OA系統在醫院文書檔案管理中的應用與思考

陳潔

摘 要：信息與網絡的應用已經成為21世紀各行業評判其競爭力的重要尺度。OA系統在衛生行業的應用，優化了醫療、行政工作資源，提高率了辦公效率，為醫療服務事業作出了貢獻。

關鍵詞：OA系統；文書檔案；檔案管理；應用與思考

在網絡化廣泛覆蓋，管理信息系統逐步成熟的今天，辦公自動化這種新型的辦公模式進入了各個行業，并成為發展中不可或缺的部分。信息化作為未來社會發展的必然趨勢，已經為很多行業帶來深刻的變化，對醫療衛生行業的重要性也逐步顯現。它的作用不僅僅是為了解決醫療衛生行業目前的生存問題，更是其長期發展的基礎。在這樣的背景下，文書檔案的管理模式也在朝著科學化、流程化的方向發展，不斷的提升著文書檔案的網絡化管理水平。

1 OA系統的應用是醫院文書檔案管理發展的必然趨勢

辦公自動化系統（OA：Office Automation）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。[1]通過實現辦公自動化，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

醫院檔案記載著醫院歷史發展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫院發展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫院發展歷程的見證。隨著我國電子信息科學地不斷進步，醫院文書管理也需要更系統化、程序化、具有科學性地進行管理，檔案工作更為突出信息化管理。醫院文書檔案實施信息化管理后，使管理由單途徑發展到體系化管理，實現了檔案目錄與內容的合并管理，提高了檔案資源的利用效率，所調閱的信息能夠及時脫機處理和適時響應，查準率和查全率都得到了保證。

隨著辦公自動化系統的普及，醫院信息化的管理在單位內部編織起一套高效、暢通的信息互聯體系，極大的推動了醫院各項工作的發展。但傳統的管理系統由于受限于辦公地點，這種局限性使得工作人員離開了辦公室，就無法完成工作，而移動信息化的出現，使得醫院信息化應用擺脫了對固定的辦公場所、固定的辦公配套設備、固定工作時間的依賴，打破了這些時空上的信息束縛限制，將信息化無縫延展到每個人手中，方便醫務人員隨時隨地處理辦公事務，彌補了傳統信息化體系的接入死角。

2 OA系統為醫院文書檔案管理帶來了革命性變革

隨著我國醫療衛生體制改革的推進，支撐醫療改革建設的信息化體系愈發凸顯出其重要位置。為此，全國各級醫院在行政管理及醫療管理方面也加快了信息化發展步伐，從而提高醫院辦公效率，改進辦公質量，更好的貫徹落實各級精神。從技術上來講，OA公文辦公系統主要依據互聯網技術來展開，它也是醫院目前辦公自動化環境體系中唯一能與檔案系統實現無縫連接的智能化技術。[2]

醫院文書檔案擔負著各級領導公文分類、轉遞、歸檔以及醫院重大事件、重要活動原始資料記載收集等工作，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫院管理歷程的見證和有效憑據，具有嚴格的規范性、標準性、保密性和服務性。所以，在醫院各項管理工作中，文書檔案管理屬于不可或缺的組成部分，在一定程度上直接體現著醫院總體的管理水平。對于文書檔案管理工作的開展，以往大多依賴于紙張、人力，效率低下，時效性差，保存、查找難度大，且共享往往難以實現。在這樣的情況下，我們急需對傳統檔案管理工作進行改進，究其檔案管理的目的，向著適應其發展的方向前行。

近年來，信息化技術水平日益成熟，在醫院文書檔案工作進行開展時，檔案管理人員對OA公文辦公系統的應用價值有了進一步的認識，醫院文書檔案管理中逐漸將其引入，管理效率、質量及文書檔案管理工作水平都得到了顯著提升。對OA公文辦公系統進行應用后，以往所用紙質檔案被取代，在PC中對檔案信息進行錄入、處理，信息直接被存儲到存儲設備中，加密處理更加便捷，不僅提高了儲存量，而且使檔案信息更為真實、可靠，檔案信息的完整性、準確性得到保障。進一步提升了檔案管理效率及使用率，實現了檔案的長久、安全保存，不僅可使信息化整合程度提升，而且能夠促進信息共享的實現，從而使檔案在醫院發展中的作用得到充分發揮。

3 OA系統極大地提升了醫院文書檔案管理的效率

隨著無紙化辦公的出現，使得檔案管理模式從手工操作轉化為PC操作，使得文書檔案的存儲方式也發生了根本性的變化，特別是在檔案管理工作中，傳統純手的管理工作，工作人員的勞動負荷很大，使檔案管理工作復雜化。檔案管理系統是通過建立統一的標準以規范整個文件管理，包括規范醫院業務系統的文件管理和完整的檔案資源信息共享服務平臺，主要實現檔案流水化采集功能。OA系統檔案管理模塊包括公文辦理、文檔盒管理、檔案借閱、文檔整理、檢索功能及檔案管理系統接口等幾個子模塊，尤其突出收文、發文、擬文等工作流程的定制和應用，及文件歸檔。醫院作為特殊行業，按照國家數字化醫院的要求，集中力量，有計劃、有步驟地推進醫院信息系統（HIS：Hospital Information System）建設。為此，在醫院的基本模塊中融入了醫院信息系統HIS系統接口，已滿足OA系統與HIS系統的兼容、接入問題。

在當今電子文件中，文件的形式特征和內容特征均已發生了變化，而不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理，用戶可根據不同的需求，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由的組合與分類，能夠有效的提高文書檔案管理的運行和使用效率。使用OA系統檔案管理模塊的初始步驟，是將文件以電子文檔的形式（有圖、文兩種形式）上傳至該系統，在OA系統中接入檔案管理系統接口，將會在很大的程度上提高檔案的歸檔效率。OA系統把文檔處理和文檔歸檔自動聯系在一起，無須人工進行復雜的文檔歸檔過程。OA系統提供了強大的文件檢索功能，符合多種文件存儲格式，具備內聯網和互聯網兩大檢索功能，支持信息的實時瀏覽，實現良好的數據存儲、收集整理、權限控制一體化管理，任何人只要分配了權限，便可以在網上方便地進行數據庫檢索，獲取自己所需的資料。

4 OA系統全面提高了醫院文書檔案管理的科學化水平

醫院文書檔案管理工作是一項政治性、管理性、服務性很強的工作，信息化時代，對檔案管理提出了內容和形式的轉變要求，發揮文書檔案的作用，是文書檔案科學化管理的根本目的。醫院文書檔案管理與OA系統的融合，解決了文書檔案在辦理過程中時間、空間的局限性，不僅加大了管理者科學決策的力度，還開闊了管理者的思路，提升了管理者的思維層次，關鍵是提高了管理者科學決策水平。因此，做好文書檔案管理工作尤為重要。

隨著醫藥衛生體制改革的深入和醫院服務模式的轉變，醫院文書檔案管理信息數據化、網絡化技術和應用與臨床各科的緊密結合、融入和發展，必將帶動醫院新一輪觀念的變革。為適應文書檔案管理的現代化發展需要，醫院應加強檔案管理及OA系統的軟硬件建設，建立健全相關管理制度，強化檔案管理人員培訓，創新服務意識，進行科學化管理，充分發揮文書檔案資源的社會效益和經濟效益，促進醫院健康有序發展，從而更好地適應未來發展的需要。

參考文獻

[1]郭麗，孫作麗.OA系統在醫院檔案管理中的應用[J]。醫學信息，2013，（26）：4-4。

[2]李玉敬.基于辦公自動化環境的醫院檔案管理探究[J].大家健康（下旬版），2017，11（4）：283-284.endprint