淺談人事檔案管理的發展趨勢

馬芳

【摘 要】隨著人才管理意識的提高，人們加深了對人事檔案管理的重視。人事檔案管理是對個人的基本信息、工作能力、品德修養等進行綜合評估的工作，作為人力資源機構在人員調配時的參考依據，是企業人事管理的重要部分，具有不可或缺的重要地位。加強人事檔案的管理質量，構建完善的人事檔案管理體制，有效開展人事檔案管理工作，使企業更全面的評價人才，促進人才的合理配置，能夠有效提高企業的管理能力，保障企業的可持續發展。

【關鍵詞】人事檔案管理；發展趨勢

導言

人事檔案管理是人力資源管理工作重要組成部分，隨著人們對人才管理重要的認識的不斷提高，人事檔案管理工作的地位也逐漸提高。加強人事檔案管理，使管理部門對人才有更全面、詳細、正確的了解和評價，是正確使用人才的重要依據，它能夠促進人才的合理使用、合理流動和合理配置，是保證人才隊伍素質的重要手段。

一、人事檔案管理的現狀分析

1.思想認識不夠。

目前，在我國普遍存在管理部門對于人事檔案管理重視程度不夠，認識不到其重要性，只停留于保證人事檔案的安全，不丟失、不泄密的程度，沒能使人事檔案發揮出其人才調控作用，所以對于人事檔案管理工作的關注度不夠，導致檔案室由于經費不足其設施建設和配置都不夠標準、規范，嚴重阻礙了檔案工作的良性發展。

2.人事檔案管理工作效率低。

我國雖然有健全的人事檔案管理制度，但在實際工作中還是存在很多因素影響人事檔案的工作效率，如檔案收集歸檔過程相對緩慢，新技術手段并沒有在檔案管理中發揮其應有的作用，還無法實現真正意義上的現代化人力資源管理。在資料匯編時，由于外部信息少，不能及時、全面、準確地反應人員的實際信息情況，不能滿足人力資源管理形勢發展的需求，嚴重影響了人事檔案的利用率。而且在對人事檔案查詢和使用時，受到諸多因素的限制使其仍需要通過手工的形式來查閱資料，即費力又耗時。

3.人事檔案管理不夠規范。

在人事檔案管理工作還存在很多缺陷。由于人事檔案材料的搜集過程繁瑣，再加上工作人員的檔案管理意識較差，經常會將檔案資料放在臨時存放處，使其不能及時歸檔，有可能導致檔案資料不完整、不系統、連續性差等情況的出現。而且由于人才競爭非常激烈，單位對人才的招聘大都依靠人力資源開發中心，對于人事檔案的管理有些單位也會通過人事代理的方式進行。在人才發生流動時，由于檔案在轉遞和交接的過程中沒有第三方參與審查監管，經常會發生檔案資料損壞或丟失的現象。

4.人事檔案管理現代化進程緩慢。

通過計算機可以完成檔案的收集、開發、傳遞、查詢等工作，即節省了管理人員的時間又提高了檔案管理的工作效率，是最基本、最有效的現代化管理手段。但在實際工作中，雖然多單位都已經開發了人事檔案管理系統，但開發者并沒有從本單位的實際需求入，使其不能發揮其方便、快捷、高效的優點，以至于出現信息歸類不嚴謹、輸入困難、搜索結果不匹配等問題，使其很難得以運用，影響了人事檔案現代化管理的發展速度。

二、人事檔案管理的發展趨勢

1.提升管理者對檔案管理工作的重視。

管理者對人事檔案管理提高重視是實施人事檔案管理工作的前提。必須加大對人事檔案管理工作的經費投入，成立專門的人事檔案管理部門，管理者定期對人事檔案管理工作進行檢查和監督。除此之外，建立規范化的人事檔案管理辦公室，對檔案的整理、維護等預先準備充足的經費，條件較好的可以為人事檔案管理人員配備電腦、打印機等機器，確保人事檔案管理工作的效率和質量。

2.人事檔案管理電子化。

當前，伴隨著計算機以及網絡技術的迅猛發展，過去傳統的人事檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，改變傳統的管理模式，把計算機技術應用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進程已經成為了共識。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關信息是最關鍵也是最基礎的部分。實現人事檔案管理現代化的前提在于首先實現人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質型檔案進行電子型檔案的轉化，就是把人事檔案更多有關信息輸入到計算機當中，依托電子手段構建個人信息體系。并以此為基礎，建立更加準確和完備的人事信息數據庫，依托辦公自動化網絡系統，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的相互協同配合。能夠進一步避免因紙質人事檔案形式上的非公共性、內容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當前人事檔案中存在的現實難題。

3.人事檔案管理網絡化。

檔案管理的網絡化是建立在電子化基礎上的，而檔案管理網絡化的前提則是遵循國家的相關保密規定。檔案信息網絡化是充分利用當前的網絡優勢，從而實現檔案信息資源的共享。企業在推進檔案信息網絡化進程時，必須要與檔案信息保密建設同步進行，要對檔案資源使用的部門設置一定權限，沒有權限的部門或者個人，將無法查閱相關檔案資料。與此同時，我們還需要加強檔案管理人員的素質建設，提高檔案管理工者的職業道德水平與業務技能水平，使他們在做好保密工作的同時，能夠對檔案管理業務以及各種管理軟件熟練掌握，能夠在管理理念、管理方式不斷創新，從而依托現代的科技手段，實現企業檔案管理的標準化、高效化。

4.人事檔案管理專業化。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。與其它行業相比，檔案工作政治性、政策性、專業性都很強，在專業技能上，提高檔案從業者的信息素養和信息技能，思想上有較高政治素質，保護檔案的安全，不泄露檔案內容等。人才是信息化建設的成功之本，重視信息化人才的培養，造就一支適應檔案信息化建設需要的人才隊伍，是檔案信息化建設的重要內容。檔案信息化人才形勢比較嚴峻，人才資源緊缺嚴重制約著檔案信息化建設的發展，只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

三、結語

人事檔案管理是單位開展人力資源管理的核心內容，需要突出其管理的重要性，才能有效構建和諧的人事關系，員工的工作穩定性、積極性也才能有效提升，因此人事檔案管理將朝著信息化、標準化、創新意識提升等多方面的發展，在發展改革的過程中將出現不同程度的問題，需要管理人員進一步發揮自己的才能，有效提升他們應對這一問題的工作方法和措施，從而加快人事檔案管理的準確性、高效性的發展。

參考文獻：

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