如何加強人事檔案的管理工作

曹遠會 慕雪琴

摘要：伴隨著大數據時代的來臨，開始逐漸增長的檔案信息的管理，為了可以將檔案管理工作更加高效快捷的實現，人事檔案管理工作開始受到越來越多人的關心。作為我國社會主義現代化建設的重要組成部分的人事檔案管理，是檔案管理工作滿足社會發展需要的必然需要。盡管我國在人事檔案管理工作當中獲得不小的成績，還是存在不少的問題，所以，文中將重點對加強人事檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：加強；人事檔案；管理

作為人事工作基礎的人事檔案管理工作，伴隨著人事制度改革的慢慢深入，人事檔案管理工作面對著非常多的新情況問題。怎樣在滿足新形勢的條件下的人事檔案管理工作，改進檔案管理的方式，從而將人事檔案管理工作水準提升，更好的為人事工作進行服務，已經成為了人事檔案管理工作當中非常關鍵的課題。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理基礎設施不完善，管理的科學化、信息化程度不高

首先人事檔案保管的環境設備并不是非常健全完善，將普通的辦公室作為檔案的庫房，導致庫房的溫度濕度無法得到適宜的控制，庫房的門窗一般都是普通門窗，封閉效果不高，非常容易導致紙質檔案被人破壞。另外人事檔案保管現代化設施并不是非常完善。目前，有的單位并未引入電子化的人事檔案管理系統，檔案的材料還是限制在紙質的檔案的保管上，所以導致人事檔案管理工作效率低，科學化水平不高。

（二）檔案管理工作隊伍不穩定

人事管理隊伍穩固程度受到領導是否重視所決定，企業一般來講對人事檔案管理工作的態度就是用時關注，不用就忽略，無法獲得真正意義上的關注，造成非常多管理工作者積極性降低，對檔案管理工作不單單是保管，并未使用創新的眼光來將工作質量和效率提升，最終將檔案管理直接變成了材料保管工作。

（三）人事檔案管理手段落后，管理水平低

目前，雖然單位開始在工作當中使用電子化的人事檔案管理系統。可是實際應用當中，有的職員對使用電腦還是約束在錄入信息當中，進行檢索查閱檔案信息的同時，還是依靠人力手工操作進行，還未充分發揮先進技術的作用，就促使人事檔案管理方法比目前的現代化落后。

（四）管理缺乏規范化

伴隨著不斷完善的人力資源管理制度，人事管理當中不斷的將改革進行發展，可是在一些小地方，人事檔案管理工作還并不是非常規范。員工入職離職的步驟上，并未獲得良好的銜接。人事檔案管理部門并未充分的進行關注，造成檔案丟失情況出現。市場經濟的影響中，人事代理服務成為潮流，受到多個單位的認同。可是有的單位并沒有人力資源管理部門和檔案管理機構，造成單位將員工的人事檔案放在人事代理服務中心。同時人事代理中心只是將檔案進行保管，員工工作表現和績效考核沒有及時記錄到檔案當中，這樣的人事檔案將不會全面的展現在勞動者基本情況。不規范的人事檔案存儲模式將不會發揮人力資源管理的關鍵作用。

二、加強人事檔案的管理工作的措施

（一）完善檔案管理工作的基礎建設，提高檔案管理的安全性

建設基礎設施從兩個方面著手。首先將環境設施健全完善，利用人事檔案管理部門投入人力物力財力，將工作環境改善，將防火、防潮、防盜功能齊全的專門的庫房建立起來，更好的將檔案管理的安全提升。其次，將先進的系統設施積極的引入。利用資金投入帶來現代化的人事檔案管理工作所需要的設備，將傳統依靠人力收集操作、查閱檔案的情況改變，將檔案管理工作變成了促進單位進步的重點因素。

（二）培養高素質的檔案管理人才

現代化高素質的管理人才是實現人事檔案管理不可缺少的因素。所以，將聘用現代化管理人才歸入到單位招聘計劃當中。高素質的人事檔案管理人才要具有計算機的知識，將熟練使用計算機技術，同時具備強大的業務水平和豐富的專業理論知識。電子計算機根據自身的高速運算和數據處理能力，為檔案工作者帶來科學的管理方式和檢索技術。

為了可以提升企業檔案管理水準，需要將人事檔案管理工作人員的綜合水平和能力提高。單位需要定期為人事檔案管理人員進行技能培訓或者開展研討會，對新上任的工作人員進行崗前培訓工作。指導人事檔案管理工作者積極的參與到專業的培訓當中，更好的將自身的專業素養和技術水平提升。將人事檔案管理工作人員的再教育工作做好，將更好的提升人事檔案管理工作人員的工作積極性。

（三）加強信息化建設

21世紀是一個信息化的時代，人事檔案管理工作當中廣泛的使用網絡信息技術和計算機多媒體技術。不但能夠將人事檔案資料的錄入速度提升，還可以為人事檔案整理查閱帶來方便，將人事檔案管理工作的便利程度充分滿足，將存儲空間節約下來，防止因為紙質檔案而導致紙質檔案丟失損壞，確保檔案管理安全，同時方便了檔案的翻閱，利用信息化的人事檔案管理幫助完善人事檔案管理系統。第一將人事檔案管理信息化數據實現，將人事檔案的利用率提升，將延長檔案資源的壽命，降低出現的損失。第二，數據化的人事檔案工作將傳閱工作變得更加便捷，將實現網絡、信息、資源化水平。

（四）規范管理制度

將人事檔案規范化管理工作做好，第一步要將先進的思想意識確定好，將人事檔案管理觀念和方式全面掌握，促使人事檔案管理更加信息化向前發展，學習優秀的人事檔案管理步驟方式。人事檔案代理服務當中，要和用人單位密切聯系溝通，將工作人員的表現情況及時記錄，將員工的人事檔案完善。這樣將人事檔案規范化管理保證人力資源可持續發展進步。

三、結論

總而言之，要跟進時代發展潮流，將檔案的服務性進行關注，將檔案的利用價值提升。改革人事檔案管理制度和信用業績檔案的建立，激發人事檔案的生機，肯定將社會生活當中出現的問題及時解決，給將來的經濟社會進步發展帶來更好的幫助。

參考文獻：

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