傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊分析

康婕 程菲

摘要：隨著信息技術(shù)的廣泛運用，在檔案管理過程中，新的檔案管理方式也隨之出現(xiàn)。電子檔案管理作為一種新的檔案管理形式，對于提高檔案管理效率和降低檔案管理成本具有重要作用。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；電子檔案管理；利弊分析

從目前檔案管理實際來看，傳統(tǒng)檔案管理雖然應(yīng)用時間較長，但是受到信息技術(shù)以及電子技術(shù)的影響，傳統(tǒng)檔案管理無論是在管理效率還是在管理成本上都存在一定的缺陷。

一、電子檔案管理

（一）傳統(tǒng)檔案管理延續(xù)時間較長，是一種有效的檔案管理方式

從傳統(tǒng)檔案管理的施行時間來看，傳統(tǒng)檔案管理所采用的時間相對較長，具有較長的管理歷史，在實際的管理過程中也起到了積極的管理效果，是一種主流的檔案管理方式，被許多管理機構(gòu)所接受，在實際的使用過程中滿足了檔案管理的實際需要，提供了有效的檔案管理手段。

（二）與電子檔案管理相比，傳統(tǒng)檔案管理成本相對較高

雖然傳統(tǒng)檔案管理在長期的管理實踐中取得了積極效果，但是與電子檔案管理相比，傳統(tǒng)的檔案管理需要專用的場所用于檔案存放，并且需要對檔案進(jìn)行分類，同時還要安排專人進(jìn)行管理工作，在整體管理成本上要比電子檔案管理有較大增加。因此，在成本比較上，傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相比不具有優(yōu)勢。這個也是電子檔案管理逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理的重要原因，對此我們應(yīng)當(dāng)有正確認(rèn)識。

（三）傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理各具特點各有利弊

雖然電子方案在施行過程中具有較多的優(yōu)勢，但是傳統(tǒng)檔案管理還是具有一定的優(yōu)勢，在短期之內(nèi)電子檔案無法實現(xiàn)。檔案原件本身具有一定保管價值。對于這些檔案的保管，就需要采取傳統(tǒng)檔案管理方式，而對于其他的一般性文件，則可以選擇電子檔案的管理方式。

二、傳統(tǒng)檔案管理的利與弊分析

（一）傳統(tǒng)檔案管理可以實現(xiàn)對檔案原件的有效保存

基于對傳統(tǒng)檔案管理的了解，傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢在于可以實現(xiàn)對檔案原件兒的有效保存，由于傳統(tǒng)檔案具有專用的場所以及專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，可以實現(xiàn)對檔案原件的有效保存，并且保存質(zhì)量相對較高，可以實現(xiàn)檔案原件的長期保存，對于重要性較高的檔案原件，采用傳統(tǒng)檔案管理方式具有較大的優(yōu)勢，可以最大程度的保管檔案原件，避免檔案原件丟失，或者在保管過程中受到損壞。因此，傳統(tǒng)檔案管理在這一方面具有一定

的優(yōu)勢。

（二）傳統(tǒng)檔案管理流程相對嚴(yán)密，能夠滿足檔案管理需要

除了上述優(yōu)勢之外，傳統(tǒng)檔案在管理過程中對管理流程有著嚴(yán)格的要求，無論是對檔案保管還是對檔案借用都進(jìn)行了明確的要求，對于檔案管理有著重要的影響。基于傳統(tǒng)檔案管理流程的實際特點，在實際的管理過程中，傳統(tǒng)檔案管理能夠滿足檔案管理的實際需要，在基本的管理過程中能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理功能。

（三）傳統(tǒng)檔案管理占用場地大，需要的場所較為特殊

但是由于傳統(tǒng)檔案管理需要專門的場所進(jìn)行檔案保管。對檔案管理場所的規(guī)模有較高的要求，同時還需要檔案管理場所具備基本的硬件設(shè)施，能夠保證檔案材料不發(fā)生損毀。這一要求相對較高，需要檔案管理場所具有專門的除濕和加熱設(shè)備，保證檔案管理場所恒溫，為了滿足這一要求，傳統(tǒng)檔案管理需要在管理場所上投入較多的資金，由此也導(dǎo)致了傳統(tǒng)檔案管理成本相對較高。

三、電子檔案管理的利與弊分析

（一）電子檔案管理效率高，實現(xiàn)了信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理

從電子檔案管理方式來看，電子檔案管理在管理效率上相對較高，不但能夠根據(jù)用戶的需求快速地實現(xiàn)檔案資料的查找，同時還能夠?qū)ο到y(tǒng)中所存儲的電子檔案信息進(jìn)行有效的分類整理，實現(xiàn)了檔案資料的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，在整體的管理效率上相對較高，是目前檔案管理所采用的主要方式之一，也是未來檔案管理的重要發(fā)展趨勢，對于傳統(tǒng)檔案管理有著重要的影響。

（二）電子檔案管理有利于降低管理成本，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息共享

由于電子檔案管理從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，使得檔案管理的存儲和檔案管理的調(diào)用都采取網(wǎng)絡(luò)化信息化手段來進(jìn)行，這種管理模式實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息共享，對于一般的檔案信息可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化調(diào)用，既節(jié)約了管理成本，又提高了檔案的管理效率，最大程度的滿足了客戶的實際需要，實現(xiàn)了檔案資料的優(yōu)化利用，使得整個檔案管理流程更加優(yōu)化更加有效。

（三）電子檔案管理存在一定的安全隱患，需要專門的信息加密技術(shù)

雖然電子檔案管理具有較多的優(yōu)勢，但是電子檔案管理也存在一定的安全隱患，對于公共檔案可以實現(xiàn)信息共享和用戶隨時調(diào)用，但是對于一些機密的檔案就需要設(shè)置一定的管理權(quán)限，確保機密檔案不發(fā)生泄密。但是由于現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還存在一定的安全隱患，要想保證檔案資料的完整性和保密性，就需要專門的信息加密技術(shù)予以處理。因此，安全性低是電子檔案管理的一個重要弊端，也是其必須解決的問題之一。

四、結(jié)論

通過本文的分析可知，電子檔案管理成為了一種新的檔案管理形式，對于提高檔案管理效率和降低檔案管理的成本具有重要作用。但是從傳統(tǒng)的管理與電子檔案管理的實際管理過程和內(nèi)容來看，傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理各有利弊，要想提高檔案管理的有效性，就應(yīng)當(dāng)把握傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的優(yōu)勢，根據(jù)實際需要合理地選擇檔案管理方式，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的融合。

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