信息社會環境下辦公室文書檔案管理的創新對策

【摘 要】在信息技術不斷發展的大背景下，辦公室文書檔案管理也要與時俱進，在管理理念、管理方式上有所創新，只有這樣才能保證文書檔案的完整性和有效性，為組織發展提供更可靠的文書檔案依據。本文首先針對企業辦公室文書檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并針對這些問題提出信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革路徑，最后提出具體管理創新對策，旨在為辦公室文書檔案管理水平提供有益的理論參考。

【關鍵詞】信息社會；辦公室；文書檔案管理

信息技術的發展為辦公室文書檔案管理帶來了新的發展機遇，同時也為當前工作模式、管理方法提出了新的挑戰。依托信息技術實現辦公室文書檔案管理創新已經勢在必行，對于提高管理規范性、實效性、適用性有著重要意義，同時也是辦公室文書管理創新的有益嘗試。

一、企業辦公室文書檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏檔案利用與評估優化

在辦公室文書檔案管理當中，缺乏對管理價值的應有重視，在技術、設備、管理手段等方面與企業發展實際不相匹配，尚未建立文書檔案保密機制。尤其是在信息環境下，需要對檔案文書制定檢索目錄，從而使組織檔案信息價值被充分開發應用。但是從當前實際管理情況來看，無論是在文書檔案應用還是評估方面都缺乏必要的優化措施。

（二）管理人員素質差異

從當前文書檔案管理團隊構成來看，不少管理人員尚未具備良好的信息化管理能力，在信息業務操作中不能適應實際需要，在管理理念、管理方式上過于陳舊，缺乏科學統一的管理機制。提升管理人員素質，向信息化、規范化、智能化管理方向發展已成管理人才建設的為當務之急。

（三）缺乏整體管理規劃

雖然辦公室文書檔案管理已經向電子化管理模式轉變，但是在實際管理中仍缺少整體規劃，在管理運作中缺乏協調性，進而導致組織內部各部門之間檔案文書歸類不科學，為調取、檢索、歸檔、管理等造成不便。

二、信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革

（一）推行“三全式”的管理改革

1.檔案的全過程管理。從檔案形成、完善、分類到歸檔，要制定科學的管理方案以提高管理效率。檔案資料收集要保證信息來源可靠，避免虛假數據混入檔案中，歸檔管理則需要統一使用歸檔符號，例如規定檔案筆跡的書寫筆類型，規定電子檔案打印紙質，檔案編號方式、檢索類型等都需要進行嚴格規范，嚴格執行組織相關規定，進一步增強文書檔案管理的嚴謹性。

2.檔案的全員式管理。對組織成員開展建檔工作，每一份檔案都需要標注工作性質。通過員工檔案的制定進一步完善管理責任制，引導員工形成積極主動的工作態度，為組織發展增加助力。

3.檔案的全方位管理。檔案管理需要突出全方位特點，保證檔案資料完整、管理流程規范，組織內部各部門需要建立協調統一的管理方式。同時要進一步強化文書檔案的保密意識，尤其是對于核心檔案文書進行加密管理，以避免出現機密信息外泄風險。

（二）實施系統化管理

根據組織發展要求，制定統一的文書檔案管理方式，并制定與之相適應的工作標準，從而使管理工作與組織發展戰略相契合，為組織發展提供更可靠的參考依據。文書檔案管理的系統化發展，能夠促進組織管理趨于標準化、精細化。尤其是在信息技術逐步普及的環境下，需要對文書檔案管理模式做細節性創新，尤其是在重點電子檔案管理中需要做好備份，不能僅完成電子掃描就完成歸檔。在備份介質的選擇上可以選擇U盤、硬盤、光盤刻錄等形式。

三、信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的創新

（一）建立有效的信息檔案管理系統

對辦公室文書檔案實施規范化管理，依托信息技術建立起完善的檔案管理體系，將組織檔案進行科學分類，將其分為“絕密、機密、保密、一般”四種類型，根據不同檔案的機密等級進行分類管理。公文檔案收訖要結合“收文→分類→傳送→催辦→立卷→歸檔→銷毀”的流程進行，檔案機密等級有組織決策層和文書起草人共同制定。文書檔案建檔和管理過程中需要嚴格遵守組織相關管理制度，在歸檔管理中明確文件類型和屬性。

（二）規范文書檔案管理人員的素質

在文書檔案管理人才隊伍建設上要給予充分重視，提高管理人員的專業素質和職業道德水平。明確崗位工作職能，在文書檔案管理中要嚴格區分部門、檔案性質、使用權限等項目，尤其是在檔案保密方面要進行專項培訓，提高工作人員自覺保密、嚴格保密意識，通過專業素質培養提升文書檔案管理人員的職業素養。

（三）實時性與科學性

信息技術件環境的文書檔案管理需要具備時效性，突出科學管理、科學應用、科學規范的全面管理特色，應用信息技術實現文書信息的共享，以此減少傳統管理中延時性造成的不良影響，進一步提高文書檔案管理水平。

（四）制定相關管理制度

強化制度約束有利于提高文書檔案管理成效。首先根據不同文檔內容確定責任分工，將保密文書檔案和一般文書進行區分，通過信息化管理實現內部信息網絡和外網的有效隔離。強化文書檔案的安全監管質量，在計算機網絡中安裝防火墻、風險報警、數字證書等安全防御系統，減少信息泄露風險。

四、結語

隨著信息技術的高速發展和應用范圍的不斷擴大，辦公室文書檔案管理不再以機械的信息分類為目標。通過信息技術優化當前文書檔案管理模式，培養具有良好信息技術素養的專業化文書管理人才，強化管理者職業道德教育，做到嚴謹守規、完善保密，通過科學的理論指導和創新實踐進一步提高辦公室文書檔案的管理的質量和管理效率。

作者簡介：范非川（1966-），男，籍貫（精確到市： 江蘇省南通市，學歷：本科，作者單位：中國農工民主黨南通市委員會。

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