檔案管理的規范化操作思考

鄭琳琳

摘要：本文主要論述了目前我國企事業單位檔案管理的現狀，通過分析存在的問題，在順應檔案管理工作的新形勢下，以五點措施手段來解決檔案管理存在的問題，并對如何提供檔案管理規范化水平做了闡述。

關鍵詞：檔案管理；規范化操作；問題與對策

一、目前檔案管理的現狀和問題

我國目前檔案管理工作已經開展了幾十年的時間，通過幾代人的努力，取得了比較大的工作成果，但是隨著社會經濟的發展，科學技術的不斷進步，越來越多的問題逐漸暴露出來。

（一）重視程度不足

長久以來，很多企事業單位的領導決策者和執行者對待檔案管理這個問題上一直持忽視的態度，認為檔案管理工作可有可無，長期主觀上忽視檔案管理工作的重要性，雖然口頭上能夠表示重視檔案管理，但在實際工作當中，對檔案管理的認識偏差度過大，導致行為上放松檔案管理的指導和操作動作，降低了檔案管理的規范標準，導致檔案管理缺乏科學的規劃，在日常工作中逐漸淪為僅為了應付檢查，正是因為平時對檔案管理工作的重視程度不足，不正確的認識逐漸積累，使檔案管理工作水平日益下降，檔案管理者的主觀能動性受到了非常大的消極影響。

（二）管理水平較差

檔案管理水平不高，業務能力較差，缺乏對檔案管理要求中的規范意識，在日常工作中對檔案材料的收集、整理、保密的重視程度不夠，容易發生“知法犯法”的現象。并隨著信息科技技術不斷進步，檔案管理工作需要能夠對檔案信息進行深層次研究開發的高科技專業人才。同時由于兼職的人員出現，他們的主要精力都放在了本職工作，因此在檔案管理工作的投入十分有限，操作不熟悉、返工現象嚴重，這就無法勝任檔案管理的工作，間接導致了此崗位的不穩定性，造成了較大的流動性。因此檔案管理工作急需職業素質較高、業務操作能力較強的工作人員。

（三）硬件設施落后

在眾多企事業單位當中存在著大量的檔案庫房老舊、環境潮、臟、差等問題，由于沒有專門的檔案室存放檔案，很多單位都是把檔案和其他雜物一共放與倉庫中，這就直接增大檔案被侵染、損壞的風險；同時缺乏相關設備，隨著檔案管理工作進程的加快，紅外線監控設備、濕度測試儀等現代化高科技設備的需求逐漸加大，而現有的設備卻老化嚴重，新設備無法及時更新。由于對檔案管理的投入力度不足，導致工作陳腐、活力不足等問題，同時極為落后的工作設備帶來極為落后的工作方法，非常容易導致檔案材料原件出現遺丟、蟲蛀、受潮，甚至極端現象導致文件燒毀等等嚴重問題。檔案信息丟失是無法彌補的巨大損失，因此加大檔案管理的硬件設施的投入是十分有必要的。

（四）制度不夠完善

僅僅就企事業單位目前的檔案管理工作整體水平來講，其檔案管理部門在檔案管理制度上的制定和編寫漏洞較多，整體性不足、全面性不夠。由于檔案管理制度仍有所欠缺和不夠完善，直接導致了檔案管理工作在實際操作中缺乏理論上的有力指導，無法做到有法可依、有法可循。由于缺乏健全的檔案管理體系，目前的檔案管理工作非常容易受到局限，檔案管理操作人員在實際工作中明顯感受比較被動。

二、如何做好檔案管理規范化操作

（一）增強對檔案管理的認識程度

檔案管理工作的規范化在企事業單位的日常工作中起到了重要作用，作為各級領導和管理干部都要在思想認識上重視檔案管理的工作，應加強對檔案管理流程和規范的學習，深刻了解到檔案管理是必不可取的工作內容之一，同時要確保檔案管理工作流程規范化。可以說領導的重視能夠起到導向作用，思想認識上的充分重視是做好工作的前提，作為部門領導應需通過會議上對檔案管理工作的重要性進行宣講，培養出全員重視、全員參與的良好檔案管理工作氛圍，同時還要做好督查安排工作，形成對檔案進行定期檢查、指導和糾錯，確保檔案管理的規范化。

（二）努力提高檔案管理水平

檔案管理工作是一項枯燥無趣且有重要機密的工作，如果作為檔案管理的操作人員，自身綜合素質和業務水平不高，會直接影響檔案管理工作的開展，檔案管理工作的工作質量和工作效果也會不夠理想。因此作為檔案管理人員應對自身嚴格要求，提高自身業務能力，加強責任心，在平時工作中不斷總結經驗和教訓，努力學習和提高檔案管理能力，降低和減少工作總的失誤。同時作為部門領導，應認真選拔和培養適合并且熱愛檔案管理工作的人員，組成一支業務能力強、敬業認真的檔案管理隊伍。

（三）加強檔案管理的硬件建設

過硬的硬件設施是保障檔案管理工作水平的重要工具，應當加大對檔案管理的投入，考慮到年限發展問題，適當擴大檔案室面積，預留至少三年到五年的庫容空間，堅決做到檔案與雜物分離；建立屬于檔案管理的專項資金，選購高質量合規格的檔案柜，并引進紅外線攝像頭、濕度測試儀等等高科技設備，以高標準、高要求完成科學的、規范的檔案管理工作，同時對防失火、防受潮、防蟲蛀等重點事項進行重點預防。

（四）完善檔案管理工作制度

我們知道如果缺乏相對完善的管理制度，就很難真正地做好檔案管理工作，因此應建立相對完整、系統科學、健全合理的檔案管理制度是非常有必要的，同時應形成行之有效的檔案管理體系，能夠符合現代檔案管理的實際情況，做到有法可依、有法必依，檔案管理工作才能發揮作用。規范性強的檔案管理制度才能彌補先前管理制度的漏洞，防止管理工作的隨意性，使得檔案管理工作變得更為縝密安全，提高了工作效率，檔案質量能夠得以保證。

參考文獻：

[1]張記銘.淺析檔案管理現代化[J].黑龍江對外經貿，2010，05：105106.

[2]楊珍.信息化背景下企業檔案管理工作存在的問題與對策[J].經營管理者，2011，19：91.

[3]趙威.淺談人事檔案管理工作存在的問題與對策[J].才智，2011，31：357.