新形勢下高校檔案信息管理問題及對策

劉萍

摘要 隨著科學技術的發展和信息化時代的到來，高校檔案信息化建設勢在必行。本文闡述了高校檔案管理信息化的重要性，并對高校檔案信息化管理發展進程中出現的一系列問題進行了論述。最后，本文結合自己的工作實踐針對高校檔案信息化管理中存在的問題提出了解決之策。

關鍵詞 高校；檔案管理；信息管理；對策

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 2095—6363（2016）13—0042—01

1高校檔案管理信息化的重要性

現階段，伴隨著信息化技術的高速發展，高校想要提高自身的核心競爭力，也為了更好地適應時代發展的要求，就要不斷加強信息化管理。現階段，很多高校開展信息化管理已經取得了較大的成效，有利于高校教學和科研工作的進行。高效的信息管理系統主要是通過信息技術來對各職能部門的業務進行統一和協調。高校管理信息化的重要性主要體現在以下3個方面：第一，高校信息管理可以為其自身發展以及高等教育的深化改革提供強有力的支持；第二，高校信息管理是現有條件下提高我國高校整體管理水平的一個非常重要的途徑和手段；第三，高校信息化管理可以大大提高教育資源的使用效率，避免資源浪費。通過信息系統，可以有效地實現檔案資源的優化配置，建立起穩定、有序、高效的檔案信息服務。

2高校檔案信息管理工作的現狀分析

1）信息化管理系統分割過多，時常出現一些管理盲區。目前，我國高校的信息化管理平臺主要包括網絡信息化平臺、學校信息平臺、多媒體教室、課件資源建設以及遠程衛星信息平臺等。但是，這些信息廣利平臺在管理體制方面卻存在多元管理的現狀。各部分之間根據自己的權限范圍在不同的平臺上傳閱自己的相關文件，缺乏統一的數據管理系統將文檔進行分類處理。因此，導致高校信息化管理水平以及工作效率相對比較低下，有些管理部門之間甚至會出現相互推諉的現象。

2）高校檔案信息管理建設缺乏統一的規劃與標準。高校在建立信息化管理平臺之后，相關信息資源的應用，特別是教育資源的應用就成了高校信息管理的關鍵內容。然而，通過調查發現，很多高校把信息化建設的重心放在信息化平臺的搭建上，認為信息化建設就是信息化管理平臺的搭建，忽略了之后信息資源的處理和應用，從而導致很多高校的信息化管理平臺沒有得到充分的利用，只能滿足瀏覽信息、收發電子郵件及聊天這些最基本的功能，導致許多教育信息資源被嚴重浪費，從而不能滿足日常教學中對信息資源使用的需求。

3）信息化管理的不足，檔案管理隊伍建設的不完善。目前，大多數高校檔案管理理念較為陳舊，大多按照檔案管理者的經驗來開展檔案管理工作，信息資源共享的意識較弱，而在軟件系統上也沒有形成自動化的信息檢索系統。除此之外，很多高校的檔案管理人員的專業知識和技能不足，并且缺乏對信息技術方面的認識，檔案管理隊伍建設并不完善。

3新形勢下高校檔案信息管理應采取的措施

1）建設并完善“校園一卡通系統”，有效整合信息資源。隨著高校信息化建設的速度加快，“校園一卡通系統”的建設和完善必然會成為高校信息化管理的重要內容。同時，這也是高校現代化管理的重要內容。“校園一卡通系統”的建設和完善，可以很大程度上提高高校的信息管理效率，使學校的整體管理水平達到一個新的高度。該系統可以使傳統管理體系各職能部門各行其是，條塊分割的狀況得到極大的改善，從而有利于信息資源的優化配置，避免信息管理平臺的重復建設，實現高效管理業務的重組和統一，減少各個管理部門之間的“信息孤島”效應的產生，進而使高校的管理信息資源能夠在全校范圍內實現縱向和橫向上的通常流暢，使不同管理部門的信息能夠得到很好的共享。

2）加強檔案信息化建設的投入。高校要認識到檔案信息化建設的意義和價值，極大對其人、財、物方面的投入和支持。首先，要加強對專業人才的招聘和培養。檔案信息化建設需要即懂檔案管理，又熟悉信息技術的專業人才，因此高校要一方面積極吸納符合條件的復合型人才，另一方面要加強內部人才的培訓，打造出綜合素質較高的專業人才隊伍。其次，要加強對軟硬件方面的投入。高校要積極引進國內外先進的軟、硬件設備，為信息化建設打下堅實的基石。最后，要加強檔案的數字化工作，在高校檔案網站中設置檔案網頁。

3）不斷深化檔案信息化管理進程，提高信息化技術和管理水平。高校必須不斷提高各級管理人員的能力，使他們具備一定的研究、建設、運行以及管理能力，能夠最大程度滿足大部分教師和學生以及高層管理者的信息化需求。在信息管理方面，一方面要滿足教學科研的信息管理支持；另一方面可以提供必需的管理決策、質量保障、評估考核等方面的全面信息服務。要積極對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的專業素養。高校檔案信息化安全是一項系統工程，要注重信息資源的安全性，在安全性的基礎上充分利用和共享信息資源。此外，應當利用查檔的機會，加深查檔人對檔案工作的了解，增強檔案意識。同時，高校的信息管理工作還要注意逐步將工作重心從管理調控轉向用戶服務，這是信息社會發展的必然要求。

4）進一步完善檔案信息化管理的評價體系。高校在制定、發布和實施信息化管理時需要按照相應的規范，并能夠采取相應的評價指標體系進行管理，使高校各個分支管理部門在信息化管理當中能夠遵循這些規范，達到協同發展、共同促進的管理目的。制定實施相關的高校信息管理的評價指標主要目的就是對信息管理工作能夠實現有效的監督和控制。因為，只有實現了教育信息化管理的規范發展，才能真正提升高校的整體教育管理水平，使教育服務質量得到實質性的發展。通常情況下，高校可以采用國際認可的質量保證體系，這能夠很好的體現對管理全過程的控制，具有很強的普適性。

5）完善檔案信息化管理的組織形式。高校信息化管理是一項涉及面廣、內容較為繁復的工作，涉及高校的各個職能部門和不同崗位的人群，是一項重大的變革，時間周期較長，而在初期很少能見到成效，并且很多職能部門的負責人不能了解到信息化建設的價值。因此，若沒有一個完善的組織體系，沒有校級領導的積極支持和親自參與，沒有校級領導的決心、正確的決策、規劃和強有力的措施，沒有一個職能部門負責協調、一抓到底，學校檔案管理信息系統的建設必將步履維艱、難以取得成績。所以學校在這項工作上組織形式是否科學、合理是整個系統成功的關鍵。endprint