淺論行政事業單位檔案管理創新思路

李迎芝

摘 要：行政事業單位檔案是行政事業單位運營過程中重要的信息載體。在行政事業單位業務開展、人員聘用、組織建設等方面，通過檔案能夠提供有力的信息參考。然而，部分行政事業單位檔案管理工作尚處于相對滯后的狀態，無法跟上新形勢要求，這使得檔案信息的價值受到了極大程度制約。基于此，本文對行政事業單位檔案管理進行了綜合性分析，并提出了相關建議，以供參考。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；創新思路

1檔案管理工作概述

從基本性質來看，檔案管理是一項服務性、管理性、政治性的工作。首先，檔案管理系統并不是孤立存在的，它與行政事業單位內部其他管理系統存在密切關聯，并且能夠相互影響。檔案管理系統能夠服務于其他管理系統，為其他管理系統提供信息參考、依據，但本質上都是為了更好地服務于社會。其次，檔案管理是一定階級關系與階級利益的體現。檔案為一定的統治階級所掌握，為一定階級的政務、文化、經濟所服務[1]。部分檔案內容與政治利益、經濟利益密切相關，所以對檔案管理具有保密要求，這也是檔案管理政治性的體現。另外，檔案管理無法直接產生經濟效益，相關資源也不能直接被利用于產生物質財富。也就是說，檔案管理是專門管理各部門原始檔案實體與檔案信息的一種系統性工作。

2 行政事業單位檔案管理過程中存在的通病

目前來看，部分行政事業單位在檔案管理方面還不夠成熟，在部分環節上依然表現出了一定問題[2]：（1）行政事業單位檔案管理不受重視。由于檔案管理無法產出直接經濟效益，往往會受到行政事業單位領導所忽視。同時，部分領導在行政事業單位檔案管理上存在認識誤區，未能將單位內部檔案管理作為重點工作納入至議事日程當中，也未將其與相關考核關聯起來。一些行政事業單位在檔案管理監督工作方面未落實到位，一定程度上制約了檔案管理效能，未能將檔案的潛在性價值充分發揮出來。（2）行政事業單位檔案管理制度存在缺陷。盡管大多數行政事業單位關于檔案管理都制定了一套對應的制度，但制度內容存在缺陷，可操作性不強。例如，檔案組卷、檔案資料保管方面缺乏統一規范，并且檔案鑒定、檔案銷毀也未能按照標準化流程進行。（3）行政事業單位檔案管理設施有待完善。由于檔案管理工作未能得到應有的重視，造成相關資金投入不足，導致檔案管理軟、硬件設施建設有所滯后，特別是在檔案信息化建設方面存在嚴重不足。一些行政事業單位未能將電子信息化技術融入到日常檔案管理工作當中，還是采取傳統書面化的形式來處理檔案資料，管理效率堪憂，且工作量較大，易出現人為差錯，會對檔案信息的完整性及真實性產生影響。

3 行政事業單位檔案管理創新思路分析

要完善行政事業單位檔案管理工作，要把握幾個原則[3]：（1）職責、權益兼顧。行政事業單位檔案管理制度制定過程中，要明確相關領導干部工作范圍、權限及職責，同時要兼顧到檔案工作人員的合法權益，讓職責、權益能夠相互協調。（2）規范靈活相統一。行政事業單位檔案管理要嚴格按照國家相關標準執行。但在檔案管理工作具體實施過程中，要根據單位需求、部門特點、內外部環境等做出靈活調整，構建出一套符合本單位實際情況的檔案管理體系。（3）制定、執行并重。行政事業單位檔案管理工作除了要重視相關制度制定外，還要保證制度執行力。通過落實監督工作，促進各項制度順利執行，以保證檔案管理工作實際成效。在充分把握上述原則的基礎上，通過以下舉措來創新行政事業單位檔案管理，將檔案的潛在性價值充分發掘出來。

3.1 完善檔案管理制度建設

通過完善行政事業單位檔案管理制度，逐漸形成一個標準化的檔案管理流程，促使相關工作規范化執行。以《檔案法》及《檔案管理辦法》為導向[4]，并結合單位實際情況對現行檔案管理制度進行完善、補充。通過補充細則內容，保證檔案制度的可操作性、實用性，以發揮制度的引導作用。同時，要保證制度的平等性。制度除了要對一般檔案工作人員具有約束力外，還要能夠約束領導，以體現制度約束的地位平等性，促進制度順利執行。另外，要建立相應的監督機制，促進相關制度落實，做到獎懲分明，產生激勵、督促作用，進一步提升檔案管理效能。

3.2 加強檔案管理信息化建設

要提升行政事業單位檔案管理質量及效率，必然要加強檔案管理信息化建設。首先，單位內部要加強相關資金投入，更新陳舊設備，創造出一個良好的軟、硬件環境。在單位內部構建統一的計算機檔案管理系統，利用系統實現檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引及文檔一體化管理等，進一步提升檔案管理效率。其次，要更新檔案存儲載體。檔案信息涉及范圍較大，且信息內容較多，如果依然采取傳統紙質檔案存儲，會給檔案庫房存儲帶來不小壓力。因此，單位檔案管理部門要將紙質載體轉變為計算機信息載體，建筑硬盤、光盤等進行檔案信息存儲，這樣不僅能夠減輕檔案管理人員工作量，還能夠保證檔案信息存儲安全。再者，要統一單位電子檔案管理標準，確認電子檔案統計標準、整理標準、各項技術標準等，形成一個標準化的電子檔案管理流程。同時，也能借助相關標準對電子檔案管理工作進行權衡、評價，及時發現問題并完善。另外，要加強電子檔案信息安全建設。通過對電子檔案信息源進行密切監控，防止單位內部計算機檔案系統受到外部非法攻擊。通過構建電子身份認證制度，對訪問者登錄行為進行嚴密監控。

3.3 改善檔案基礎設施

行政事業單位除了要重視檔案管理信息化建設外，也不能忽視檔案基礎設施建設。單位內部依然保存了大量紙質檔案文件，這些原始文件對于單位發展具有重要的意義。通過完善檔案基礎設施建設，讓這些原始紙質檔案文件得到妥善保護。例如，單位內部應該單獨成立檔案室，將檔案室與其他辦公室隔開，避免相互干擾；加強防火、防潮、防盜等安全措施，避免檔案原始文件損壞。

3.4 重視檔案工作人員培訓

落實檔案管理工作的關鍵在于人。目前來看，部分行政事業單位檔案管理人才隊伍專業水準還不夠，缺乏崗位勝任力。因此，單位內部要重視檔案工作人員培訓。對于部分兼職人員，在其上崗前應進行系統化的崗前培訓，使其能夠初步了解檔案管理工作流程，并指派專業人員指導。對于檔案管理專職人員，可提供其參與當地檔案局專門組織的培訓活動的機會，不斷拓展其視野，增強其業務實干能力。同時，要鼓勵檔案管理人員自我學習，不斷更新知識。通過定期業務考核，對檔案管理人員階段性工作做出評價。對于表現突出的人員給予獎勵，激勵其繼續保持踏實、奮進的工作態度；對于考核成績不理想者，做好其思想工作及指導工作，使其意識到自身工作能力缺陷，并不斷改進。

4 結語

行政事業單位檔案管理工作是單位日常運營過程中重要的環節之一。通過完善檔案管理制度建設、改善檔案基礎設施、加強檔案管理信息化建設，并加強檔案工作人員培訓，逐漸形成一個完整、健全的檔案管理體系，讓行政事業單位檔案管理工作得到持續性改進。

參考文獻

[1]蔡軍趁.行政事業單位檔案管理的創新思路[J].企業改革與管理，2015，（04）：188.

[2]安威.關于行政事業單位檔案管理的創新思路分析[J].科技展望，2015，25（33）：176.

[3]于喜輝.淺談行政事業單位檔案管理的創新思路[J].辦公室業務，2016，（01）：137.

[4]岳暢.信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新研究[J].蘭臺世界，2017，（S1）：148.endprint