機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀分析與改革設(shè)想

賀宇

摘要：檔案對(duì)于一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)是十分重要的，檔案中包含了人員信息、工作記錄，是十分重要的一個(gè)工作參考。有效的檔案管理有利于一個(gè)機(jī)關(guān)單位整體工作效率的提高和內(nèi)部組織上的和諧。然而目前我們可以看到，機(jī)關(guān)檔案的管理工作中仍然存在著一些問(wèn)題，這些問(wèn)題導(dǎo)致了機(jī)關(guān)檔案管理的效率一直無(wú)法提高。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)以及學(xué)習(xí)成果，試著談一談目前機(jī)關(guān)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并嘗試找到一些解決的方法。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案管理；工作改革

引言

每個(gè)機(jī)關(guān)單位都有檔案，然而檔案管理的工作卻一直不被人們重視甚至熟知。這樣的現(xiàn)象產(chǎn)生是有原因的。一直以來(lái)，我們的同志一旦進(jìn)入了機(jī)關(guān)單位，就認(rèn)為檔案管理完全邊城了單位的工作，有任何的變動(dòng)或者操作都與自己無(wú)關(guān)了。而機(jī)關(guān)單位其實(shí)面臨著許許多多的檔案管理的工作，在這樣雙方的不對(duì)等的情況下，檔案管理越來(lái)越稱(chēng)為了機(jī)關(guān)單位中十分難做的一項(xiàng)工作。

一、目前機(jī)關(guān)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

在我們?nèi)粘５恼Z(yǔ)境中，一提到檔案，仿佛都是一個(gè)大的變動(dòng)的事件。因此在機(jī)關(guān)單位這樣相對(duì)穩(wěn)定的組織中，很多人都認(rèn)為這與自己的關(guān)系不大。其實(shí)這是一種錯(cuò)誤的認(rèn)知。如今我們的機(jī)關(guān)檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題就與此有關(guān)。

（一）檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理其實(shí)是一項(xiàng)十分精細(xì)的工作，其中不僅需要檔案管理者長(zhǎng)期的反復(fù)的工作，更需要有相關(guān)的專(zhuān)業(yè)工作技巧。然而如今許多單位沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，總以為檔案管理工作是稍加訓(xùn)練就可以直接上崗的工作。如今，在全國(guó)范圍內(nèi)，除了類(lèi)似北上廣等人才集聚的地區(qū)以外，機(jī)關(guān)單位中檔案管理工作的常態(tài)仍然是專(zhuān)業(yè)人才缺乏。還有一些單位，由于對(duì)于檔案管理人才的不重視，導(dǎo)致認(rèn)為檔案管理工作誰(shuí)都能做。于是這個(gè)崗位就長(zhǎng)期成為了一個(gè)流動(dòng)性很強(qiáng)的崗位。在這樣的工作環(huán)境下，工作人員連檔案的內(nèi)容還沒(méi)摸清楚，就已經(jīng)被調(diào)離了崗位，這樣工作的斷檔，對(duì)于檔案管理工作是極為不利的。

（二）大多數(shù)職員對(duì)于檔案管理的認(rèn)知有偏差

正如上文所說(shuō)，很多人都認(rèn)為只有當(dāng)自己的工作遇到十分重大的變動(dòng)時(shí)，才會(huì)涉及到檔案管理的工作。而機(jī)關(guān)單位又是相對(duì)比較穩(wěn)定的，所以很多人甚至入職很多年了連檔案管理員是誰(shuí)都不知道。這樣的情形雖然極端，但并不是沒(méi)有發(fā)生過(guò)。事實(shí)上，檔案管理并不是檔案管理人員自己的事情，它需要機(jī)關(guān)單位內(nèi)所有人的共同配合，才能做得更加快捷高效。如果所有人都不認(rèn)為這件工作與自己有關(guān)系，那么檔案管理工作就會(huì)變得十分繁瑣。

二、機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的改革設(shè)想

從上述的論述我們可以看出，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作出現(xiàn)了問(wèn)題，主要是由于人員的素質(zhì)和意識(shí)水平?jīng)]有得到提高，因此，我們想要提高機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的工作效率，就必須要從人的身上去進(jìn)行改革。

（一）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

首先，我們應(yīng)該明確一點(diǎn)：檔案管理工作并不是一項(xiàng)不需要專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的工作。很多機(jī)關(guān)中都是選出一個(gè)性格比較內(nèi)向、做事比較細(xì)致的人去做檔案管理的工作。然而，并不是說(shuō)擁有了這兩種性格，就可以勝任檔案管理工作了。在如今這個(gè)現(xiàn)代化社會(huì)中，我們要明確，每一個(gè)崗位都應(yīng)該有專(zhuān)業(yè)的人來(lái)負(fù)責(zé)，如此工作才能夠有保障。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該實(shí)行嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度，提高檔案管理工作的準(zhǔn)入門(mén)檻。在招聘的過(guò)程中，這一崗位應(yīng)該招收檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生。這樣才能夠從技術(shù)上保證檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）改善整體人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知

上文說(shuō)過(guò)，檔案管理并不是檔案管理人員自己的事情，它應(yīng)該是每一個(gè)人都共同參與的事情。對(duì)于沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能培訓(xùn)的人，不清楚檔案管理的內(nèi)容是十分正常的，因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該安排檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員為整體職員進(jìn)行相關(guān)的知識(shí)培訓(xùn)，這樣能夠?yàn)檎w的機(jī)關(guān)單位人員普及檔案管理知識(shí)。只有整體人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)知改變了，檔案管理才能變得高效。

（三）從制度上完善檔案管理的工作

在組織機(jī)構(gòu)中，制度是提高整體工作效率的一個(gè)最重要因素，只有建立了完善的制度，每個(gè)人才明白自己的工作是什么，才能夠有的放矢。機(jī)關(guān)單位做好檔案管理的相關(guān)制度，要具體到每一個(gè)人，何時(shí)建檔、何時(shí)存檔備份，在平時(shí)工作中應(yīng)該如何配合檔案管理人員的工作，如何將工作記錄檔案做得更加完整等等。只有當(dāng)這一切的行為都通過(guò)制度的規(guī)訓(xùn)深入們一個(gè)機(jī)關(guān)人員的意識(shí)當(dāng)中，檔案管理工作才能有序進(jìn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上，檔案管理工作不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作有其如此。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該在平時(shí)的工作中為機(jī)關(guān)人員制定良好的檔案管理制度，讓每一個(gè)人都參與到檔案管理工作當(dāng)中，讓我們的檔案管理工作變得更加高效。

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