王學(xué)武 馬迎秋 于長海

[摘要] 隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展水平在不斷提高，信息化理念已經(jīng)不斷融入到人們的生產(chǎn)生活中，不僅便捷了人們的生活，同時(shí)也提高了生產(chǎn)效率，信息化時(shí)代已經(jīng)到來，在此發(fā)展背景下，檔案管理工作的落實(shí)也面臨著諸多的問題，如果未能正視信息技術(shù)應(yīng)用的重要性，將會(huì)致使檔案管理效率大大的下降，因此，有關(guān)的檔案管理工作人員一定要對(duì)自身的工作清楚的認(rèn)知，而后再針對(duì)檔案管理工作過程中易出現(xiàn)的問題高效的解決，同時(shí)還要提出切合實(shí)際的解決策略，而該研究則針對(duì)這一問題進(jìn)行了分析和探究，希望該次的探究給有關(guān)檔案管理工作者以一定的借鑒和啟迪。

[關(guān)鍵詞] 信息時(shí)代；檔案管理工作；面臨問題；對(duì)策；探析

[中圖分類號(hào)] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2017）06（b）-0065-02

隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)成果不斷地滲透到人們的生產(chǎn)生活中，極大地提高了人們的生活水平。在此信息化的背景下，各行各業(yè)都要對(duì)信息化理念予以切實(shí)的認(rèn)知，而檔案管理工作人員也要對(duì)自身的工作具有一個(gè)清楚的認(rèn)知，并積極利用信息化理念的作用和有效性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化，極大地提高檔案管理工作效率，進(jìn)而從整體上提高檔案管理工作水平。但是，在實(shí)際的檔案管理工作中，仍舊會(huì)遇到諸多的麻煩和問題，如果未能將這些問題予以高效的解決，將會(huì)給檔案管理工作的落實(shí)形成一定的阻礙，因此，就要提出針對(duì)性的、高效的解決策略，制定完善的檔案管理方案，將信息化理念融入其中，提高信息時(shí)代下檔案管理工作的效率，最終為我國整體性檔案管理工作水平的提高提供切實(shí)的保障，該研究則針對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作中所面臨的問題進(jìn)行了分析，而后提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，旨在為我國的檔案管理行業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力。

1 對(duì)于信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問題分析

現(xiàn)階段，各行各業(yè)的發(fā)展過程中，都不可避免的會(huì)涉及到檔案管理工作，檔案管理工作可以將企業(yè)運(yùn)營中的各類有效問題實(shí)現(xiàn)高效的管理，便于后期的調(diào)用和查詢等等，這樣也會(huì)給企業(yè)其他環(huán)節(jié)的工作提供切實(shí)的保障，并間接地提高其他環(huán)節(jié)的工作效率。而在實(shí)際的檔案管理工作中，仍舊會(huì)遇到諸多的問題，這些阻礙性的問題將會(huì)極大地給整體性檔案管理工作帶來較多的負(fù)面影響，要想更好地解決這些問題，首先就要明確這些問題的來源，并對(duì)這些阻礙性的問題予以歸類和總結(jié)，為后期解決措施的提出奠定良好的基礎(chǔ)。以下為該研究對(duì)信息時(shí)代下檔案管理工作中極易出現(xiàn)的問題分析。

1.1 管理手段缺乏規(guī)范性、科學(xué)性

在實(shí)際的檔案管理過程中，要想更好地提升檔案管理工作效率，首先就要確保其基礎(chǔ)工作路試的規(guī)劃化和標(biāo)準(zhǔn)化，符合有關(guān)檔案管理?xiàng)l例中的要求和內(nèi)容，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的落實(shí)。隨著信息技術(shù)的落實(shí)和融入，信息時(shí)代的到來，越來越多的檔案管理工作人員不能意識(shí)到本身工作中所必須落實(shí)的基礎(chǔ)檔案管理工作內(nèi)容，檔案管理工作人員在實(shí)際的檔案管理中，一定要明確信息化技術(shù)的應(yīng)用，與檔案基礎(chǔ)管理工作并不相違背，它們具有高度的統(tǒng)一性和和諧性，它們的構(gòu)建形式可能有所不同，但是最終的目的卻是相同的。因此，在實(shí)際的檔案管理工作中，一定要促使檔案管理基礎(chǔ)工作的落實(shí)，要與信息化相融合。如果未能做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，無法使檔案管理具備規(guī)范性和合理性，將無法滿足信息時(shí)代下對(duì)于檔案管理的實(shí)際需求。同時(shí)也由于歷史原因以及其他原因的影響，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)管理工作中，無法對(duì)檔案的細(xì)則進(jìn)行明確，同時(shí)檔案之間的相通性也較差，不能滿足信息化檔案管理的需求，極大地降低了檔案管理工作的落實(shí)[1]。

1.2 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

在進(jìn)行檔案管理的過程中，還有部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)無法滿足整體性檔案管理的實(shí)際需求，而檔案管理人員確是實(shí)習(xí)檔案管理工作的主導(dǎo)人員，他們的專業(yè)性不足以及道德素質(zhì)不高，將會(huì)使檔案管理缺乏安全性和有效性。此外，還有部分檔案管理工作人員雖說具備了一定的檔案管理知識(shí)，但是，卻無法適應(yīng)新時(shí)代信息化手段的應(yīng)用，不能切實(shí)了解信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用方式，缺乏信息化理念，無法滿足信息時(shí)代下的檔案管理的現(xiàn)代化要求，也不能在實(shí)際的檔案管理中，構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)化的、現(xiàn)代化的檔案管理制度，無法促使檔案管理具備復(fù)合性和科學(xué)化。由此可見，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不足，將會(huì)極大地阻礙檔案管理工作的落實(shí)，甚至?xí)O大地降低檔案管理工作效率。

1.3 檔案管理的安全性和私密性有待提升

在當(dāng)前的信息時(shí)代背景下，檔案管理工作的落實(shí)更具挑戰(zhàn)，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的過程中，極易出現(xiàn)各類的安全問題，不法分子將會(huì)通過計(jì)算機(jī)技術(shù)漏洞以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案文件中的各類有效信息或私密信息進(jìn)行竊取，這樣無疑給企業(yè)的發(fā)展帶來了諸多的安全隱患，如果黑客對(duì)檔案文件中的重要內(nèi)容予以篡改，這樣就會(huì)極大地降低檔案管理工作效率，使檔案管理工作面臨著諸多的風(fēng)險(xiǎn)等[2]。

此外，電子檔案文件的落實(shí)結(jié)構(gòu)也較為繁雜，存儲(chǔ)方式也相應(yīng)的發(fā)生了改變，此時(shí)，有關(guān)的檔案管理技術(shù)人員，如若未能對(duì)信息技術(shù)予以切實(shí)的掌握，不具備檔案管理工作中的通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，無法全面認(rèn)識(shí)到應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案管理的重要性，將會(huì)給不法分子以可乘之機(jī)，威脅到各行各業(yè)檔案管理工作的落實(shí)，甚至?xí)璧K檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展[3]。

1.4 軟件管理不具備通用性

隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)水平也在不斷的進(jìn)步，因此，各行各業(yè)的發(fā)展中，也越發(fā)意識(shí)到科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的重要性，但是，在實(shí)際的引入軟件的過程中，極易使管理軟件缺乏通用性，這樣就會(huì)間接地阻礙檔案管理的信息化發(fā)展，也會(huì)降低檔案管理現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展趨勢[4]。

2 對(duì)于檔案管理工作中問題的解決對(duì)策分析

2.1 強(qiáng)化檔案管理的信息化

在當(dāng)前的信息化管理過程中，要想提高檔案管理效率，并將檔案管理的作用有效地凸顯出來，使檔案管理工作的落實(shí)更具信息化，并強(qiáng)化檔案管理工作的信息構(gòu)建力度，而后還應(yīng)當(dāng)通過科學(xué)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的管理，逐步促使檔案管理更具自動(dòng)化，這樣會(huì)使檔案管理中，對(duì)于檔案文件的檢索和查詢更為高效，為其他部分應(yīng)用檔案文件提供切實(shí)的保障，也間接地提高其他部門的工作效率。比如，可以應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案文件中的圖像以及文字等予以管理，這樣將會(huì)極大地提高檔案管理的歸類工作效率，還可以應(yīng)用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的融合，進(jìn)而促使其實(shí)現(xiàn)有機(jī)的整體，將檔案管理方式以圖文并茂的形式予以展現(xiàn)，不僅有效地拓展了檔案管理形式，同時(shí)也提高了檔案管理效率，而后在實(shí)際應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案予以管理的過程中，還要力求檔案管理中的信息可以實(shí)現(xiàn)無障礙和遠(yuǎn)距離的交流，這樣也可以促使檔案管理的信息化最優(yōu)，并將其優(yōu)勢最大化，真正實(shí)現(xiàn)了資源的共享，為企業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)[5]。

2.2 構(gòu)建完善的信息資源體系

在當(dāng)前信息化時(shí)代，檔案管理的基本內(nèi)容就是充分利用數(shù)字化技術(shù)，所謂的數(shù)字技術(shù)就是信息化手段的應(yīng)用，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案文件以及數(shù)據(jù)的查閱和管理，這樣也會(huì)使數(shù)據(jù)的傳輸更具平穩(wěn)性和安全性，要想在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的過程中，有效避免網(wǎng)絡(luò)攻擊問題，有關(guān)檔案管理的技術(shù)人員就要將自身的優(yōu)勢體現(xiàn)出來，再應(yīng)用高效的信息技術(shù)處理方式，提高檔案管理信息化和現(xiàn)代化[6]。同時(shí)有關(guān)的技術(shù)人員也要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，制定較為完善的信息資源體系，使數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)更為高效和科學(xué)，還要使檔案管理工作的落實(shí)更具秩序性，在設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)，還要盡可能滿足檔案管理人員以及閱讀者的查找需求，以此為基礎(chǔ)，實(shí)施針對(duì)性的構(gòu)建方案，使檔案管理方式更為高效，并盡可能將紙質(zhì)檔案的精髓之處融入到信息化的檔案管理中，給有關(guān)的檔案使用者提供更多的便捷[7]。

2.3 強(qiáng)化檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度

通過上述分析和探究可知，在實(shí)際的檔案管理中，要想切實(shí)提升檔案管理工作的效率，檔案管理工作人員就要首先確保其本身要具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，還要對(duì)檔案管理的知識(shí)予以了解和掌握，不僅要明確傳統(tǒng)檔案管理的基本知識(shí)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，促使網(wǎng)絡(luò)管理更具高效性和現(xiàn)代化，明確應(yīng)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理的方式，掌握計(jì)算機(jī)的基本使用方式，而有關(guān)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員也要將自身的優(yōu)勢體現(xiàn)出來，強(qiáng)化檔案管理工作的力度，極大地提高檔案管理工作效率，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)[8-9]。

3 結(jié)語

綜上所述，在實(shí)際的檔案管理中，極易出現(xiàn)各類的問題，這些阻礙性因素如果未能予以妥善的解決，將會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來較大的阻礙。特別是在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作同樣也會(huì)應(yīng)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)行檔案管理，如果在此過程中，未能切實(shí)把控檔案管理的有效性和安全性，將會(huì)給企業(yè)帶來運(yùn)營威脅，甚至?xí)P(guān)乎企業(yè)的生死存亡。因此，有關(guān)檔案管理人員就要積極地強(qiáng)化自身的綜合素質(zhì)，掌握信息化的管理方式，提高整體性的檔案管理效率。

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（收稿日期：2017-03-20）