辦公室行政管理精細化的思路與對策

劉秋澄

【摘 要】為保障基本現代化企業運營，辦公室行政管理的精細化落實已經成為高層管理者需要面對的重要現實問題，辦公室行政管理精細化的順利推行能夠為實現整個辦公室的高效、快捷工作提供基本保障。論文結合實際工作情況，對行政管理精細化的思路與有效對策展開分析，希望能夠為廣大的同行業從業管理者提供一定的參考。

【Abstract】In order to ensure the operation of the basic modern enterprise， the implementation of fine management of office administration has become an important practical problem for the senior managers. The smooth implementation of the office administrative fine management can provide basic guarantee for the efficient and quick work of the whole office. Combining with the practical engineering， paper analyzes the thinking and the effective countermeasures of administrative fine management， hoping to provide certain reference help for the general and the industry practitioners.

【關鍵詞】辦公室行政管理；精細化思考；對策

【Keywords】office administration manaqement； fine thinking； countermeasures

【中圖分類號】D630 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）09-0031-02

1 引言

隨著時代的發展與經濟社會的構建，中國現代化企業行政管理“精細化”系統已經成為高層管理者所需面臨的新問題。“精細化”管理不僅是現代管理的最新風向標，同時它也是未來辦公室行政管理工作的終極發展目標，其特點主要是通過科學、有效的管理作為執行依據，通過準確、嚴格、精細的管理來最大程度上節約成本，這種管理還能夠全面提升企業管理的水平與效率[1]。

2 行政管理精細化思路

現代企業辦公室行政管理“精細化”的提出，不僅為日后行政管理的具體目標進行了鮮明引導，同時也為降低企業運營成本、提高整體管理水平提供了基礎保障，可以說是整個企業高層管理人員在現階段的企業管理過程中最想實現的目的。

對于現代化的企業辦公室行政管理而言，要想實現“精細化”管理必須要從如下幾個方面進行。

2.1 量化、細化的管理科目設定

現階段的企業在行政管理過程中是沒有完全做到“延續性”與“時效性”的，究其原因主要是在于管理上的不足，長期以來一直處于模糊狀態的管理，往往都是注重了管理者發揮個人水平而忽略了整個工作環節的細化與量化管理[2]。為了扭轉這種局面，就要從某個工作或者任務自身所具備的邏輯性入手，將其科學地分為若干個組成部分，以便高層管理者能夠對這些工作與任務進行直觀監督與思考，對其中一些細節和步驟進行精準監控。

另一方面，在提升整體工作效率的時候，我們也應當將管理過程進行一種量化的思考，通過對每一項工作與任務展開數量測量，來實現量化工作安排。

2.2 將標準化、流程化理念融入實際的行政管理當中

進入新世紀以來，許多企業，特別是生產企業實現了流水線生產，這是傳統生產工藝的一大革新，它對提升整體的生產效率均具有較強的現實意義。對于現階段的辦公室行政管理而言，同樣也可以借鑒這種流水線的管理方式來實現“精細化”管理。這種流程化的管理手段，就是要將每一項任務進行細化分解，同時再結合其發展規律與發展情況來安排具體的工作順序。而標準化則指的是在傳統的流程化管理環節，對常規的工作進行梳理，通過設立合理、科學、縝密的管理工作來建立工作標準，例如，管理者要幫助具體的工作者思考“如何做是正確的”、“如何做是高效的”。可以說在這種辦公室行政管理過程中引入標準化、流程化的管理，是整個行政管理做到“精細化”的基本保證。

2.3 通過經濟化意識的滲透來提升全員的協同化意識

對于現階段的企業而言，要想實現辦公室行政管理的“精細化”并不是僅憑一個人、兩個人的力量便可實現的，它不僅是一個漫長的過程，而且還需要多個環節、多個部門、全體員工共同協作才可實現。例如以實際的“精細化”管理中文件簽收為例，從收到文件到上傳下達的處理環節，直至最后的存檔，每一個步驟都需要各個相關部門密切配合、相互協調而完成[3]。所以這種狀況下，各部門、各員工之間的協調必須要具備高度的經濟化與協同化，要時刻想到用最精簡的工作成本獲取最大回報。只有掌握了正確的管理模式來開展工作，才能夠在管理成本不斷減少的過程中提升整體的管理效率。

3 實現辦公室行政管理精細化的具體對策

精細化管理的具體開展不僅只是要求員工要在工作流程上發生改變，同時也需要在整體的管理環節中做好工作的提升，“精細化”下的管理要求每一名企業管理者都必須不斷提升個人綜合素質，結合實際工作情況來對傳統工作模式展開創新與實踐，以此來實現辦公室行政管理的精細化目標。下面就辦公室行政管理精細化中主要的應對措施進行如下總結，希望能夠為廣大企業管理者提供一定的參考幫助。

3.1 以員工的精細化管理作為突破口endprint

在實際工作中，很多具有豐富管理經驗的企業領導不僅對自己下屬的優點、個性以及特點了如指掌，同時也能夠對下屬在日常工作中經常出現的問題做到心中有數。而在“精細化”管理體系的搭建過程中，更要提倡這種企業管理理念，從細節的把控上來提升整體的管理效果，以此來保證整體的企業效益獲取得到保障。

3.2 以制度化管理作為重要管理手段

一個現代化的企業要想在實際的行政管理工作中做到“精細化”管理，除了上面提到的幾方面內容外，還必須依托于可行、優化的激勵機制與制約手段，在辦公室行政管理實行“精細化”管理的同時，必須要在其內部制定出完善、科學、合理的規章制度與獎懲制度，同時將這種制度作為一種企業行政管理辦事的重要準則來執行，最終實現企業的每一名員工都能夠在日常的工作中，有據可循、有章可依，而且也要做到獎懲分明、卓越績效。只有規范、統一的管理制度作為保障，現代化企業的戰略目標才能夠最終得以實現。

3.3 通過提升員工自身素質來實現辦公室精細化

在現代化企業辦公室行政管理精細化理論提出的同時，對企業每一名員工、心態、綜合素質、專業技能掌握均提出了較高要求。從現實角度看，實現精細化的基礎目標便是將企業中每一名員工的綜合技能與專業素質融入日常工作中。所以在實現行政管理精細化管理的進程中，必須要不斷培養、引進一批高技能、高素質的專業性人才來實現真正的科學化、精細化與標準化。除此以外，為了能夠對工作成果與工作成績進行更加直觀的反映，還需要對每月制定出來的工作內容進行精細化分解與量化分解，確保工作環節中的每一個環節與步驟都精確到每一名員工。

4 結論

綜上所述，辦公室行政管理的精細化體系不僅是提升整個管理效率的最佳手段，能夠通過較低的管理成本來獲取較高的收益，同時還能夠在整個辦公室內建立起一整套完善、科學的規章管理體系，通過合理化、精細化、科學化的方式將精細化意識貫徹到每一名員工的腦海中，為全中國的經濟社會建設貢獻一份力量。

【參考文獻】

【1】袁昌莉. 試論實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J]. 東方企業文化，2015（9）：125-125.

【2】徐暉. 辦公室行政管理精細化思路與對策分析[J]. 經濟管理：文摘版， 2016（7）：00046-00046.

【3】肖海瑛. 有效提高辦公室行政管理精細化的思路與對策[J]. 中國經貿， 2016（23）89-91.endprint