淺談秘書工作中的“補位”

李韓嫣

摘要：秘書工作具有靈活性，這種靈活性不僅體現在秘書對各項工作的溝通協調中，更存在于秘書如何尋找自己適合的位置的學問中。中國人崇尚“中庸”，強調不偏不倚，恰到好處。“補位”要求秘書從專業領域、工作程序、性格上為領導“補位”，起到參謀輔助的作用，如何在知位、適位的前提下，靈活變通，懂得補位而不越位，是秘書在工作中的一種藝術。

關鍵詞：秘書工作；補位；參謀輔助

秘書工作與領導工作具有很強的關聯性，有人認為秘書工作相對于領導工作而言具有從屬性，這種說法，早在1990年就有學者提出了異議，并就秘書工作是否從屬于領導工作做了邏輯層面的分析，筆者認為秘書工作在協助領導工作之外，還應具有主動性和獨立性。所謂“補位”，即是秘書工作主動性的一個表現，指的是秘書在領導不能及之處，充分發揮自身的主觀能動性，協助領導完成管轄范圍內的所有工作。秘書工作，從某種角度來說，本身就是對領導工作的一個“補位”，一個好的秘書，在性格上，知識結構上，工作分工上都能為領導“補位”，從而更好地輔助領導的工作。

案例1：領導雖然所處位置較高，但在知識結構上也有較弱的方面，身為領導秘書的小劉，因其法律專業出身，具備良好的法律素養，在涉及法律相關的文件，看得都能比一般同事更透徹一些，所以在法律這一塊給領導提供了很大的幫助，受到了領導的賞識。這是小劉在專業知識上的一種“補位”。

領導的工作往往具有全局性，職位越重要的領導管轄的事務越多，光靠領導一人很難周全到各處，這時就要靠秘書“眼觀六路，耳聽八方”，在發現領導未能關照到的事務時，及時補位，自己主動做好協調工作，及時提醒領導，完成工作。

案例2：張秘書在安排好領導一天行程后，發現了一件因領導忙于其他工作而擱置下來的工作，領導近幾日會議不斷，更是無暇理會，張秘書根據以往的經驗，先對該事務做出判斷，在領導開會期間提前擬出了幾個不同的方案，等領導回來定奪，會后張秘書根據領導所批的方案立即處理了這件已經拖了好幾天的工作，很好地協助了領導的工作。

這種“補位”關系到秘書工作的主動性，秘書不僅要協助領導完成“看得見”的事務，還要能關注到領導容易忽視的工作，才能真正做到“補位”。如何做好“補位”工作，要注意以下幾點：

一、補位有心，同心同頻，多積累，把握工作進度和截止時間

“補位”的前提是要熟悉了解領導的各項工作，做到心中有數，才能萬無一失地配合領導完成工作，了解各項工作的進度和截止時間，及時察“漏”補“漏”。其次，在日常的工作中，不僅要與領導保持“同心”“同頻”，更要在領導顧及不到或者顧及較少的部分多留心，及時發現問題，并協助領導解決問題；第三，除了關注領導的工作，還要多留心積累各類有用的信息，掌握豐富的信息量，完善知識結構；此外，還要學會在處理領導交辦的事務時，多留心領導處理事務的習慣，從平日的工作中吸收經驗，這樣在遇緊急事務時才可從容應對。細心的秘書還可以提前對領導負責的常規工作，做一個deadline，什么時候應該完成什么事項，秘書應該要比領導更清楚，這樣才能在恰當的時候提醒領導，在領導忽略某事的時候及時補位。

二、補位有為，分清主次，多反思，主動提供可行性方案

在補位時，首先，要特別注意事項的緊急程度和重要程度。分清緊急程度和重要程度，才能更好地安排工作；其次，要常反思。做好一件事，往往需要不斷反思，不斷優化自己的工作方式，提高自己的工作能力，在工作時，要經常總結自己在工作中容易遺忘之處，經常反思工作中的小失誤，并提取經驗，避免出現類似問題；第三，要有主動提供選擇方案的意識。在發現“漏掉”事項后，及時做出計劃，并根據事項的緊急程度，考慮先請示還是先著手準備，若是事項重要但不緊急，可以先提醒領導，并等待領導指示；若是事項緊急，秘書最好能提前拿出可行性方案，待領導決定后立即處理，完成一次完美的“補位”。值得注意的是，通常需要秘書“補位”的工作，大部分是領導無暇顧及，或有疏漏的工作，主動提供可行性方案，是秘書高素養的表現，讓領導做選擇題優于做填空題，也能更有效地輔助領導決策。

秘書還應該在工作中注意細節，有流程意識，讓常規工作形成相對固定的工作流程，并在工作過程中不斷優化，不僅可提高工作效率，還能避免在細節上出現差錯。可見，“補位”需要做的不僅僅是提醒上司在截止時間前完成某事，還需要在上司沒辦法關心到細節時，將負責的事務處理到細節處。這需要秘書在工作中不斷積累、不斷反思、不斷完善，以便在給領導出謀劃策時，有信息、有經驗可參考。在領導無法照顧到細節時，將工作做細，完成細節處的“補位”。

三、補位有度，擺正位置，多自省，適當補位而不越位

“越位”在漢語詞典中，意思是越出所處的名位。秘書工作與領導工作關系密切，在補位時，要特別注意“度”，一旦過了“度”，便成了“越位”。秘書在“補位”時，要明確自己的身份，在工作上為領導解憂，而不是搶領導風頭，替領導出謀劃策，而不是借用領導的職權做決策，在參謀過程中秘書只是“提供方案”而不是“確定方案”，勿把協調當指揮，勿把參謀當決策，永遠將決定權放在領導手中。還要時刻擺正自己的位置，不要誤以為領導的權威就是自己的權力，更不可“二號首長”自居，利用領導的權力謀私。此外，在處理某些事務時還要多注意方式方法，提建議要“多獻可少加否”多從正面去闡述觀點，不要一味地反對領導的想法，挑戰領導的地位，要有上下級意識，說話有度，方式恰當。時刻牢記“補位”的目的在于更好地協助領導，發揮秘書的參謀輔助作用，贏得領導的信任，而不是為了出風頭。

秘書“補位”是一種工作的主動性，要“有心”“有度”“有為”，在知位、適位的基礎上，做好“補位”工作，才能充分發揮秘書的參謀輔助作用，替領導分憂。