談檔案管理信息化建設

李明淑

當前，信息化技術得到快速發展，我國已經進入信息化社會，信息資源有力推動著我國經濟的快速發展，在社會各個領域，信息化建設得到了普遍重視。隨著信息化技術的快速發展，傳統檔案管理模式已不能適應當前快速發展的時代，檔案管理工作一定要引入電子檔案技術，才能得到持續性發展。

1 新時期檔案管理信息化建設的指導思想

在信息化建設受到越來越多關注的當下，體現人事管理的便捷性、即時性和動態性是人事檔案管理自動化、信息化系統的主要管理目。想要更好地實現信息化的人事檔案管理。我們必須要不斷強化檔案管理工作的指導思想，對檔案信息化建設的重要作用形成清楚的認識。第一，人事檔案管理工作人員必須具有強烈的進取心，上進好學，具有優良的創新精神和創新意識，敢于創造條件，具有一定水準的先進技術掌握和利用能力。第二，全體工作人員必須具有良好的檔案認識和檔案意識，盡最大努力做好檔案管理的統一性、體系性和綜合性工作，綜合考慮，統籌兼顧，積極調動各方有力力量。第三，實事求是，一切從實際出發，積極探討和研究怎樣切實有效地進行應用水平的提升，對信息化管理的變化趨勢和變化內容進行深入地分析，分析總結現存問題，積極探索新的問題解決途徑。

2 檔案管理應用信息化技術的優點

（一）促進辦公效率大幅度提高。利用計算機的信息處理能力有利于提高檔案管理效率，在傳統檔案管理工作中，檔案管理人員都是手工操作，不但需要大量的人力物力而且工作效率也較為低下。在檔案管理工作中應用計算機軟件，可以明顯加快資料的收集、儲存、分類和統計工作，有利于提高工作效率。

（二）促進檔案文件信息得到充分的交流與共享。在傳統檔案管理工作中，不同單位與不同部門掌握的檔案資料不能實現互通有無，不利用查找文件和信息。在檔案管理工作中應用計算機技術以后，檔案管理工作得到了較快升級，并逐步形成一個完整的系統，同時有利于實現不同單位與不同部門間的信息共享，檔案文件信息可以實現各種方式的查詢，使檔案更好地服務于人民，提高了工作效率。

（三）有助于檔案保存穩定性。檔案電子文件載體材料與傳統紙質載體對比，具有更長的保留時間。如VCD、DVD光碟，U盤，移動硬盤等，這些電子載體都具備一個突出的優點就是易于存取、較快傳遞、容易保存、不受外界環境的影響、不易損壞，穩定性較高。

（四）大大提高了文件傳遞的速度和安全性。檔案管理信息系統依靠計算機網絡，發揮安全認證等技術手段的作用，可以實現快速的傳播，有效保證了文件傳遞的安全性。

3 檔案管理信息化的作用

人事檔案管理信息化建設具有十分重要的積極作用，信息化檔案管理方式會對企事業單位的組織和人事工作產生非常重大的影響，主要表現為：第一，服務領導的決策。干部任用和干部選拔是人事檔案信息的一個非常重要的作用，做好人事檔案的管理工作能夠在一定程度上為人事組織部門的“用人”“選人”提供有利條件，檔案管理信息化的實現有利于人事信息的調取和共享，將使得上級領導和人事組織部門對各級干部的考察工作變得更為快捷、更為直觀，在考察現職干部中具有不可估量的作用。第二，可以準確及時地進行信息更新。傳統的紙質檔案管理方式，盡管具有一定的優點，但是弊端也同樣非常明顯，例如，紙質版的檔案使得檔案轉遞相對困難，數據庫資源和檔案信息內容具有延時性，檔案信息的更新和補充工作相對較為耗費精力，數據承載具有一定的誤差。而檔案管理實現網絡化后，檔案信息本人便可以根據自身的權限對自己的基本信息進行了解，一旦發現誤差或者錯誤，便可以及時地提出建議，進而讓人事檔案更為完整、豐富和準確。

4 檔案管理應用信息化技術的方法

（一）把實體管理變為信息管理。在傳統檔案管理過程中，一般情況下依靠紙質、圖片、錄音、錄像等形式保存，都是工作人員手工操作，在管理過程中存在著繁雜的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計、提供等工作，因此檔案工作人員每天都需承擔繁重的工作量，而且不易于操作，操作過程中容易產生失誤。因為每天都要進行大量檔案資料的整理與保管，因此不具備時間對檔案資料進行提煉和加工，很多檔案信息資源不能發揮應有的作用，形成嚴重的浪費現象。當前，大量的現代化管理技術和設備進入檔案管理工作中，特別是隨著計算機、光盤、多媒體技術的引用，有效提高了工作效率，實現檔案管理工作的現代化，逐步淘汰了傳統檔案管理模式。當前，檔案管理工作的核心內容是信息管理，在管理檔案信息資源過程中普遍應用現代化管理手段。利用信息化處理的檔案資源可以實現廣泛傳播，檔案資源只有實現信息化管理，檔案資源才能真正為人民所用，才能展現更大的作用，檔案管理工作才能有力支持我國經濟發展、科技進步與社會繁榮；同時實現信息化管理的檔案資源也可以創造一定的經濟效益與社會效益，一定會促進我國國民經濟的持續性發展。

（二）建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案。在檔案利用信息化手段進行管理時，首先要具備計算機信息系統，因此，檔案管理部門首先要明確下面工作：一是科學設計，保證基于計算機的文件檔案管理工作流程的規范性，達到檔案信息管理的標準。二是以文件處理方式為標準，盡快開發檔案信息化系統軟件。三是實現信息化管理過程中，要根據實際情況，實行內部控制制度，才能保證檔案材料的可靠性。應用電子檔案過程中，電子檔案的真實性具有關鍵作用。在操作過程中，由于檔案材料自電子文件一直到歸檔不具備程序化管理體系，不能實現系統間的有效鏈接，因此基于現在技術的電子文件原數據的完整性還受到一些因素的影響，大量電子檔案還不能達到與對應紙質檔案材料的一致性；再就是保存電子檔案的載體使用壽命不能保證等，這些都不利于做到檔案材料的真實與安全。

（三）提高檔案工作者的專業素質，實現檔案管理的科學化，安全化。人在應用現代化設備中具有關鍵性影響，檔案管理的每一項工作都需要人來完成。所以要求每一位檔案工作人員都必須具備現代化知識。再有，要求盡快提高檔案工作隊伍結構水平，所以需要利用最短的時間建立一支掌握現代科學技術、專業技術的專業隊伍：一是在當前的檔案管理工作中應用了大量的現代科學成果，所以檔案工作人員要樹立終身學習意識，尤其是盡快掌握計算機技術、數學知識等，這些都嚴重影響著檔案管理信息化程度、現代化程度的提高。二是具備高水平的檔案專業知識，如檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理、檔案標引、檢索、編研、復制等技術。三是分析當前的檔案管理發展情況可以得到，檔案工作人員一定要具備現代化檔案管理技術，學會分析檔案信息，能夠開展高級檔案信息咨詢工作，能夠提供更高水平的服務等。檔案管理人員一定要樹立終身學習意識，同時上級檔案管理部門要為工作人員學習創造條件，可以定期指定工作人員參加業務培訓、參加技術指導，還可以結合應用老一輩幫助新人的做法，提倡相互促進、相互幫助、共同提高等，才能逐步形成梯隊型人才結構與復合型人才集體。endprint