淺談如何做好高速公路建設項目檔案管理工作

文/廣東開陽高速公路有限公司 何燕飛

淺談如何做好高速公路建設項目檔案管理工作

文/廣東開陽高速公路有限公司 何燕飛

高速公路建設項目檔案管理工作涉及項目實施階段的全過程，要做好項目管理，必須在各個方面做好管理工作，而各方面的管理成果，除了能在實體工程中體現外，更多地體現在項目檔案中。那么，如何使高速公路建設項目檔案的管理工作持續有效、按時、按質、按量完成相關工作，達到既定目標，本文從建設項目檔案的重要性、檔案的工作體系、制度建設、目標管理、過程控制等方面做出分析，希望形成一套行之有效的建設項目檔案管理方式方法。

高速公路；建設項目；檔案管理

一、充分認識建設項目檔案的重要性

根據國家檔案局、國家發改委聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、運營、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大效益。

二、建立完整的檔案工作體系

根據相關文件對檔案工作的要求，項目建設初期，必須成立相應的檔案管理組織機構，以實現對項目檔案的統一、系統、全面管理。因此，在項目正式開工前，業主單位（指建設單位）須明確項目檔案工作的分管領導和部門，并組織成立包括業主、設計、監理、施工（以下簡稱：各參建單位）等單位在內的各級檔案管理組織機構，明確各級檔案機構、人員的工作職責，建立完善的檔案管理網絡。

其次，各參建單位應將檔案的形成、收集、整理和歸檔等相關工作納入各相關業務部門和各業務崗位職責，并將檔案工作納入部門及個人崗位日常工作考核，這是一項有利于各項檔案工作持續有效開展的重要手段。

三、加強檔案管理制度建設

俗話說“沒有規矩，難成方圓”。高速公路建設項目由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，就必須建立完善的檔案制度。1.業主單位應在項目開工前制定項目的檔案工作總體規劃，按項目建設前期、設計階段、施工階段、竣工階段等項目實施各個階段進行工作的具體規劃，再按年度、季度進一步細化工作內容，使整個項目檔案工作的開展目標明確、思路清晰。2.業主單位應在項目開工前后，制定項目的竣工檔案編制辦法、實施細則等制度，并在開工后作為項目檔案工作的指導性文件及時印發至各參建單位，并要求其嚴格按制度執行。

四、設定明確的檔案管理總目標

設定一個明確的檔案管理總目標是整個項目檔案工作的努力方向、前進動力。站在管理的角度，設定的目標越高，人員的努力程度和工作積極性就會越高，所達到的管理目標也就相對越高。業主單位可將項目檔案總目標設定為：通過對項目檔案進行有效的組織與管理，確保項目竣工文檔完整、準確、系統、安全，專項驗收達95分及以上，爭取申報重大建設項目檔案“金冊獎”（目前廣東省重大建設項目檔案管理最高獎項）。

五、嚴抓過程控制管理

（一）定期召開建設項目檔案工作會議。為順利開展項目檔案的統一、系統、全面管理，在項目開工后，業主單位及時組織召開檔案工作交底會議，對項目檔案管理的總目標、管理及整理要求、注意事項等進行工作交底。在項目實施過程中，定期召集有關參建單位及檔案人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度及存在問題等，安排部署下階段工作。

（二）組織檔案人員參加相關業務培訓。為加強檔案隊伍建設，提升各參建單位檔案人員的檔案業務水平，保障項目檔案工作的質量及進度要求，業主單位應定期或不定期組織或要求各參建單位檔案人員參加相關業務培訓，如上級文件的貫徹落實、管理制度的執行、檔案編制的技術及要求，電子檔案的形成及歸檔要求等等。

（三）抓好各參建單位檔案質量和進度控制。高速公路建設項目檔案是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設項目從提出立項到建成投產全過程中形成的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料等。現廣東省建設項目文件材料歸檔范圍主要包括八大類內容（詳見下表）。抓好建設項目檔案的質量和進度管理，是日常檔案管理最基礎、也是最重要的工作。檔案的質量主要是指文件資料形成的質量及案卷的組卷質量；檔案的進度管理，是指各參建單位在項目實施各階段按要求完成各階段的檔案工作，保證檔案工作與項目建設同步。

廣東省建設項目文件材料歸檔范圍及分工表

1.文件資料形成質量控制。在項目開工初期，業主單位須向各參建單位明確對文件資料形成質量的要求，并在資料收集整理過程中聯合監理單位定期或不定期對形成的文件資料進行抽查，對不符合要求的，要求其整改和完善，直至達到組卷要求。2.案卷組卷質量控制。案卷的組卷工作是整個檔案整理工作的重要環節，案卷的組卷質量直接反映出檔案的整體質量，并關系到今后檔案的保管和利用，因此，必須在案卷組卷時做好質量控制。（1）實行工程計量與檔案質量掛鉤。在項目施工過程中，因為存在施工進度的壓力，施工過程中資料形成緩慢、錯亂多，施工后資料交接脫節，又必然導致檔案工作的脫節。雖然可在合同中明確對檔案的各項要求及獎罰措施，但從管理上來說，要根本杜絕這一問題，最好采取工程計量與檔案質量掛鉤的方法。每月的計量支付，是最能調動施工單位積極性的。通過在計量前引入檔案質量確認的環節，可以在很大程度上提高其做好檔案的積極性，同時也可以在施工過程中形成一個共識：只要資料不合格，就延期支付或不完全支付。通過在計量前引入資料的質量檢查，可以將很多可能積累到最后才來解決的問題在日常就解決，防止“積小疾而成大病”，這對于項目的后期管理是非常有利的。（2）對施工、監理單位的檔案人員應納入管理受控范圍，對施工、監理單位的檔案人員實行報備手續，不得隨意變更，出現變更時須向業主單位申請辦理變更手續，并納入合同制約條款，違者實施相應處罰。以此保障施工、監理單位檔案人員的穩定性，避免因人員更替導致的工作脫節，從而保障檔案整理質量和進度。（3）充分發揮監理單位的監督職能，要求其對施工單位的檔案整理質量進行監督、指導；同時，業主單位需聯合監理單位定期開展項目檔案工作的階段性檢查。3.檔案整理工作的進度控制。要抓好各參建單位檔案整理工作的進度管理，首先應將檔案工作納入各施工、監理單位的合同管理，明確檔案工作進度要求、違約責任等，對施工、監理單位形成一定的制約。其次，業主及監理單位要履行好各自的監督職能，確保檔案工作進度與工程進度同步。抓好各參建單位檔案的質量和進度控制，還可采取一種更直接有效的辦法，那就是由業主單位編制印發項目檔案工作的綜合評比辦法，實行激勵機制，在項目實施過程中定期或階段性對監理、施工單位進行檔案工作綜合評比，對檔案質量和進度做得較突出的給予獎勵，對達不到要求的予以通報批評，提高他們對檔案工作的重視度和積極性。

（四）重視各參建單位檔案安全管理。檔案安全工作直接關系到檔案工作的可持續發展和檔案作用的有效發揮。要做好項目檔案的安全管理，應主要抓好以下幾點工作：1.檔案的安全管理范圍包括對紙質文件材料的安全管理、對電子文件材料的安全管理、對檔案存放環境的安全管理等。2.在各參建單位中宣貫檔案安全工作的重要性，加強檔案安全工作監督管理，業主單位負責對施工、監理單位的檔案管理進行監督，業主及監理單位對施工單位進行監督，同時各參建單位應在日常工作中加強自我監督。3.根據高速公路建設項目施工點多、施工單位辦公場所分散、資料分散整理、存放環境簡陋等特點，檔案在收集、整理及保管過程中較容易出現各種突發狀況，各參建單位應制定檔案搶險應急預案，出現險情時及時啟動應急預案，保障檔案的安全。

六、結語

本文從建設項目檔案管理學習者的角度出發，對如何做好高速公路建設項目檔案管理工作作出了初步分析，希望能給高速公路建設項目檔案管理帶來一定的幫助，并請各建設項目檔案工作者共同探討、多提寶貴意見及建議。

[1]重大建設項目檔案驗收辦法(檔發﹝2006〕2號).

[2]廣東省交通運輸廳.關于印發﹝廣東省交通運輸廳關于公路建設項目檔案的管理辦法〕的通知(粵交辦﹝2012〕406號)[Z].

[3]關于加強廣東省重大建設項目檔案工作監管的通知(粵檔發﹝2015〕61號)[Z].

[4]宮曉東.企業檔案管理體系的建設與運行[M].北京:中國工商出版社,2016(4).