淺談城市燃?xì)夤芫W(wǎng)檔案的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

張春華

近年來城市建設(shè)迅速發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)大，管網(wǎng)檔案日益顯現(xiàn)出重要性與必要性，但對城市地下管線檔案信息的集中統(tǒng)一管理十分欠缺，致使地下管線情況不明，在施工中挖斷地下管線的現(xiàn)象時有發(fā)生，造成了較大的經(jīng)濟(jì)損失和社會影響，因燃?xì)夤こ痰慕ㄔO(shè)與百姓生活息息相關(guān)，涉及危及公眾安全和人民群眾正常生活。為此，國家建設(shè)部要求建設(shè)行政主管部門加強(qiáng)城市地下管線的檔案管理工作。

—、燃?xì)獾叵鹿芫€檔案現(xiàn)狀

（一）存檔不及時。公司明確規(guī)定燃?xì)夤こ淘诳⒐を炇?個月內(nèi)將工程檔案及時移交公司檔案室，但有些工程檔案歷經(jīng)幾年甚至十幾年都沒有存檔。其一：部分工程開工前沒有辦理規(guī)劃許可證，為搶先占領(lǐng)市場，沒有進(jìn)行備案，沒有備案證；其二：財務(wù)文件審核緩慢，工程結(jié)算文件太滯后。其三：部分施工單位將施工資料丟失或簽字蓋章不全。

（二）歸檔不完整因素。公司所屬二級單位成立及撤銷變化性及人員流動性較頻繁，部分施工部門對檔案資料處于無章可循的自由處理狀態(tài)，資料存放在個人或科室部門；有的單位考慮人員配置等問題沒有專職的檔案人員，兼職人員同時兼任多項工作，一時無法全身心的投入檔案管理工作，造成檔案的缺少。檔案意識淡薄，一旦出現(xiàn)所屬企業(yè)撤銷或合并，人員調(diào)動工作重新安置，在這種混亂狀態(tài)中，勢必造成個人手中資料丟失，檔案缺少的現(xiàn)狀。

（三）開發(fā)利用、信息互動少。由于體制的多樣化，地下管線檔案都由相關(guān)企業(yè)自行保管，除了本單位使用外，其他單位很少利用，所以經(jīng)常出現(xiàn)某路段中低壓管道被其它施工單位壓斷，燃?xì)庑孤┑痊F(xiàn)象。必須加強(qiáng)各管線單位檔案信息的交流互動，而就目前管理體制下的檔案管理缺少交流平臺。

二、加強(qiáng)管網(wǎng)工程檔案的管理措施

（一）檔案管理與工程管理同步化。首先將檔案管理納入企業(yè)管理考核體系，檔案人員定期下基層單位檢查、指導(dǎo)，以通報的形式向公司報告檔案檢查的情況，作為內(nèi)部考核依據(jù)。各招投標(biāo)單位制定工程項目計劃時，應(yīng)提出檔案工作計劃，制定相應(yīng)的管理辦法。如在管線施工款支付上，要待工程款支付85%時，交齊各類檔案資料并由檔案室人員簽字確認(rèn)后再進(jìn)行預(yù)留一部分保證金，這為管線維護(hù)、搶修檔案的收集提供了保障。工程部門在對外進(jìn)行工程招、投標(biāo)的同時，工程部或施工單位在簽訂施工合同時應(yīng)將對竣工檔案的歸檔要求詳細(xì)做出規(guī)定，并應(yīng)規(guī)定在竣工驗收4個月內(nèi)將工程檔案及時移交公司檔案室。

（二）建立工程檔案移交（接收）單（附件），與工程檔案一并存檔案，實施施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位、檔案部門聯(lián)簽審核，各司其責(zé)，共同保證工程檔案客觀真實反映由施工設(shè)計到竣工驗收的全過程。對于竣工文件材料不符合歸檔要求或有不真實現(xiàn)象的文件，不予驗收簽字，并下《整改通知書》規(guī)定整改時間。

（三）管網(wǎng)工程檔案涉及面廣，管理人員素質(zhì)層次不齊。工程部門施工員應(yīng)提高檔案意識，及時掌握工程項目的建設(shè)進(jìn)度；及時跟進(jìn)，未雨綢繆，到現(xiàn)場指導(dǎo)施工單位加強(qiáng)工程建設(shè)檔案的建檔工作，施工員換崗換人應(yīng)做好文件材料的交接，使接收人了解工程的現(xiàn)狀，盡量避免出現(xiàn)“馬后炮”的現(xiàn)象，避免施工單位反復(fù)整理檔案，挫傷其積極性。

三、管網(wǎng)開工建設(shè)與檔案同步進(jìn)行

（一）管網(wǎng)建設(shè)開工之日起，施工單位必須依據(jù)《施工前準(zhǔn)備管理程序》等規(guī)定，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)督促此工程兼職檔案員的工程材料收集、積累、移交工作，檔案員應(yīng)根據(jù)工程項目進(jìn)度實際情況檢查落實，主動收集、整理檔案，做到施工文件材料的形成與工程進(jìn)度同步，內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、齊全、完整。在建設(shè)過程中加強(qiáng)督導(dǎo)，定期或不定期檢查，從而引起建設(shè)各方對文件材料積累、整理的重視，避免了工程竣工后工程資料被動應(yīng)付現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（二）工程竣工驗收與檔案驗收同步進(jìn)行。《工程驗收管理程序》明確規(guī)定了檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定在工程竣工驗收會議之前，完成檔案專項驗收，對工程項目的前期、施工、竣工活動中產(chǎn)生的各類材料是否齊全進(jìn)行逐一核對，并要求監(jiān)理單位對施工技術(shù)文件材料、竣工圖進(jìn)行審核，形成書面記錄后，才進(jìn)行竣工驗收。

四、燃?xì)夤芫W(wǎng)檔案的前景設(shè)想

（一）地下管網(wǎng)檔案的集中管理。嚴(yán)格執(zhí)行地下管線檔案報送制度，建設(shè)單位和專業(yè)管線管理單位要嚴(yán)格按照《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，我市地下管線普查與信息化建設(shè)工作基本完成，為逐步建立我市地下管線信息動態(tài)更新長效機(jī)制，建設(shè)單位應(yīng)在地下管線工程竣工驗收后3個月內(nèi)向所在城市城建檔案管移交管網(wǎng)檔案材料，地下管線投入使用后進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者對重要部位進(jìn)行維修的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)據(jù)實修改原竣工圖，并向城建檔案管報送修改部分的工程竣工檔案。

全地下管線檔案信息查詢制度。相關(guān)單位地下管線開工或搶修的工程，凡在各類管線附近地段進(jìn)行開挖、鉆探、爆破等施工活動前，需到城建檔案管理機(jī)構(gòu)查詢該地段的地下管線現(xiàn)狀資料，查清相關(guān)資料，獲取查詢證明后，方可到市政部門辦理開工手續(xù)，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)隨時提供服務(wù)。擅自組織施工造成地下管線損失的，建設(shè)單位要承擔(dān)賠償責(zé)任。

（二）加強(qiáng)管網(wǎng)檔案信息化建設(shè)。以數(shù)字化檔案為載體，依托數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)作為信息平臺，通過網(wǎng)上鏈接、信息托管、資源共享等現(xiàn)代科技手段，依靠目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體、數(shù)據(jù)庫存和檔案數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)地下管線檔案遠(yuǎn)程利用。自助查詢，信息互動，數(shù)據(jù)共享，最大程度發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢，摒棄傳統(tǒng)的利用查詢方式。逐步建立科學(xué)的城市地下管線檔案信息動態(tài)管理系統(tǒng)，避免城市道路重復(fù)開挖，所以管網(wǎng)檔案的及時歸檔和統(tǒng)一管理是發(fā)展必然趨勢，為民眾、企業(yè)的建設(shè)發(fā)展服務(wù)，為保護(hù)城市生產(chǎn)和城市環(huán)境，提供詳實的信息資源，城市燃?xì)夤芫W(wǎng)檔案統(tǒng)一歸檔是檔案管理的必然趨勢。