信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探析

王學武 馬迎秋 于長海

[摘要] 隨著社會的發展和時代的進步，科學技術的發展水平在不斷提高，信息化理念已經不斷融入到人們的生產生活中，不僅便捷了人們的生活，同時也提高了生產效率，信息化時代已經到來，在此發展背景下，檔案管理工作的落實也面臨著諸多的問題，如果未能正視信息技術應用的重要性，將會致使檔案管理效率大大的下降，因此，有關的檔案管理工作人員一定要對自身的工作清楚的認知，而后再針對檔案管理工作過程中易出現的問題高效的解決，同時還要提出切合實際的解決策略，而該研究則針對這一問題進行了分析和探究，希望該次的探究給有關檔案管理工作者以一定的借鑒和啟迪。

[關鍵詞] 信息時代；檔案管理工作；面臨問題；對策；探析

[中圖分類號] R197.32 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2017）06（b）-0065-02

隨著社會的發展和時代的進步，科學技術成果不斷地滲透到人們的生產生活中，極大地提高了人們的生活水平。在此信息化的背景下，各行各業都要對信息化理念予以切實的認知，而檔案管理工作人員也要對自身的工作具有一個清楚的認知，并積極利用信息化理念的作用和有效性，實現檔案管理工作的信息化和現代化，極大地提高檔案管理工作效率，進而從整體上提高檔案管理工作水平。但是，在實際的檔案管理工作中，仍舊會遇到諸多的麻煩和問題，如果未能將這些問題予以高效的解決，將會給檔案管理工作的落實形成一定的阻礙，因此，就要提出針對性的、高效的解決策略，制定完善的檔案管理方案，將信息化理念融入其中，提高信息時代下檔案管理工作的效率，最終為我國整體性檔案管理工作水平的提高提供切實的保障，該研究則針對信息時代檔案管理工作中所面臨的問題進行了分析，而后提出了相應的解決對策，旨在為我國的檔案管理行業的發展提供動力。

1 對于信息時代下檔案管理工作面臨的問題分析

現階段，各行各業的發展過程中，都不可避免的會涉及到檔案管理工作，檔案管理工作可以將企業運營中的各類有效問題實現高效的管理，便于后期的調用和查詢等等，這樣也會給企業其他環節的工作提供切實的保障，并間接地提高其他環節的工作效率。而在實際的檔案管理工作中，仍舊會遇到諸多的問題，這些阻礙性的問題將會極大地給整體性檔案管理工作帶來較多的負面影響，要想更好地解決這些問題，首先就要明確這些問題的來源，并對這些阻礙性的問題予以歸類和總結，為后期解決措施的提出奠定良好的基礎。以下為該研究對信息時代下檔案管理工作中極易出現的問題分析。

1.1 管理手段缺乏規范性、科學性

在實際的檔案管理過程中，要想更好地提升檔案管理工作效率，首先就要確保其基礎工作路試的規劃化和標準化，符合有關檔案管理條例中的要求和內容，進而促進檔案管理工作的落實。隨著信息技術的落實和融入，信息時代的到來，越來越多的檔案管理工作人員不能意識到本身工作中所必須落實的基礎檔案管理工作內容，檔案管理工作人員在實際的檔案管理中，一定要明確信息化技術的應用，與檔案基礎管理工作并不相違背，它們具有高度的統一性和和諧性，它們的構建形式可能有所不同，但是最終的目的卻是相同的。因此，在實際的檔案管理工作中，一定要促使檔案管理基礎工作的落實，要與信息化相融合。如果未能做好檔案管理的基礎工作，無法使檔案管理具備規范性和合理性，將無法滿足信息時代下對于檔案管理的實際需求。同時也由于歷史原因以及其他原因的影響，導致檔案管理基礎管理工作中，無法對檔案的細則進行明確，同時檔案之間的相通性也較差，不能滿足信息化檔案管理的需求，極大地降低了檔案管理工作的落實[1]。

1.2 檔案管理人員的綜合素質有待提高

在進行檔案管理的過程中，還有部分檔案管理人員的綜合素質無法滿足整體性檔案管理的實際需求，而檔案管理人員確是實習檔案管理工作的主導人員，他們的專業性不足以及道德素質不高，將會使檔案管理缺乏安全性和有效性。此外，還有部分檔案管理工作人員雖說具備了一定的檔案管理知識，但是，卻無法適應新時代信息化手段的應用，不能切實了解信息技術的實際應用方式，缺乏信息化理念，無法滿足信息時代下的檔案管理的現代化要求，也不能在實際的檔案管理中，構建一個系統化的、現代化的檔案管理制度，無法促使檔案管理具備復合性和科學化。由此可見，檔案管理工作人員的綜合素質不足，將會極大地阻礙檔案管理工作的落實，甚至會極大地降低檔案管理工作效率。

1.3 檔案管理的安全性和私密性有待提升

在當前的信息時代背景下，檔案管理工作的落實更具挑戰，在應用計算機進行檔案管理的過程中，極易出現各類的安全問題，不法分子將會通過計算機技術漏洞以及網絡技術對檔案文件中的各類有效信息或私密信息進行竊取，這樣無疑給企業的發展帶來了諸多的安全隱患，如果黑客對檔案文件中的重要內容予以篡改，這樣就會極大地降低檔案管理工作效率，使檔案管理工作面臨著諸多的風險等[2]。

此外，電子檔案文件的落實結構也較為繁雜，存儲方式也相應的發生了改變，此時，有關的檔案管理技術人員，如若未能對信息技術予以切實的掌握，不具備檔案管理工作中的通訊技術、計算機技術以及網絡技術等，無法全面認識到應用網絡實現檔案管理的重要性，將會給不法分子以可乘之機，威脅到各行各業檔案管理工作的落實，甚至會阻礙檔案管理工作的建設和發展[3]。

1.4 軟件管理不具備通用性

隨著社會的發展和時代的進步，科學技術水平也在不斷的進步，因此，各行各業的發展中，也越發意識到科學技術應用的重要性，但是，在實際的引入軟件的過程中，極易使管理軟件缺乏通用性，這樣就會間接地阻礙檔案管理的信息化發展，也會降低檔案管理現代化和信息化的發展趨勢[4]。

2 對于檔案管理工作中問題的解決對策分析

2.1 強化檔案管理的信息化

在當前的信息化管理過程中，要想提高檔案管理效率，并將檔案管理的作用有效地凸顯出來，使檔案管理工作的落實更具信息化，并強化檔案管理工作的信息構建力度，而后還應當通過科學技術手段，實現檔案信息的管理，逐步促使檔案管理更具自動化，這樣會使檔案管理中，對于檔案文件的檢索和查詢更為高效，為其他部分應用檔案文件提供切實的保障，也間接地提高其他部門的工作效率。比如，可以應用信息技術實現檔案文件中的圖像以及文字等予以管理，這樣將會極大地提高檔案管理的歸類工作效率，還可以應用多媒體技術實現信息資源的融合，進而促使其實現有機的整體，將檔案管理方式以圖文并茂的形式予以展現，不僅有效地拓展了檔案管理形式，同時也提高了檔案管理效率，而后在實際應用計算機對檔案予以管理的過程中，還要力求檔案管理中的信息可以實現無障礙和遠距離的交流，這樣也可以促使檔案管理的信息化最優，并將其優勢最大化，真正實現了資源的共享，為企業的發展奠定了良好的基礎[5]。

2.2 構建完善的信息資源體系

在當前信息化時代，檔案管理的基本內容就是充分利用數字化技術，所謂的數字技術就是信息化手段的應用，應用計算機網絡實現檔案文件以及數據的查閱和管理，這樣也會使數據的傳輸更具平穩性和安全性，要想在應用計算機網絡的過程中，有效避免網絡攻擊問題，有關檔案管理的技術人員就要將自身的優勢體現出來，再應用高效的信息技術處理方式，提高檔案管理信息化和現代化[6]。同時有關的技術人員也要結合檔案管理的實際需求，制定較為完善的信息資源體系，使數據庫系統更為高效和科學，還要使檔案管理工作的落實更具秩序性，在設計信息系統時，還要盡可能滿足檔案管理人員以及閱讀者的查找需求，以此為基礎，實施針對性的構建方案，使檔案管理方式更為高效，并盡可能將紙質檔案的精髓之處融入到信息化的檔案管理中，給有關的檔案使用者提供更多的便捷[7]。

2.3 強化檔案管理工作人員的培訓力度

通過上述分析和探究可知，在實際的檔案管理中，要想切實提升檔案管理工作的效率，檔案管理工作人員就要首先確保其本身要具備較強的綜合素質，還要對檔案管理的知識予以了解和掌握，不僅要明確傳統檔案管理的基本知識，順應時代的發展趨勢，促使網絡管理更具高效性和現代化，明確應用計算機實現檔案管理的方式，掌握計算機的基本使用方式，而有關的企業領導人員也要將自身的優勢體現出來，強化檔案管理工作的力度，極大地提高檔案管理工作效率，為企業的發展奠定良好的基礎[8-9]。

3 結語

綜上所述，在實際的檔案管理中，極易出現各類的問題，這些阻礙性因素如果未能予以妥善的解決，將會給企業的發展帶來較大的阻礙。特別是在當前信息化時代背景下，檔案管理工作同樣也會應用到計算機技術，進行檔案管理，如果在此過程中，未能切實把控檔案管理的有效性和安全性，將會給企業帶來運營威脅，甚至會關乎企業的生死存亡。因此，有關檔案管理人員就要積極地強化自身的綜合素質，掌握信息化的管理方式，提高整體性的檔案管理效率。

[參考文獻]

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[7] 張麗.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].卷宗，2016，6（8）：68.

[8] 林瑞蓮.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].建筑工程技術與設計，2015，19（19）：1307.

[9] 朱喬芙.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策分析[J].科技傳播，2015，24（19）：104-105.

（收稿日期：2017-03-20）