北京院檔案資產化管理構想

次鵬

【摘 要】隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和健全，特別是企業改革的深化，檔案作為企業的資產開始被人們所認識和接受。將檔案作為資產定價，并進行資產化管理已成為企業檔案工作面臨的一個全新課題，值得深入探討和研究。

【Abstract】With the establishment and improvement of China's socialist market economic system， especially the deepening of enterprise reform， as the assets of enterprises， archives have been recognized and accepted by people. To price the files as assets and carry on the capitalization management to it has become a new topic of enterprise archives work， which is worthy of further discussion and study.

【關鍵詞】檔案資產；檔案資產化；管理

【Keywords】archives assets； archives capitalization； management

【中圖分類號】G275 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）09-0013-02

1 檔案資產化管理的引入

國家檔案局2009年11月2日發布，并于2010年1月1日實施《企業檔案工作規范》（DA/T 42—2009）首次將企業的檔案界定為企業知識資產和信息資源的重要組成部分，將企業檔案的性質歸結到企業資產、企業資源中。

中國電建集團北京勘測設計研究院有限公司（簡稱：北京院或公司）始建于1953年，是大型綜合性勘測設計研究單位，現為中國電力建設集團有限公司（世界500強企業）的全資子企業。參與建設多個國家重點工程、民生工程，60多年積累的檔案不計其數，這些都是北京院未來成為為清潔能源和基礎設施領域提供一體化解決方案的國際一流工程公司的寶貴財富，是北京院最重要的資產。

檔案資產化管理是將檔案由實物管理轉變為資產價值形態的管理；是對檔案資產進行評估和定價的動態管理；是對檔案管理工作內涵認識的理性飛躍；是與現代企業制度相適應的檔案管理手段，能夠促使北京院各級領導真正自覺地重視和加強檔案工作，不惜投入更大的人力、物力和財力，這樣就為北京院的檔案工作發展創造了有利的條件。

2 檔案資產化管理的步驟

2.1 使管理者認同檔案資產化管理的觀念

《企業檔案工作規范》規定企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。要求企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。

北京院通過為社會提供產品和服務，創造價值和利潤，所有產品、服務及其形成過程都需要檔案工作的支撐。在這個過程中，無論是北京院自身，還是社會上的組織和個人都因某種需要而追溯產品和服務的過程，如產品質量、事故調查、維護保養、升級改造等。可以說檔案已經潛移默化地滲透進了北京院的各項業務活動，但從管理者角度還沒有意識到檔案工作的重要性和全局性，依舊是老一套的管理模式，沒有從檔案的資產、資源屬性去思考工作。這些都嚴重制約了檔案在市場經濟環境中所能發揮的作用。所以要樹立“走出檔案發展檔案”的觀念。要力求把“死檔案”變為“活資源”，走出檔案看檔案，開闊眼界、開闊思路，在碰撞交流中使思想觀念產生飛躍。

2.2 建立北京院檔案資產框架體系分類表

將北京院檔案資產劃分為四類，即科技檔案資產、管理類檔案資產、會計檔案資產、實物檔案資產。科技檔案資產按照北京院"4+x"行業領域進行劃分。這樣做的好處是理順科技檔案資產和工程項目的對應關系，方便檔案資產定價。

北京院的所有生產和管理活動都是圍繞工程項目開展的，檔案資產類型也可以按照生產和管理分成兩大類。生產類檔案資產即科技檔案資產，綜合管理類檔案資產即除科技檔案資產外其它三類檔案資產（管理類檔案資產、會計檔案資產、實物檔案資產）。

北京院參與建設的每個工程項目順利運作都涵蓋了所有團隊的辛苦付出，在計算檔案資產價值時，正是評價每個團隊工作的價值。所以引入檔案資產分配系數α，即生產類檔案資產和綜合管理類檔案資產占工程項目產值的比率。科技檔案資產作為生產類資產α值暫定0.5，其它圍繞生產開展的各項綜合管理類檔案資產，依據工作量和難易程度進行分配，暫定資本管理α值0.05、資產管理（含基建和設備）α值0.05、投資管理α值0.05、行政管理α值0.05、生產經營管理α值0.05、人力資源管理α值0.05、黨工團管理（含聲像）α值0.05、會計檔案資產α值0.1、實物檔案資產α值0.05。具體α值可以根據工程性質和各團隊任務分配比率進行靈活調整。

2.3 建立北京院檔案資產定價模型

E=B+D-A；f=（E-B）/D；P=α·β·E/N

E：第n項工程當年的營業額；

B：第n項工程從上年結轉過來的未完成合同額中需當年完成的合同額；

D：第n項工程當年新簽的合同額；

A：當年新簽合同需要以后年度轉化為營業額的合同額。（新簽合同額一部分在當年消化，直接轉化成當年營業額，剩余部分在年底作為結轉任務延續到次年或第三年消化）；

f：新簽合同當年轉化為營業額的比率；endprint

P：第n項工程檔案資產的平均價格；

N：第n項工程當年產生的產品數量；

α：檔案資產分配系數（科技檔案資產分配系數0.5；其他類別檔案資產分配系數詳見《北京院檔案資產框架體系分類表》）；

β：第n項工程的毛利率。

2.4 檔案資產化管理的實踐意義

從檔案到檔案資產，使檔案的價值第一次有了貨幣表現的形式，使檔案工作真正實現了與社會主義市場經濟接軌，能動地把檔案納入北京院國有資產的管理范疇。

檔案資產化管理有利于提高全員對檔案資產的認識，促進檔案資產的有效利用，防止檔案資產的流失；有利于開展檔案資產評估工作，并逐步使其走上規范化、法制化的軌道；有利于從檔案方面評定信用等級，強化北京院國有企業形象，增加北京院信用等級的可靠性。

3 實行檔案資產化管理后預期的效果

3.1 檔案管理和工程管理有機結合為一體

使檔案工作從一開始就走到前臺，納入工程管理的目標和計劃，使檔案管理與工程項目管理保持同步；納入項目部的議事日程和職責范圍，在經費、設備、人員配置及檔案管理人員待遇等方面給予保證。

檔案管理與工程合同管理、招投標管理、全面質量管理、財務管理融為一體。檔案工作不再是孤立的個體，而是參與到北京院各項管理工作中去，能夠調動檔案人員的積極性，賦予檔案更多管理過程的信息量，促進檔案資產盡快轉化為生產力，從而實現檔案資產的保值增值。

3.2 有效解決檔案收集難問題

樹立檔案是資產觀念，使職工意識到檔案與資產密切相關，檔案是北京院資產的重要依據，使職工進一步認識到檔案的散失，會導致與之相關的資產部分、甚至全部流失。私自占有檔案就是變相侵占不屬于自己所有的資產，使公司的經濟利益受損。對于無故拖延歸檔時間，拒不移交檔案或因玩忽職守造成檔案丟失、損毀、泄密的，按照檔案資產的價值追究相關人員的經濟責任。從而保證檔案收集成套完整。

3.3 實現國有資產的保值增值

《國有資產保值增值考核試行辦法》規定企業的法定代表人，對企業國有資產的保值增值承擔經濟責任，并與個人收入掛鉤，對完成考核指標的，可適當增加風險收入，對無特殊原因連續兩年未完成考核值的，或由于經營管理不善、決策失誤、其它主觀原因使國有資產遭受損失，依情節輕重和損失大小予以核減個人收入、免職、追究經濟、行政直至法律責任。可見國有資產保值增值才是北京院管理的終極目標。檔案實行資產化管理以后，各項工作都被賦予了經濟價值，北京院所有有形的和無形的資產都被管理起來，并且造價入冊，所有工作崗位創造的價值都一目了然。

檔案資產化管理的主要目標就是實現資產的保值增值，講求成本效益。資產化的管理手段會更加明確和具體，使企業負責人不再為資產的保值增值傷腦筋。

4 結語

檔案是北京院科學決策的重要依據，是維護北京院合法權益的憑證，北京院只有把檔案作為資產管理，才能夠充分發揮檔案在資產運作中的作用，才能贏得更為廣闊的生存空間。endprint