如何做好地勘單位人事檔案管理工作

劉躍華

摘 要 人事檔案是對一個人身份、工作、經歷等重要信息的記錄，關系到一個人的退休金和養老金能否正常領取，是地勘單位選拔人才、提拔干部、工資改革等的重要依據。因此，正視地勘單位人事檔案管理存在的問題并做好地勘單位人事檔案管理工作具有十分深刻的現實意義。

關鍵詞 地勘單位；人事檔案管理；工作問題；具體措施

中圖分類號 F2 文獻標識碼 A 文章編號 2095-6363（2017）17-0129-01

隨著我國經濟的迅猛發展，各方面的改革不斷得到強化，包括人事制度的改革也在大力推行中。對于地勘單位來說，做好地勘單位人事檔案管理工作，才能適應日益變化的社會形勢、充分利用優秀人才、讓每個員工各司其職、發揮長處，從而促進企業的長遠發展。本文將就地勘單位人事檔案管理工作中存在的問題和做好地勘單位人事檔案管理工作的具體措施進行分析和

探討。

1 地勘單位人事檔案管理工作中存在的問題

地勘單位對技術要求高，在經營管理上與其他企業有一定的區別，在人事檔案管理工作上也與其他企業有不同之處，難度也相對更大一些，因此，現階段地勘單位人事檔案管理工作中難免存在一些問題，主要如下所述。

1.1 對人事檔案管理工作不夠重視

人事檔案管理工作對于地勘單位來說，其作用并沒有時時刻刻被凸顯出來，它是一種幕后工作，不能直接為地勘單位帶來經濟效益。因此，長期以來，地勘單位的人事檔案管理工作并沒有得到應有的重視。一些領導也沒有正確認識人事檔案管理的工作內容，認為人事檔案管理只是對資料的復制和保管，是地勘單位發展中的輔助工作、次要內容，對人事檔案管理工作沒有給予高度的重視，沒有提供足夠都經費的人力，這也導致很多工作人員對人事檔案管理工作的責任意識不夠強，在日常工作中，將人事檔案管理工作的標準設為對資料的報關妥當、不泄露個人信息、不丟失、方便查找等簡單層面，沒有注重發展人事檔案管理，使人事檔案管理不能真正為地勘單位的發展起到應有的推動作用。

1.2 人事檔案交接工作不規范

地勘單位中，很多人事檔案管理人員都不是專職，因此，常常出現臨時調崗或離職的現象，這也就意味著人事檔案工作需要更頻繁的交接，難度也更大。加上有很多工作人員把人事檔案管理的交接工作看作簡單的鑰匙傳遞過程，對工作細節上的交接與說明不夠重視，甚至不按流程進行，使一些檢查、簽名、清理工作得不到落實，使地勘單位人事檔案管理工作前后連接困難。

1.3 工作人員素質不夠高

從事人事檔案管理的工作人員綜合素質不夠高也是當今地勘單位的一個主要問題。大多數情況下，人事檔案管理工作人員都是兼管，甚至很多完全是行外人或沒有相關的從業經驗，沒有專職，對業務不夠熟悉，對一些檔案資料的收集、整理、歸納和分析能力不足，很難把握人事檔案管理工作，嚴重影響了地勘單位的人事檔案管理水平。另外，還有一些工作人員雖然是專業人士，但是由于單位對人事檔案管理工作不夠重視，沒有在上面花費太多精力，導致人事檔案管理人員在工作中出現漫不經心、消極工作的現象。

1.4 人事檔案管理工作的相關設施設備陳舊落后

地勘單位的人事檔案管理工作本就需要良好的空間和設備來存放檔案，但在實際工作中，人事檔案管理的檔案室較狹窄，導致檔案的存放過于混亂；而一些存儲柜仍在沿用老式鐵皮柜，常常引起引發蚊蟲、蟑螂破壞檔案的現象出現，甚至還因防盜工作做得不到位而導致檔案丟失的現象出現；另外，在地勘單位的人事檔案管理工作中，計算機并沒有得到廣泛應用，或者是就算一些單位已經大力地使用計算機進行人事檔案管理，但管理系統較為落后，使得人事檔案管理的效率不夠高、安全性不夠強。

2 做好地勘單位人事檔案管理工作的具體措施

明確地勘單位人事檔案管理工作中存在的問題是為了更好地做好檔案管理工作，讓人事檔案管理工作真正為地勘單位服務，促進地勘單位的發展。具體的措施如下。

2.1 加快轉變人事檔案管理的思想觀念，重視檔案管理的基礎建設

要讓人事檔案管理工作真正為地勘單位服務，必須加快轉變人事檔案管理的思想觀念，強化人事檔案管理的責任意識，可以從人事檔案管理的基礎建設做起。做好人事檔案管理工作的宣傳，領導要多在單位內部向員工灌輸人事檔案管理的重要性，在日常的會議中多穿插一些關于人事檔案管理工作的內容，多讓其他員工為人事檔案管理工作提供寶貴的意見，讓員工意識到人事檔案管理工作的重要性，并參與到人事檔案建設工作

中來。

2.2 規范人事檔案管理的交接程序

地勘單位人事檔案管理工作需要細心、耐心和責任心才能完成，因此，為了更好地銜接人事檔案管理前后的工作，我們必須規范人事檔案管理的交接程序。第一，要對已有的人事檔案進行大清查，核對賬簿上的數據，對一些有出入的信息進行嚴格的檢查；第二，先整理好所借出的人事檔案，并做好記錄，必要時前往催促；第三，在人事檔案管理工作人員需要調崗時，要按正規程序進行交接，在交接記錄本上記錄好交接雙方姓名、交接時間、交接地點并要求雙方簽好名，在請上級明示后方可調崗并開始正式工作；第四，新老員工在進行工作的交接時，可以讓新員工提前上班，和老員工共事一段時間真正完成交接工作后方可讓老員工離崗，以此來確保交接工作的準確性和高效性。

2.3 引進優秀人才，加大對人事檔案管理人員的培訓力度

人是人事檔案管理工作的主體，因此，我們要從提高工作人員的綜合素質入手來推動人事檔案管理工作的順利開展。首先，我們可以從引進優秀人才著手，這就要求我們在選擇人事檔案管理人員時，必須提高標準，要求從事該崗位的工作人員必須掌握相關的專業知識和技能，并有一定的人事檔案就業經驗，杜絕一些不專業人士魚目混珠；其次，我們還可以從加大對人事檔案管理人員的培訓力度入手，可以在單位內部開設人事檔案管理的學習課程，讓工作人員通過系統的學習鞏固知識和技能，也可以定期在單位內部舉辦相關的講座，讓工作人員參與其中。依次來提供工作人員的業務水平，促進人事檔案管理工作的高效開展。

2.4 加大對人事檔案管理工作的投資

針對地勘單位人事檔案管理設備設施陳舊落后的問題，我們可以通過對人事檔案管理工作的投資來改善。首先，我們可以建立人事檔案專門的存放室，存放室的空間必須足夠大，布局必須科學合理，并配備一些堅固的柜臺、滅火器、計算機和保險柜等，同時做好防潮、防腐蝕和防盜工作。另外，還可以利用資金引進一些先進的人事檔案管理系統，以提高工作效率，促進地勘單位的發展。

3 結論

綜上所述，正視人事檔案管理工作中存在的問題并采取有效措施是地勘單位獲得長遠發展必不可少的環節。這就要求我們，在當今時代變幻莫測的大背景下，要密切關注外界的變化，順應時代發展的潮流調整人事檔案管理工作的步伐、對人事檔案管理工作給予應有的重視、規范交接工作的程序、引進優秀人才并加大對人事檔案管理的投資力度，讓人事檔案管理工作真正推動地勘單位的發展。

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