醫院檔案管理工作探析

蔣喜明

隨著現代科學技術的發展，醫院的信息化建設得以迅速發展，醫院信息系統在醫院管理應用已經越來越廣泛，其作用也越來越大，如何使醫院的檔案管理工作適應信息時代的發展，這是我們當前亟待解決的問題。

1 醫院檔案規范化管理的必要性

醫院檔案是醫院在各項職能活動中形成，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。由于這些記錄，是伴隨著工作活動的客觀需要而形成的，因此，無論在形式上還是內容特征上，都表現這些資料的原始性和事實的確鑿性。此外，由于它們真實地反映著醫院工作的歷史和現狀，成為記載醫院發展的寶貴歷史資料，故有著無可替代的歷史和法律憑證作用。醫院檔案的保存價值、法律憑證作用、借鑒利用決定了醫院檔案實現規范化管理的必要性。對于醫院而言，實現醫療水平的可持續發展，是醫院管理工作中的重中之重。這個目標的實現，需要對醫療技術、醫療設備等進行不斷的創新和完善。而充分利用現代科技，將醫院的檔案工作進行信息化的發展，則是實現這一目標的有效途徑。只有通過對檔案管理效率的不斷提高，才能全面、準確、及時的為醫療工作提供有效的檔案材料。

2 現階段醫院檔案信息化的現狀

（一）重視不夠

目前在國內的醫院中，計算機應用已經成為不可缺少的一部分，從最簡單的管理信息系統和財務系統到完善的醫院信息系統、影像存檔和通訊系統、放射科信息系統、實驗室信息系統以及局域網管理、辦公自動化等，都已開始在醫院實施和運行。但一些領導還是不能充分認識檔案信息化建設的作用和迫切性，致使在醫院的信息化建設中未將檔案信息化建設納入同步考慮和同步實施。

（二）相對落后

目前，檔案管理軟件的開發速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發展，尤其是醫院檔案管理軟件方面更為欠缺。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，已不適應形勢的發展，與醫院的信息系統無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。

（三）程度低

檔案管理標準化是保證歸檔信息有效利用的關鍵。標準化程度低影響了醫院檔案信息化建設的進程，造成了低水平的重復建設；從現在階段來說，醫院收費系統、統計系統、病歷病案系統、檢驗系統、影像檢查系統等部門系統不全一致，規格不一，不能通用，也與檔案管理系統存在著接口、存貯檔案數據方式不同和無法交換等問題，檔案信息資源無法實現共享。在各醫院的信息網絡建設中，檔案信息系統和網絡建設各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差。沒有統一的規范和標準，醫院內部的數據分析不能夠統一，不能實現檔案信息共享的要求，就談不上是檔案信息化管理。

3 建立完善的檔案管理制度

檔案管理制度的建立和完善對醫院檔案管理工作的順利進行非常重要，因此，醫院要根據實際情況，結合《醫院衛生檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規，建立和完善符合自身發展的檔案管理制度，并將檔案管理制度落實到實際工作中，從而對醫院檔案管理人員的行為進行約束。完善的檔案管理制度能讓檔案管理的每一個環節都有章可循，醫院要建立合理的獎罰制度，對表現良好的檔案管理人員進行獎勵，對工作散漫、違規操作的檔案管理人員進行處罰，從而有效地提高檔案管理人員的工作熱情，為檔案管理工作的順利開展提供保障。

目前，我國醫療事業不斷發展，醫院的規模也在日益擴大，因此醫院檔案的數量和種類也隨之增多，為醫院檔案管理者帶來了新的挑戰。那么醫院在檔案管理設施和技術上進行完善和改進。④隨著我國信息技術的發展，采用電子檔案管理為醫院檔案管理者提供了便捷。信息化社會就是以知識和信息為基礎的社會，它以現代信息技術的出現和發展為技術特征，以信息經濟發展為社會進步的標志。改進傳統的手工勞動、檢索等管理手段，及時規范檔案管理庫和設施等，使醫院檔案現代化管理水平不斷提高。

4 提高檔案管理意識

檔案管理的主要目的是為了開發利用檔案信息，發揮檔案的作用，達到信息共享，因此，醫院領導和檔案管理人員要不斷提高自身的檔案管理意識，將醫院檔案管理同醫院的發展建設聯系起來，做到檔案管理與醫院業務同步發展。醫院要加大宣傳力度，讓醫院的所有職工都認識到檔案管理的重要性，認識到檔案管理為醫院帶來的經濟效益和社會效益。醫院檔案管理人員要加強對醫院病案、文書、財會、設備、基建等各種檔案信息的開發利用，從而有效地提高醫院檔案的利用率，為醫院的發展提供服務醫院領導應重視醫療質量及醫療技術的發展，重視醫院人才的培養和學科建設發展，對檔案管理方面重視不夠。檔案管理工作是醫院管理工作的基礎之一，是整個醫院重要的信息資源，檔案管理工作質量的高低是一個醫院管理水平的體現，院領導必須認識到這一點，這樣才會提高對檔案工作的領導和支持，并給予硬件及軟件等方面的支持，醫院檔案管理者才有信心把檔案管理工作做好。因此，醫院領導的重視對檔案工作的開展及質量起著決定性的作用。

5 提高檔案管理人員的綜合素質

醫院檔案管理是一項專業性系統工作，對管理人員的綜合素質有很高的要求，因此，醫院要積極的引進專業的檔案管理人員，確保醫院檔案管理工作穩定、有序的開展，同時醫院要根據現有檔案管理人員的實際情況，制定合理的培訓計劃，定期對檔案管理人員進行培訓，不斷提高檔案管理人員的技術水平。醫院檔案管理人員要積極的學習各種與檔案管理相關的知識，豐富自己的檔案管理理論知識，并將這些知識合理的運用于檔案管理的實際工作中，同時要善于總結，不斷積累工作經驗，從而全面提高自身的業務水平。要注重對檔案管理人員進行思想教育，幫助檔案管理人員樹立正確的人生觀、價值觀，強化檔案管理人員的責任感，確保檔案管理人員能嚴格的按照規章制度進行檔案管理；要注重培養檔案管理人員的創新意識，鼓勵檔案管理人員在工作中創新方法，創新思路，從而更好地為醫院的發展服務。

總之，醫院檔案管理工作是一個專門的學問，涉及部門和范圍極為廣泛，必須調動全員意識來共同配合。因此，醫院檔案管理工作則應該在模式上、思想觀念上、管理方式上、服務方式上、管理隊伍素質上不斷創新。只有這樣，才能使醫院檔案管理工作保持特色和活力，使其適應新形勢對檔案管理的要求。