對當前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化策略的分析

石磊

摘要：隨著社會的發(fā)展和進步，信息也變得越來越多元化，由此就增加了事業(yè)單位工作檔案收集任務量。要推動事業(yè)單位向前發(fā)展，檔案管理部門就應該給予足夠的支持，并配合單位工作，只有做好檔案管理工作，才能實現(xiàn)事業(yè)單位的大發(fā)展。但是，一些事業(yè)單位因檔案管理工作無法為其帶來較高的收益，所以，就忽視了檔案管理工作，結果給單位的發(fā)展造成了巨大的隱患。本文分析了事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，并提出事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息；管理人員

一、概述

事業(yè)單位主要是為社會各界的人們提供公共性社會服務的，為了今后能獲得更好的發(fā)展，應當把握事業(yè)單位的工作規(guī)律對事業(yè)單位的檔案進行具體的規(guī)劃和分層次的管理。對于一項繁瑣復雜的工作來說，開展檔案管理工作需要的不僅是對檔案數(shù)據(jù)的整理，還應該及時進行信息的更新。然而，我們也要認識到，當前還有許多事業(yè)單位的檔案管理都存在一些不足，針對這些問題，要從根源著手，找到最佳的解決對策，使檔案管理工作得到不斷的完善。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）不重視檔案管理工作

從當前情況看，我國雖頒布了《檔案法》，但是有很多事業(yè)單位仍沒有深度解讀國家法律法規(guī)，這就不利于檔案管理工作的進行。檔案管理工作沒有采取有效對策，重視程度不夠，同時也沒有改進傳統(tǒng)的紙質檔案。由于檔案管理工作不能帶來利益收入，所以很多領導都認為檔案管理是事業(yè)單位中分量最輕的一項工作，所以檔案管理工作是不利的，也同樣使下級員工輕視檔案管理任務，甚至是檔案管理人員也沒有充分認識到檔案管理工作所具有的意義，從而致使檔案管理工作進行緩慢，工作累積越來越多，最后一帶而過，無法發(fā)揮出檔案管理的作用。此外，受傳統(tǒng)觀念的影響，認為檔案管理工作只是簡單的抄抄寫寫，檔案管理水平得不到提升，在實際工作中得不到創(chuàng)新，給事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展帶來了嚴重阻礙。

（二）非常落后的檔案管理設備

目前，檔案信息管理系統(tǒng)應用較為廣泛，同時也在不斷提高計算機對信息處理的水平，廣泛的應用電子文檔取代傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，也顯示出辦公自動化設備的優(yōu)勢是非常強大的，但是還有很多事業(yè)單位選用陳舊落后的設備用于檔案管理工作，無法滿足信息檢索、信息加密、歸檔、調檔等需求，致使工作人員的工作量增大，檔案管理的工作效率也降低了，打消了工作人員的工作積極性。

（三）檔案管理人員缺乏專業(yè)管理知識和基本職業(yè)精神

檔案管理工作通常被認為是一項簡單容易的工作，但事實正好相反。想要做好事業(yè)單位檔案管理工作，僅靠高效率的工作能力和認真的工作精神是不夠的，檔案管理人員還要掌握足夠的專業(yè)知識，具有較高的職業(yè)素養(yǎng)。目前，在事業(yè)單位檔案管理工作中，有的檔案管理人員離檔案管理工作信息化標準還有一段距離，甚至很難將一些基礎工作任務順利完成，從而使工作業(yè)績不佳，還在一定程度上給檔案管理工作進程造成影響。還有一些檔案管理人員不認真工作，職業(yè)素養(yǎng)差，檔案整理時，一般都存有得過且過的思想，這樣的行為會導致檔案不完整，使檔案數(shù)據(jù)不準確，給檔案查閱帶來麻煩。有的檔案管理人員甚至連最基本的職業(yè)操守都沒有，在利益的誘惑下，將檔案數(shù)據(jù)隨意泄露出去，這將給事業(yè)單位帶來極大的安全隱患，也會損害事業(yè)單位的名譽。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理應采取的有效策略

（一）高度重視檔案管理工作

事業(yè)單位要意識到檔案管理工作的重要性，擺正心態(tài)，將眼光放遠。事業(yè)單位領導也要加強建設檔案管理制度，提高自身的思想認識，從資源、政策等方面給予足夠支持，進而滿足檔案管理工作的需求，健全、完善檔案管理制度，這一點尤為重要。要讓檔案管理人員意識到他們從事的工作的重要性，端正態(tài)度，認真做好本職工作。目前，已經(jīng)有一些地區(qū)重視起檔案管理工作，認為在選拔人才和管理信息方面，檔案管理都發(fā)揮出重要作用。所以，檔案管理工作在今后的發(fā)展中重視程度會逐漸增強，還會形成全國性的事業(yè)單位檔案管理信息網(wǎng)絡，以保證檔案管理工作的快捷、高效。

（二）建立一個高效的管理系統(tǒng)

我們在信息時代就要摒棄以往落后的檔案管理模式，采取現(xiàn)代化的檔案管理模式。對管理人員要做好培訓工作。此外，檔案管理工作中要應用先進的計算機技術。為了滿足信息化社會的需求，還要將網(wǎng)絡化與數(shù)字化與檔案管理有機的結合起來。將計算機檢索功能用于檔案的分類與歸檔，可以充分發(fā)揮出計算機檢索功能，還能按照要求對文書檔案進行快速的分類和過濾，為管理者檢索文檔內(nèi)容提供了便利，也減輕了管理者的工作量，從而提升了事業(yè)單位檔案管理的整體效果。

（三）全面提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其向專業(yè)化發(fā)展

事業(yè)單位要注重人才的引進，為檔案管理工作增添了新鮮力量。要多在檔案管理人員培訓方面下功夫，鼓勵員工多學習專業(yè)知識和法律法規(guī)，還要掌握一些管理相關的知識，使他們有足夠的能力去勝任檔案管理工作。由此可見，檔案管理人才向專業(yè)化發(fā)展是必由之路。此外，還要注意提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，確保檔案管理工作可以安全、穩(wěn)定地進行，從整體上提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

參考文獻：

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[2]程艷玲.淺析事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及創(chuàng)新對策[J].才智，2016（02）.

（作者單位：吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理處）