高職院校零星物資采購合同管理規范性研究

李心怡

高職院校零星物資采購合同管理規范性研究

李心怡

(揚州工業職業技術學院，江蘇揚州225127)

高職院校零星物資的采購是指國家創辦的高職院校按照學校教學、管理的需求，依據一定的程序購買零星物資。這種單次采購因價值小、計劃性不強，造成了人們對其重視程度不夠，加上相關內部控制制度的不完善，使得采購合同管理的規范性有欠缺。為充分發揮采購的零星物資的作用，避免廉政風險，應加強零星物資采購的合同管理，明確合同履約責任，完善內控制度建設，提高零星物資采購合同管理的規范性。

零星物資采購；合同管理；規范性；內部控制

0 引言

近些年來，國家為適應市場經濟發展的要求，培養應用型合格人才，對高職院校辦學加大了投資力度，促進了高職院校的發展。在政策的扶持下，高職院校得到了更多建設資金，在教學設備、儀器、辦公設施等方面的物資采購日益增多。盡管高職院校按照《政府采購法》來執行物資采購，但是在部分零星物資采購的過程中依舊存在著一些問題，特別是零星物資采購合同管理的規范性不夠，制約了采購來的設備物資發揮其應有的作用，而且也容易產生廉政風險[1]。高職院校必須認真研究，采取有效措施來加強零星物資采購合同管理，提高采購合同管理的規范性。

1 高職院校零星物資采購的特點與方式分析

1.1 高職院校零星物資采購的概念

高職院校零星物資的采購是指國家創辦的高職院校為滿足學校教學、管理等工作需求，依據一定的程序開展對教學、實驗、實習和辦公等過程中一些耗材、設施、維修等零星物資和服務的購買，其單次采購的總費用一般不高于10萬元。這種采購的主體是高職院校，采購的內容是高職院校辦學或者辦公所需設備物資以及相關服務等。除了設備設施的采購外，高職院校中的一些服務項目(如物資的報廢處理、設備的搬遷、咨詢服務等)也屬于零星物資采購的范疇[2]。

1.2 高職院校零星物資采購的特點

高職院校零星物資采購雖然也屬于政府采購的范疇，但是與一般的政府采購相比，有著不同的特點。

(1)單次采購的物資價值小。高職院校采購的零星物資大都是價值不大，單次采購一般在10萬元以下，有的采購甚至只有一、兩萬元或甚至幾千元。這就容易造成投標方的投標興趣不大，特別是在設備及維修工程上，參加采購的企業不多，有時還會造成公開招標的失敗。

(2)高職院校的零星物資采購計劃性不強。雖然高職院校資金使用大都納入了地方的財政預算，其物質采購的資金需要在年度預算中體現，但是由于零星物資采購大都是一些臨時性和突發性的物資需求，難以在前一年制定下一年度預算時加以準確確定[3]，這就容易造成年度預算中很難完全體現出零星的物資需求，也就不好科學地安排零星物資的采購計劃，使得其采購的計劃性不強。

1.3 高職院校零星物資采購的方式

高職院校零星物資采購由于其單次采購的價值較小，往往達不到《政府采購法》及地方采購規定中公開招標的標準;同時，它又需要利用國家資金，因此必須符合《政府采購法》的要求。采購方法一般是邀請招標、競爭性談判或者詢價以及單一來源采購。其中單一來源采購是在只有一家供應商的情況下高職院校才選用的零星物資采購方式[4]。

2 高職院校零星物資采購合同管理存在的問題

2.1 高職院校零星物資采購的合同管理

高職院校的零星物資雖然單次采購的價值不高，但是長期累計的數量較多，其最終形成的價值也是可觀的。例如，一個部門的打印機所使用的打印紙雖然不多，但是全校各個院系和部門一年累計使用的打印紙就非常多了，累計價值也較大。為了對這些零星物資加強管理，需要按照國家的法律法規和高職院校的制度，對這些零星物資采購的立項、采購方式的選擇和合同的訂立及歸口管理、合同履行等環節實施嚴格的管理[5]，以保證采購合同的合法性與規范性，確保合同得到有效執行。

2.2 高職院校零星物資采購合同管理規范性欠缺及原因分析

從我國高職院校開展零星物資采購的實踐來看，采購合同管理在整體上欠缺規范性(如表1所示)。

表1 高職院校零星物資采購合同管理欠缺規范性的表現形式分析

高職院校零星物資采購缺乏規范性的原因，有以下幾點：

(1)重視度不夠，缺少對合同的統一管理。由于零星物資單次采購的價值小、計劃性不強，造成了人們對其重視程度不足，認為能夠買來使用即可，忽視對其規范性管理。在實際操作中，缺少合同歸口管理部門，也未對零星物資采購合同進行統一的分類和連續編號管理。

(2)零星物資采購制度不夠完善。高職院校簡單地遵循一般的《政府采購法》的規定來開展零星物資的采購工作，往往造成不適應現實情況的難題[6]。如選擇公開招標方式進行采購，因單次采購的合同價值太小，供貨商往往不愿意參與公開投標。

(3)對采購合同的前期準備工作缺乏管理。高職院校缺少對零星物資采購的立項論證，工作準備不足，對采購的必要性以及相關采購的內容、物資的技術規格參數等研究不透徹，合同要求不明確。

(4)采購合同的內部控制機制不完善。高職院校采購主管部門與監管部門對零星物資采購合同的管理沒有形成完善的管理體系，內部控制機制不規范，管理職責不清，合同風險控制不力，對合同的審核存在漏洞。對于影響重大或法律關系復雜的合同文本，未經組織業務部門、法律顧問、財會部門等相關部門進行聯合審核。

3 加強高職院校零星物資采購合同管理規范性的對策研究

高職院校零星物資的采購合同管理不僅關系到采購物資的有效使用，以及院校的教學與科研工作，而且也是高職院校反腐倡廉制度建設中的一項重要內容，關系到校風、黨風建設，應該從黨風廉政建設的高度來認識高職院校零星物資采購的合同管理，認真研究和采取有效措施來實現合同管理的規范性。

3.1 高職院校要從全校廉政建設的高度來認識零星物資采購的合同管理工作

高職院校應加強領導，明確零星物資采購管理的歸口部門。為了便于實施統一管理，可由校國有資產管理部門或者單獨設立的招標采購管理部門來統一負責零星物資的采購工作。

3.2 建立與完善零星物資采購的合同管理制度

從零星物資采購的立項、技術論證和采購過程管理以及合同驗收、物資使用等各個環節完善制度建設，聽取各院系、部門、社會采購管理部門和供貨商以及招標代理機構的意見，集思廣益，對不適合高職院校實際情況的采購與合同管理制度進行修改，使得采購合同管理制度能夠適用于高職院校的零星物資采購。明確相關制度規定，要求各部門、院系提前做好各項零星物資的采購計劃，并將其列入年度預算。

3.3 采購主管部門須強化零星物資采購的合同管理工作

由高職院校的零星物資采購主管部門統一發布零星物資的采購公告，實施統一公開招標，以避免各院系單獨采購零星物資因合同價值過低，供貨商投標意愿不強的弊端。主動與供貨商溝通交流，合理選擇采購方式，根據情況規范使用競爭性談判和邀請招標以及詢價等方式，盡量避免采用單一來源的采購方式[7]。

3.4 采購監管部門應加強對零星物資采購的監督檢查力度

高職院校的紀委、監察部門以及效能建設管理部門都是零星物資采購合同的監管部門，應認真履行內部控制職責，加強采購立項、招投標、驗收等環節的合同監管工作[8]。在重要和價值較高的零星物資采購中，監察部門或者校招標采購管理辦公室要牽頭組織采購部門、國資管理部門、財務部門等，邀請相關專家共同提前審核招標文件與評分辦法，防止采購中出現違法肢解、規避招標以及評分歧視等行為。同時，監管部門要積極參與零星物資招投標和進場驗收環節的監督，發現采購不符合規范要求或者采購物資不符合合同條款，要立即指出并要求相關單位及時予以整改，以確保零星物資采購合同管理的規范性。

3.5 合同的歸口管理

各高職院校的專業與發展歷史不同，管理機制也不一致，所設立的部門也不相同，這使得對零星物資采購的合同管理部門也有差異性。有的學校由采購管理辦公室管理零星物資采購合同，有的學校由校長辦公室管理，也有的院校由監察或審計部門管理。為便于統一歸口管理，可設立校采購管理辦公室來負責校零星物資采購合同的管理;同時采購申請部門要負責合同的執行情況管理，組織對物資進校后的檢查和驗收，并邀請校采購管理辦公室、財務部門、國有資產管理部門等共同參與，各部門均同意驗收合格后方可按照合同規定進行付款。

4 結語

由于高職院校零星物資單次采購的價值小、計劃性不強，造成了人們對其重視程度不足，加上相關內部控制制度的不完善，導致采購合同管理缺乏規范性。為確保采購的零星物資發揮其應有的作用，避免廉政風險，要認真研究采購方式，采用有效的管理對策，加強對零星物資采購的合同管理，完善內控制度，確保零星物資采購合同管理的規范性合法性。

[1]駱宏.高職院校政府采購管理問題研究[D].廣州:華南理工大學，2011.

[2]莊彬.優化高校進口設備采購與管理[J].實驗室科學，2016(12):32-33.

[3]李曉紅.合同管理易發生的問題與防范建議[J].企業改革與管理，2015(10):7-8.

[4]李洪杰.高職院校物資采購管理中存在的問題以及對策[J].現代商業，2013(2):71-72.

[5]王振華.探討高職院校內部采購招標管理與監督機制[J].辦公室業務，2016(12):29-31.

[6]馬興東.中煙公司物資采購合同風險管理研究[D].長沙:湖南大學，2012.

[7]鈕佳璇.醫療設備采購非規范性問題探討[J].中國市場，2016(9):48-49.

[8]吳平.高職院校政府采購工作規范化管理研究[J].經濟研究導刊，2017(1):25.

責任編輯：盧宏業

Study on Contract Management Normalization of Sporadic Supplies Purchase in Higher Vocational Schools

LI Xin-yi
(Yangzhou Polytechnic Institute， Yangzhou 225127， China)

Sporadic supplies purchase of higher vocational schools refers to those higher vocational schools are established by government purchase sporadic supplies on the basis of certain process and requirement of teaching and management.Due to the small amount of single-purchase and lack of planning，the shortage of attention to the purchase is caused，and also the imperfection of relative internal control system，the purchase contract management shortage of normalization.In order to make the sporadic supplies play their role and avoid the risk of a clean government，people should spare no efforts and take effective measures as well as enhance the contract management of purchasing sporadic supplies，which can achieve the building of internal control system and improve the contract management normanlization of sporadic supplies purchase.

sporadic supplies purchase;Contract management;Normalization;Internal control

G647

A

1674-6341(2017)05-0084-03

10.3969/j.issn.1674-6341.2017.05.029

2017-06-01

李心怡(1981—)，女，江蘇姜堰人，碩士，講師。研究方向:審計。