高校成人教育學生檔案管理存在的問題及建議

司杰

【摘要】高校成人教育學籍檔案包括成人學生的錄檢表、每學年的報到注冊材料、各科成績、各類獲獎處罰情況、社會實踐活動情況等等，涉及內容異常廣泛，能客觀的記錄成人學生在校期間各方面表現，是高校檔案的重要組成部分，同時也是成教教學研究及改革的重要參考資料。本文通過分析當前成人教育學生檔案管理的特點，從檔案繁瑣的內容、檔案管理突出現象等方面剖析了成人檔案管理存在的問題，并提出了針對性的建議和措施。

【關鍵詞】成人教育；檔案管理；問題；建議

成人教育檔案是學校教育培養成人學生整個過程的完整記錄，能準確客觀的反映出學生在校期間的綜合表現。因此成人教育檔案管理是一項政策極強的嚴謹的工作，是一項基礎性、服務性的工作，同時又是一項程序復雜、業務性強、質量要求高的工作，繁雜又瑣碎、具體又平凡。《中國教育改革與發展綱要》中明確指出：“ 要大力發展成人教育事業，就必須要重視管理工作，特別是成人教育檔案的管理工作。成人教育檔案是衡量學校成人教育管理水平和教育質量的重要標志之一，更是我國發展成人教育和開展教學研究的重要信息來源和決策依據。”隨著科技進步和經濟的發展，各類用人單位對員工的知識技能、學歷等方面要求越來越高，迫使大批成人重新進入高等院校進行學歷補償教育，導致成人高校學生數量迅速增長，規模不斷擴大，因而針對學生檔案的管理問題日益突出，這就要求我們必須加快檔案管理制度的建立和完善，加強成人學生檔案的管理，促進高校對成人學生檔案管理工作的支持和引導。

一、成人教育學生檔案管理的特點

（一）檔案內容十分繁瑣

成人教育學籍檔案包括成人學生的錄檢表、考生登記表、每學年的報到注冊材料、各科成績、登記表以及成人學生在校期間的休學、復學、退學、轉學的報批材料；學生各類獲獎處罰情況、社會實踐活動情況等等，涉及內容異常廣泛。同時成教學生幾乎來源于以待提高學歷的在職職工、來源于普教統招后的落榜生、來源于社會青年。不同的生源、不同的受教育程度、不同的年齡層次、不同的學習方式等都會導致成人學生檔案內容的差異。完整、有序、規范的學籍檔案，不僅能詳盡真實地記錄學校成人教育、教學發展的歷史進程，而且能直接客觀地反映出高校辦學質量和管理水平。

（二）學籍變化頻繁，管理難度大

成教學生大多數都是以待提高學歷的在職職工及社會青年，工學矛盾尤為突出，職業變更、無法完成學業等諸多原因常常會導致成教學生轉專業、休學甚至退學等情況，導致學籍變動頻繁。隨之而來的成教學籍檔案就需要隨著學籍變動及時做相應的調整，確保學生檔案材料的正確性、連續性、完整性。由于各高校成人教育的發展，下屬教學點的增設，使得大部分成教學生的檔案材料往往形成、保管在各院系學籍管理部門或者下屬教學點，甚至還有的由班主任直接管理，難以集中統一進行管理。因此成人學生的學籍在形成過程中，極易出現疏漏、遺忘的情況，造成成教檔案材料的缺失，大大增加了檔案管理的難度。

（三）“突擊建檔”現象較為突出

與全日制大學畢業生一樣，成人學生畢業生檔案整理、發放的時間十分緊迫。成教畢業生的《學年鑒定表》、《畢業生成績表》、《畢業生登記表》、《學籍登記表》等主要檔案材料大多數都是在臨近畢業時形成。以至于“突擊建檔”成為學生檔案的一大顯著特點。有些學生檔案意識淡薄，忙于平時自身工作或者是忙于找工作、自身也不能按時到學校填寫相關材料，這就使得成人學生在后期學習期間形成的檔案難于及時歸檔， 在有限的時間里，嚴重影響了檔案的質量和整理工作。

二、成人檔案管理存在的問題

在實施成人教育檔案管理過程中，由于成人教育檔案管理起步較晚，歷史積欠較多，人們對成人教育本身又存在認識上的不足，成教管理部門指定兼職檔案員對成教檔案進行規范化管理，再加上缺乏完善的管理制度，所以在檔案管理中難免會出現疏漏、失誤，影響檔案的規范性、系統性和完整性。

（一）不夠重視，忽略學生檔案工作

成人教育學籍檔案是各綜合性高校檔案中的一個重要組成部分，但是經常被高校所忽略。領導團隊對教育學籍檔案管理工作一直存在認識不足的現象，只解決成人學生檔案的有無問題，至于檔案管理是否完善不在考慮范圍之內，重形式、輕實效。對成人教育學籍檔案缺乏針對性管理，缺乏統一的管理規章制度，這是許多高等院校的通病。不少高校領導對成人教育的認識嚴重不足，檔案意識十分欠缺，認為成人教育的學生可管可不管，認為成人教育的檔案可有可無，把自身工作重心放在全日制上，沒有配備專業的專職檔案管理人員，又或者是雖然有指定專人負責，但隨意性大，不夠嚴謹，有的事情今天我來做、明天你來做、大家誰有空誰來做。由于沒有統一的制度約束，很大一部分教學和行政人員為了自身使用方便，對于散存于自己手中的材料，找各種借口不及時移交檔案部門歸檔。而班主任人員變動十分頻繁，且許多班主任都是兼任的，常常抱有當一天和尚撞一天鐘的思想，以至于部分班級材料未能主動記錄下來；也不主動及時向學生索要各類登記表，造成學生在讀期間幾乎無歷史記錄。到向學校提交檔案時，才進行突擊建檔，根本無法保證檔案材料的真實性。加之成人學生畢業生檔案整理、發放的時間十分緊迫，這就使得突擊補全的檔案出現信息漏填或錯填等嚴重的檔案質量問題，也使學籍檔案管理失去了應有的意義。

（二）檔案管理工作混亂，管理不到位

1.學籍檔案錄入不規范，部分管理人員為圖方便，不按已有的相關規定填寫檔案：有的檔案員隨意使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水填寫檔案，字跡潦草，不方便識別，更不方便保存；有的檔案員在學生補考及格時只將原成績改為“及格”字樣，沒有按規定在檔案記錄上注明“補考及格”，更有甚者還將補考成績作為正常考試進行記錄；甚至有的檔案員將學生的姓名用容易書寫、筆畫少的簡化字進行代替等等。

2.學籍檔案移交不規范。學生畢業后，未將學生學籍檔案及時移交，檔案長時間由二級院系管理，亂抽亂翻，使用完必后隨意放置，使得一些價值高的檔案材料和其他材料混雜在一起，造成學生不能到檔案室查詢檔案，移交時檔案遺失等情況。再者移交時，未履行相應的移交手續和做好詳細的移交記錄，檔案管理責任不明確。

（三）檔案管理缺乏過程監督

1.成人教育學籍檔案管理缺乏監督。檔案管理方面缺乏必要的投人，通常沒有指定專人來管理成人教育學籍檔案。對于學籍檔案的日常處理，往往是部分工作便利的人員來對一些相關的文件和資料進行保存，這些人并沒有專業的檔案管理技能，并沒有接受過系統的培訓，在管理的時候十分粗獷，不會充分的運用辦公化自動系統進行處理，直接導致資料的殘缺和不完整，使得檔案管理極為不規范，對檔案的真實和客觀造成一定的負面影響。而由于沒有專人負責，專人進行跟蹤、檢查、整改問題，就使得檔案工作長期處于脫離監督的狀態，使得檔案管理混亂的局面無法得到相應解決。

2.疏于對教學點檔案管理的監督。學校檔案管理部門未有效組織下屬教學點進行必要的檔案管理培訓，同時也未定期進行督促。使得教學點上交的檔案存在內容錯誤、格式不規范、上交時間超期等各種各樣的問題。

三、成人檔案管理的建議

（一）加大宣傳力度，提高全員檔案意識

改進檔案宣傳的方式，加大檔案管理的宣傳力度。成教學生檔案歸檔的材料從產生到整套檔案的流轉，整個過程中涉及各班班主任、各專業成教工作負責人、學生檔案管理人員、學生本人等。要建立內容完整、準確的學生檔案，需要整套檔案流轉過程中所有涉及到的人員認識到成教生檔案的重要性，充分認識到成教生檔案管理工作的嚴謹性，進而認真完成每份材料的產生、歸檔。學校管理層要統一思想，高度重視成教學生檔案管理，配備素質較高的人來專門管理成人教育學籍檔案。對于各班班主任、學生檔案管理人、成教工作負責人等學校相關工作人員，及時請檔案部門專業人員現場開展有關成人檔案工作的作用、地位和性質等知識的講座，從思想認識層面提高成教工作負責人等學校相關工作人員的檔案意識；并將涉及學生檔案管理工作的詳細內容納入員工個人工作崗位職責，并把學生檔案工作情況納入員工年終考核內容，用標準的制度來約束、增強其檔案意識；同時，在布置日常工作時同步布置檔案材料的歸檔工作，持續的增強教職員工的檔案意識。對于成人學生，學校可根據自身的實際情況，在重要的時間節點上組織學生開展檔案知識講座。例如在新生開學初布置學籍卡相關內容填寫時，告知學生檔案的價值、性質等相關知識；在學生畢業填寫畢業生登記表時再次宣貫相關內容，提高成教生對自身的檔案材料的重視程度，使得成教生更加嚴肅的對待自身檔案材料，確保自身所填寫材料信息的準確性。此外，還應發動班主任對檔案內容和規范性進行校對核查。班主任在高校成人教育管理中占有重要地位，由班主任對填寫完畢的學籍表格進行校對核查，既減少了專職檔案管理人員的工作量，又大大提高成教學籍檔案管理的效率。

（二）加強管理，建立有效管理機制

高校要想提高學籍管理水平，必須將檔案管理有關的法規與自身具體情況相結合，制定出符合自身特色的檔案管理制度。

1.檔案的建立制度。明確檔案填寫的具體要求：使用什么筆、什么字體等；明確補考成績登記等特殊情況的檔案錄入原則。

2.檔案的移交制度。首先要明確檔案移交責任人，并直接納入職責范圍。在規定時間內進行檔案移交，從學生入學時檔案的接收到畢業時檔案的移交都必須履行相應的移交手續。由于成教學生檔案的移交工作相對分散，因此各個環節都應有檔案移交記錄，一式兩份，交接雙方各執一份。

（三）加強檔案管理的過程監督

1.挑選對檔案管理敏感的同志專門從事學籍檔案管理工作，并定期聘請檔案專家有針對性的開展檔案管理方面的講座，并舉辦相關培訓，指導相關的業務，拓展檔案管理人員的知識面，優化大家的知識結構，提高檔案管理人員采用信息化技術處理檔案的工作能力，培養檔案人員定期檢查清理檔案工作的習慣。

2.定期組織檔案管理人員對各教學點及本部的檔案管理工作進行檢查，及時發現問題，及時處理，相互交流，取長補短，有效提高檔案管理工作；同時不定期的與兄弟院校開展成教檔案管理業務交流活動，既開闊了大家的眼界，又拓展了大家的思維。

四、結語

成人教育是高等教育十分重要的一個組成部分，隨著社會經濟的高速發展，成教學生數量的持續增多，對高校成人教育學生檔案管理的要求也不斷在提高，這就要求我們要足夠的重視檔案管理工作，及時發現檔案管理中存在的問題，及時提出改進措施，積極地做好檔案管理工作。

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