淺析信息時代背景下檔案管理工作的創新

李雪凈

摘要：機關的檔案管理工作是保障機關工作開展的基礎，為機關單位各類資產的保存、管理和使用提供了良好條件。在信息化技術快速發展的時代潮流下，機關檔案管理工作業遇到了很大困難和挑戰，也更加凸顯出檔案管理的重要性。本文主要對當前信息化背景下機關單位檔案管理工作的問題進行了認真分析，也為以后的檔案管理在信息化背景下如何開展提出了思路。

關鍵詞：信息；檔案管理；工作創新

引言：

做好機關單位的檔案管理工作，是機關單位關鍵信息得以保存、關鍵資料得以傳承、關鍵政策方針得以學習的關鍵手段。特別是機關一些寶貴的文件資料、音頻資料、圖像資料得以良好保護和使用的有效途徑。隨著社會發展的日益激烈，檔案管理工作已經由最初的簡單性文件存儲和查詢使用轉變為一項綜合性工作，在機關的運轉中發揮出越來越大的作用。特別是信息化時代背景下，如何抓好檔案管理工作，更是一項嚴肅和科學的命題。

一、明確檔案信息化建設的內涵

當前社會，隨著電子信息技術的革命化發展，信息化已經快速地融入到各行各業中。作為傳統的檔案管理工作，也必須緊緊圍繞信息化建設這一潮流，將信息技術與檔案管理工作深度融合，通過信息技術對檔案資源進行尋找、挖掘、分析、存檔和使用服務，實現檔案管理的便捷化、高效化[1]。

二、明確檔案信息化建設的基本內容

（一）建立完善基礎軟硬件設施

檔案管理信息化的基礎就是硬件設施的建設和完善。在這方面應該圍繞兩個方面進行闡述。第一，目前已經建設完成檔案管理信息系統的單位和機關。對于這類機關的關鍵是要抓好原有檔案管理系統的升級工作[2]。第二，目前尚未建立檔案系統的單位和機關，要從源頭上提高檔案管理的標準，必須以信息化手段來建立檔案管理系統。同時，在無論是升級還是初建，都要保證按照國家和行業的統一標準來進行，確保各基層單位和機關最終信息化系統建設完善后，共同構建起一個比較系統和全面的國家級檔案管理信息化平臺。

（二）抓好檔案管理信息化標準化建設

沒有一個良好的信息化規范體系，會造成檔案資源不成系統、管理混亂、共享緩慢。各機關單位應該引起重視，在檔案信息化管理上無論是從信息采集、錄入、歸檔、使用、歸還等流程建立一條規范化的制度，從而能夠實現檔案資源的良好統一管理，為后期檔案的使用提供更加便捷的體驗[3]。

（三）抓好檔案管理信息化的人才和組織隊伍建設

檔案管理的專業性非常強，培養一個經驗豐富的檔案管理人員需要很長的實踐經驗和工作周期，特別是當前信息化導入檔案管理工作，就更加需要提升檔案管理人員的綜合素質和水平。這就要求相關機關單位要認清檔案管理的歷史地位和責任使命。一方面，將現有的檔案管理人員通過送出去的方式進行專業化培訓，提高工作技能。另一方面，通過學校引進的方式，招收專業的檔案管理人員。只有豐富了人才基礎，才能實現檔案管理工作的本質提升。

三、提升認識，抓住檔案信息化管理創新內容

（一）推進信息化背景下檔案管理理論建設

信息化背景下推進檔案管理工作創新，首要的就是要實現檔案管理基本理論、方式方法等方面的創新和轉變。應該在檔案管理制度、管理人員專業能力、電子文檔數據管理、檔案硬軟件設施、電子文檔數據管理等方面都要有一套系統的工作理論來支撐，這是檔案工作的基礎。

（二）推進檔案資源的安全、高效、合理使用

1.解決真實性問題。在日常工作中，無論是電子格式的文件還是已經生成的各類文件，管理之間的系統很難實現有效融合，這就造成檔案數據殘缺問題。特別是當前，很多電子文件與紙質文件沒有統一的管理辦法，導致檔案的準確性很難去界定。這就需要在普通文件錄入時，注意管理的細節，確保文件錄入程序正確，可靠完整。

2.解決安全性問題。隨著電子計算機體系的逐步完善擴張，檔案化信息化工作的持續推進，就會帶來網絡病毒和黑客對于檔案系統攻擊。這就需要檔案管理部門建設完備安全的防御系統，還要給檔案管理人員進行必要的檔案安全管理的性培訓，確保檔案管理的安全性問題。

3.解決法律性問題。一般情況下，檔案的保存和管理都有相應的法律規范來實施保障。這就需要一定的管理載體來實現。但就目前來說，由于電子信息產業發展的弊端仍然存在，這也造成電子檔案的法律載體不夠明確，對檔案的法律認定工作造成一定影響。這就需要檔案管理部門牽頭組織，建立健全完善的工作載體，使各類光盤、磁帶等電子檔案受到法律的認可和保護，從而提升檔案使用的可靠性。

（三）推動檔案信息標準化建設

檔案管理最終依托信息化，但前提是做好檔案管理標準體系構建。這項工作從源頭決定后期檔案存儲和使用的質量問題。首先，從源頭加強管理，要求各類公文文案的制發必須嚴格按照相應標準進行，對不符合標準的不予接收[4]。其次，要加強過程管控，文檔資料等的收取、交接、保存和使用工作要嚴謹細致，特別是借閱工作要做實做細，嚴格標準借閱流程和歸回流程，預防安全風險。

四、結束語

檔案管理做在當下，但是功勞卻在長遠。特別是在當前信息化產業不斷發展壯大的同時，檔案管理應該緊跟時代潮流，推動信息化向檔案管理深度融合，加快人才隊伍、硬件體系、標準化、安全性等方面建設，為檔案工作的長遠可持續發展夯實基礎。

參考文獻：

[1]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].勞動保障世界：理論版，2012（10）：80-81.

[2]唐雄，劉煥寶.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].華東科技：學術版，2015（9）：52-52.

[3]伍震.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].速讀旬刊，2015（10）：22-25.

[4]李玲.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].中國科技投資，2016（36）：112-115.endprint