于紙質檔案管理工作的重要性

2.1 確保紙質檔案真實性

對于檔案生命力來說，其最基本的表現就是檔案所具有的法律憑證以及原始證據兩點。有效利用數字化管理以及網絡技術，能夠有效解決檔案所具有的法律效力及真實性問題，在紙質檔案的管理上更是如此，能夠保證其真實性。紙質檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，利用電子文檔，就需要保存原始紙質檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。在計算機網絡環境下，面對檔案應用空間和種類急劇擴大的現實情況，這種做法對于有效保存和發揮紙質檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.2 質檔案穩定性可確保檔案信息安全性

因為計算機軟硬件系統及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統紙質檔案難以進行信息安全防護。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現在傳統的紙質檔案中，且紙質檔案安全管理的模式和經驗都已經非常成熟。要確保信息環境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強檔案信息保存與利用價值的永久性

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環境等因素影響，與紙質實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質檔案安全保存產生威脅的環境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發揮紙質檔案在檔案信息化管理中優勢的方法

3.1 促進檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統紙質檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現從傳統到現代的轉變，以全面型檔案管理人才的標準要求自己，與時代的要求合拍，科學管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質的基礎上，進一步強化自我創新能力，才能樹立起現代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標準與制度

檔案信息化管理離不開與計算機技術的結合。數據的質量決定著檔案信息的質量，合格的數據格式必須將相關的標準建立和完善。同時，還要推進新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、多媒體設備標準等項目。因此，必須將完善的檔案管理標準與制度建立起來，進一步規范電子檔案和紙質檔案工作。

結束語

對于紙質檔案的檔案信息化管理工作來說，相關的檔案管理人員要充分認識到信息化檔案管理的重要性，對紙質檔案的應用和存在有所重視，明確紙質檔案管理工作的重要意義，充分了解紙質檔案是必須存在且是電子檔案不可以替代的。盡管當前的檔案信息化管理工作對于電子檔案利用工作更加便利，但在檔案信息轉變過程中，還是要將紙質檔案的自身優勢發揮出來，和電子檔案相互共存，讓二者可以共同發展，這樣才能讓檔案的價值充分發揮出來。

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