高等學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理的思考

陳貴屏+徐晨偉+陳建軍

摘 要：高校學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)是信息社會(huì)對(duì)高校學(xué)籍檔案管理工作的必然要求，也是促進(jìn)教育教學(xué)改革、提高辦學(xué)層次的重要手段，科學(xué)有效的學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)至關(guān)重要。文章分析了高校學(xué)籍檔案信息化管理的特點(diǎn)及管理要求，發(fā)現(xiàn)在高校學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)的學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；信息化管理；問(wèn)題；對(duì)策

高校學(xué)籍檔案是高校學(xué)生在學(xué)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校、社會(huì)和個(gè)人具有保存價(jià)值的歷史真實(shí)記錄[1]，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)過(guò)程和學(xué)校教學(xué)發(fā)展歷史的原始見(jiàn)證。它真實(shí)地反映了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)和生活等情況。學(xué)籍檔案為學(xué)校教學(xué)管理部門(mén)的決策等提供了有力依據(jù)，同時(shí)也是社會(huì)考核、選拔、聘用人才的參考因素，是一種重要的信息資源。

目前高校學(xué)籍檔案在管理和利用等多方面還存在一些問(wèn)題，作為學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)積極研究學(xué)籍檔案的信息化管理辦法，對(duì)于利用學(xué)籍檔案的信息功能，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)改革、管理及學(xué)生就業(yè)等工作都具有深遠(yuǎn)而重大的意義。

1 高校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)及管理要求

學(xué)籍檔案是在教學(xué)管理過(guò)程中由學(xué)生、教師、教務(wù)人員等多方面形成的，在其活動(dòng)過(guò)程中有自己的規(guī)律和特點(diǎn)。

1、數(shù)量多

近年來(lái)，大學(xué)教育逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槠彰窠逃猩藬?shù)急劇增加，從而畢業(yè)生人數(shù)不斷增加，直接導(dǎo)致學(xué)籍檔案數(shù)量膨脹，加大了學(xué)籍檔案管理的難度。傳統(tǒng)學(xué)籍檔案的管理方式將無(wú)法應(yīng)對(duì)日益增多的信息量的保存和利用。

2、來(lái)源分散

學(xué)籍檔案形成于教學(xué)過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)，由不同部門(mén)提供的材料匯總而成。通常學(xué)籍卡由學(xué)生及班主任在每一學(xué)期結(jié)束及畢業(yè)時(shí)填寫(xiě)；成績(jī)單由學(xué)院教務(wù)管理員于學(xué)生畢業(yè)時(shí)在成績(jī)系統(tǒng)里打印；電子學(xué)籍信息由教務(wù)處在日常管理中形成。因此給學(xué)籍檔案的收集帶來(lái)一些不便。各個(gè)部門(mén)都有自己的管理系統(tǒng)，如果不能及時(shí)的共享信息，會(huì)造成不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

3、內(nèi)容復(fù)雜

學(xué)籍卡主要記錄學(xué)生入學(xué)時(shí)的基本狀況、家庭情況、平時(shí)學(xué)習(xí)過(guò)程中的表現(xiàn)等；成績(jī)單反映大學(xué)期間所修課程的名稱、學(xué)分、成績(jī)以及畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）、等級(jí)考試等；電子學(xué)籍信息包括學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的全部基本信息，如身份證號(hào)、政治面貌、性別、民族、籍貫、學(xué)號(hào)、年級(jí)、班級(jí)、學(xué)院、專業(yè)、學(xué)制、學(xué)位等。

4、時(shí)間跨度

由于高校的教育教學(xué)工作，主要是按學(xué)期來(lái)開(kāi)展，時(shí)間上有階段性和持續(xù)性的特征。同一年入校的學(xué)生，畢業(yè)時(shí)間上有的會(huì)不同，以原所屬班級(jí)為歸檔單位，對(duì)立卷整理和日后查找工作均會(huì)造成不便。因此以畢業(yè)時(shí)所在班級(jí)來(lái)歸檔學(xué)籍材料，對(duì)畢結(jié)業(yè)、肄業(yè)、退學(xué)、延長(zhǎng)畢業(yè)等各類情況及時(shí)審批需離?；蚶^續(xù)留校，從根本上保證了學(xué)籍檔案立卷的精準(zhǔn)度[2]。

2 高校學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題

1.從事檔案管理工作的人員較少

高校為了做好檔案管理工作，成立檔案室并且配備了管理人員做專門(mén)工作。然而，工作人員較少，不能滿足高校檔案的管理需求，而且有些人員并沒(méi)有從事過(guò)檔案管理工作，沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)教育和培訓(xùn)。檔案管理工作還是延用老的管理模式和方法，沒(méi)有創(chuàng)新性。

2.二級(jí)學(xué)院沒(méi)有專門(mén)從事學(xué)籍檔案管理的工作人員

目前，隨著高校人事制度改革的深入，在引入人才要求。方面提出了更高的學(xué)校側(cè)重于高精尖人才的引入，對(duì)于行政、學(xué)生工作、教輔等一些急需工作人員的崗位只能采取校聘或院聘的方式解決，這些外聘人員的典型特點(diǎn)就是不穩(wěn)定、流動(dòng)性大。對(duì)學(xué)籍檔案管理工作意識(shí)淡薄，不熟悉，不重視。有些學(xué)校將在校生的學(xué)籍檔案分散在學(xué)工辦、班主任處，甚至讓學(xué)生自行保管，最終造成學(xué)籍檔案損壞或遺失，給學(xué)校的學(xué)籍管理工作造成了損失。

3、制度不完善和管理水平低

高校在檔案管理方面建立了相對(duì)完善的管理制度，對(duì)學(xué)籍檔案管理提出了切實(shí)可行的意見(jiàn)，明確了相關(guān)部門(mén)職責(zé)，但缺乏具體實(shí)施細(xì)則，管理水平不高[3]。學(xué)生在校期間的材料種類多，數(shù)量大，從大量的材料中挑選出有保存價(jià)值的材料，是一項(xiàng)艱巨的工程?，F(xiàn)實(shí)情況是，學(xué)校二級(jí)職能部門(mén)有什么檔案就向校級(jí)檔案館移交什么檔案，不了解檔案的整理歸檔要求。校級(jí)檔案管理部門(mén)在整理、收集檔案的過(guò)程，經(jīng)常出現(xiàn)的情況是在等其他部門(mén)把整理好的材料送上門(mén)，結(jié)果本該當(dāng)年交的材料，半年或一年以后才上交。

4、信息化水平不高

學(xué)籍檔案涉及教務(wù)處、學(xué)生處等全校若干部門(mén)，來(lái)源分散。一些高校的檔案管理部門(mén)偏向于收集紙質(zhì)材料，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已不再適用于大數(shù)據(jù)背景下的學(xué)籍檔案管理工作，必須采取信息化管理模式，提高學(xué)籍檔案管理的信息化水平。

3 改進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理的對(duì)策和建議

1.制定一套切實(shí)可行的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理體系

建立學(xué)籍檔案的信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息查詢的實(shí)時(shí)互動(dòng)。隨著學(xué)籍檔案利用量的增多，方便并及時(shí)提供學(xué)籍檔案成為檔案工作者的共識(shí)。學(xué)籍異動(dòng)檔案是經(jīng)常用到的，由于檔案內(nèi)容復(fù)雜，信息顯現(xiàn)的時(shí)續(xù)性，在檔案的提供利用中經(jīng)?？ぃ鐚⑦@些信息零散的檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，將大大方便查詢，并能提高檔案的查準(zhǔn)率、查全率，減輕檔案部門(mén)的工作壓力。

2.電子載體保管同時(shí)兼顧紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料收集

由于數(shù)字化的學(xué)籍檔案信息比較脆弱，許多人為與自然因素都有可能使數(shù)據(jù)受損，具有不穩(wěn)定性。要確保個(gè)人學(xué)籍檔案信息的真實(shí)性、完整性，就要重視信息安全。在保存數(shù)字化學(xué)籍檔案信息的同時(shí)，保存紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料，以便在數(shù)字化學(xué)籍檔案信息丟失時(shí)，可以根據(jù)紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料上的信息重建數(shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)籍檔案管理工作的核心是保護(hù)和提供真實(shí)的原始材料，雙套制管理既發(fā)揮了電子學(xué)籍檔案檢索直觀、存取方便、傳輸快捷等方面的優(yōu)越性，又保證了紙質(zhì)學(xué)籍檔案真實(shí)材料的原始記錄，二者要長(zhǎng)期并存保管才能取長(zhǎng)補(bǔ)短、互為補(bǔ)充[4]。

3.提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)非常細(xì)致與繁瑣的工作，具有很強(qiáng)的政策性、專業(yè)性與程序性。學(xué)籍檔案管理人員隊(duì)伍的專業(yè)性與穩(wěn)定性直接影響著學(xué)籍檔案管理的準(zhǔn)確性，進(jìn)而影響學(xué)生的就業(yè)與前途。為了建立一支專業(yè)化學(xué)籍檔案管理人員隊(duì)伍，首先，必須實(shí)行崗前培訓(xùn)，對(duì)即將上崗做學(xué)籍檔案管理的人員預(yù)先做好培訓(xùn)，確保之后的工作能夠順利開(kāi)展；其次，對(duì)已在崗的學(xué)籍管理人員要進(jìn)行定期的培訓(xùn)和考核，了解新形勢(shì)下學(xué)籍檔案管理的模式和特點(diǎn)，使之在管理水平方面適應(yīng)新時(shí)期和新技術(shù)的要求； 再次，學(xué)校要制定出相應(yīng)的管理措施，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性。

近年來(lái)，高等學(xué)校已認(rèn)識(shí)到學(xué)生學(xué)籍檔案管理對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)的重要價(jià)值和意義。學(xué)籍檔案包含的不僅是學(xué)生的信息，更是學(xué)校為社會(huì)培養(yǎng)人才所積累的人才信息化數(shù)據(jù)。學(xué)籍檔案管理信息化是高校的一項(xiàng)重要工作，它將為高校和社會(huì)的穩(wěn)定和發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]宣治國(guó).高等學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理探析[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)，2017（4）：162-164.

[2]謝君.基于高校檔案管理系統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式研究[J].辦公自動(dòng)化雜志，2011（205）：13-39.

[3]宣治國(guó).高等學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理探析[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)，2017（4）：162-164.

[4]林梅珍. 高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的思考[J].福建教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（1）：107-110.

作者簡(jiǎn)介

陳貴屏（1990-），女，漢，江蘇南通，碩士研究生，助教、研究方向：學(xué)籍管理。endprint