淺談秘書工作中的“補(bǔ)位”

李韓嫣

摘要：秘書工作具有靈活性，這種靈活性不僅體現(xiàn)在秘書對各項(xiàng)工作的溝通協(xié)調(diào)中，更存在于秘書如何尋找自己適合的位置的學(xué)問中。中國人崇尚“中庸”，強(qiáng)調(diào)不偏不倚，恰到好處。“補(bǔ)位”要求秘書從專業(yè)領(lǐng)域、工作程序、性格上為領(lǐng)導(dǎo)“補(bǔ)位”，起到參謀輔助的作用，如何在知位、適位的前提下，靈活變通，懂得補(bǔ)位而不越位，是秘書在工作中的一種藝術(shù)。

關(guān)鍵詞：秘書工作；補(bǔ)位；參謀輔助

秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)工作具有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，有人認(rèn)為秘書工作相對于領(lǐng)導(dǎo)工作而言具有從屬性，這種說法，早在1990年就有學(xué)者提出了異議，并就秘書工作是否從屬于領(lǐng)導(dǎo)工作做了邏輯層面的分析，筆者認(rèn)為秘書工作在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作之外，還應(yīng)具有主動性和獨(dú)立性。所謂“補(bǔ)位”，即是秘書工作主動性的一個(gè)表現(xiàn)，指的是秘書在領(lǐng)導(dǎo)不能及之處，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成管轄范圍內(nèi)的所有工作。秘書工作，從某種角度來說，本身就是對領(lǐng)導(dǎo)工作的一個(gè)“補(bǔ)位”，一個(gè)好的秘書，在性格上，知識結(jié)構(gòu)上，工作分工上都能為領(lǐng)導(dǎo)“補(bǔ)位”，從而更好地輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作。

案例1：領(lǐng)導(dǎo)雖然所處位置較高，但在知識結(jié)構(gòu)上也有較弱的方面，身為領(lǐng)導(dǎo)秘書的小劉，因其法律專業(yè)出身，具備良好的法律素養(yǎng)，在涉及法律相關(guān)的文件，看得都能比一般同事更透徹一些，所以在法律這一塊給領(lǐng)導(dǎo)提供了很大的幫助，受到了領(lǐng)導(dǎo)的賞識。這是小劉在專業(yè)知識上的一種“補(bǔ)位”。

領(lǐng)導(dǎo)的工作往往具有全局性，職位越重要的領(lǐng)導(dǎo)管轄的事務(wù)越多，光靠領(lǐng)導(dǎo)一人很難周全到各處，這時(shí)就要靠秘書“眼觀六路，耳聽八方”，在發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)未能關(guān)照到的事務(wù)時(shí)，及時(shí)補(bǔ)位，自己主動做好協(xié)調(diào)工作，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)，完成工作。

案例2：張秘書在安排好領(lǐng)導(dǎo)一天行程后，發(fā)現(xiàn)了一件因領(lǐng)導(dǎo)忙于其他工作而擱置下來的工作，領(lǐng)導(dǎo)近幾日會議不斷，更是無暇理會，張秘書根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，先對該事務(wù)做出判斷，在領(lǐng)導(dǎo)開會期間提前擬出了幾個(gè)不同的方案，等領(lǐng)導(dǎo)回來定奪，會后張秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)所批的方案立即處理了這件已經(jīng)拖了好幾天的工作，很好地協(xié)助了領(lǐng)導(dǎo)的工作。

這種“補(bǔ)位”關(guān)系到秘書工作的主動性，秘書不僅要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成“看得見”的事務(wù)，還要能關(guān)注到領(lǐng)導(dǎo)容易忽視的工作，才能真正做到“補(bǔ)位”。如何做好“補(bǔ)位”工作，要注意以下幾點(diǎn)：

一、補(bǔ)位有心，同心同頻，多積累，把握工作進(jìn)度和截止時(shí)間

“補(bǔ)位”的前提是要熟悉了解領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)工作，做到心中有數(shù)，才能萬無一失地配合領(lǐng)導(dǎo)完成工作，了解各項(xiàng)工作的進(jìn)度和截止時(shí)間，及時(shí)察“漏”補(bǔ)“漏”。其次，在日常的工作中，不僅要與領(lǐng)導(dǎo)保持“同心”“同頻”，更要在領(lǐng)導(dǎo)顧及不到或者顧及較少的部分多留心，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決問題；第三，除了關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的工作，還要多留心積累各類有用的信息，掌握豐富的信息量，完善知識結(jié)構(gòu)；此外，還要學(xué)會在處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)時(shí)，多留心領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)的習(xí)慣，從平日的工作中吸收經(jīng)驗(yàn)，這樣在遇緊急事務(wù)時(shí)才可從容應(yīng)對。細(xì)心的秘書還可以提前對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的常規(guī)工作，做一個(gè)deadline，什么時(shí)候應(yīng)該完成什么事項(xiàng)，秘書應(yīng)該要比領(lǐng)導(dǎo)更清楚，這樣才能在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候提醒領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)忽略某事的時(shí)候及時(shí)補(bǔ)位。

二、補(bǔ)位有為，分清主次，多反思，主動提供可行性方案

在補(bǔ)位時(shí)，首先，要特別注意事項(xiàng)的緊急程度和重要程度。分清緊急程度和重要程度，才能更好地安排工作；其次，要常反思。做好一件事，往往需要不斷反思，不斷優(yōu)化自己的工作方式，提高自己的工作能力，在工作時(shí)，要經(jīng)常總結(jié)自己在工作中容易遺忘之處，經(jīng)常反思工作中的小失誤，并提取經(jīng)驗(yàn)，避免出現(xiàn)類似問題；第三，要有主動提供選擇方案的意識。在發(fā)現(xiàn)“漏掉”事項(xiàng)后，及時(shí)做出計(jì)劃，并根據(jù)事項(xiàng)的緊急程度，考慮先請示還是先著手準(zhǔn)備，若是事項(xiàng)重要但不緊急，可以先提醒領(lǐng)導(dǎo)，并等待領(lǐng)導(dǎo)指示；若是事項(xiàng)緊急，秘書最好能提前拿出可行性方案，待領(lǐng)導(dǎo)決定后立即處理，完成一次完美的“補(bǔ)位”。值得注意的是，通常需要秘書“補(bǔ)位”的工作，大部分是領(lǐng)導(dǎo)無暇顧及，或有疏漏的工作，主動提供可行性方案，是秘書高素養(yǎng)的表現(xiàn)，讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題優(yōu)于做填空題，也能更有效地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

秘書還應(yīng)該在工作中注意細(xì)節(jié)，有流程意識，讓常規(guī)工作形成相對固定的工作流程，并在工作過程中不斷優(yōu)化，不僅可提高工作效率，還能避免在細(xì)節(jié)上出現(xiàn)差錯?？梢姡把a(bǔ)位”需要做的不僅僅是提醒上司在截止時(shí)間前完成某事，還需要在上司沒辦法關(guān)心到細(xì)節(jié)時(shí)，將負(fù)責(zé)的事務(wù)處理到細(xì)節(jié)處。這需要秘書在工作中不斷積累、不斷反思、不斷完善，以便在給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策時(shí)，有信息、有經(jīng)驗(yàn)可參考。在領(lǐng)導(dǎo)無法照顧到細(xì)節(jié)時(shí)，將工作做細(xì)，完成細(xì)節(jié)處的“補(bǔ)位”。

三、補(bǔ)位有度，擺正位置，多自省，適當(dāng)補(bǔ)位而不越位

“越位”在漢語詞典中，意思是越出所處的名位。秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)工作關(guān)系密切，在補(bǔ)位時(shí)，要特別注意“度”，一旦過了“度”，便成了“越位”。秘書在“補(bǔ)位”時(shí)，要明確自己的身份，在工作上為領(lǐng)導(dǎo)解憂，而不是搶領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)頭，替領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，而不是借用領(lǐng)導(dǎo)的職權(quán)做決策，在參謀過程中秘書只是“提供方案”而不是“確定方案”，勿把協(xié)調(diào)當(dāng)指揮，勿把參謀當(dāng)決策，永遠(yuǎn)將決定權(quán)放在領(lǐng)導(dǎo)手中。還要時(shí)刻擺正自己的位置，不要誤以為領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威就是自己的權(quán)力，更不可“二號首長”自居，利用領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力謀私。此外，在處理某些事務(wù)時(shí)還要多注意方式方法，提建議要“多獻(xiàn)可少加否”多從正面去闡述觀點(diǎn)，不要一味地反對領(lǐng)導(dǎo)的想法，挑戰(zhàn)領(lǐng)導(dǎo)的地位，要有上下級意識，說話有度，方式恰當(dāng)。時(shí)刻牢記“補(bǔ)位”的目的在于更好地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮秘書的參謀輔助作用，贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任，而不是為了出風(fēng)頭。

秘書“補(bǔ)位”是一種工作的主動性，要“有心”“有度”“有為”，在知位、適位的基礎(chǔ)上，做好“補(bǔ)位”工作，才能充分發(fā)揮秘書的參謀輔助作用，替領(lǐng)導(dǎo)分憂。