疾控中心檔案信息化管理存在的問題與對策

◎國曉曦 董曉永

疾控中心檔案信息化管理存在的問題與對策

◎國曉曦 董曉永

在新時代的影響下，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)揮出十足的影響力。疾控中心的檔案信息采集工作也開始重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，但是檔案信息化管理的相關(guān)問題不容忽視，需要有針對性的采取合理對策加以解決。本文針對疾控中心檔案信息化管理中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行深度分析，并根據(jù)多年管理檔案積累的經(jīng)驗，提出相應(yīng)的建議和措施，希望能夠為疾控中心的檔案信息化管理工作提供借鑒。

在疾病防控工作的開展中，疾控中心發(fā)揮出非常重要的作用，其中涉及到很多寶貴的檔案資料，為了確保疾控中心的作用更加突出，疾病預(yù)防事業(yè)實現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展，應(yīng)該緊跟時代的發(fā)展趨勢，適當(dāng)?shù)耐晟萍部刂行臋n案管理工作。伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，疾控中心檔案管理工作開始逐漸的融入計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在提升了檔案管理工作實效性的同時，也凸顯出越來越多的現(xiàn)實問題，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的質(zhì)量。因此要加強(qiáng)和完善檔案信息化管理的工作。

疾控中心檔案信息化管理存在的主要問題

管理制度不完善。現(xiàn)階段，隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，疾控中心的檔案管理工作也開始重視此項技術(shù)的應(yīng)用，通過適當(dāng)?shù)耐晟乒芾硎侄危寵n案管理工作的效率有所提升。但是在傳統(tǒng)思想的影響下，還是缺乏完善的檔案信息化管理體系，加之忽視了數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用和建立，使得檔案資料難以實現(xiàn)有效整合。檔案管理部門無法對各個科室的檔案及時地進(jìn)行收集、歸檔與整理，致使很多檔案分散在各科室，無法高效實現(xiàn)對檔案的利用；對收集到的檔案有時疏于規(guī)范化管理，進(jìn)而花費(fèi)大量的人力和物力去尋找，降低了檔案的使用效率。目前的檔案管理工作人員進(jìn)出檔案信息室的時候，還沒有樹立基本的保密意識，所以存在著泄露信息的可能性，對檔案管理工作的影響深遠(yuǎn)。

管理資金投入有限。國家檔案局和相關(guān)的部門也適當(dāng)?shù)奶岢隽撕侠淼囊?guī)定，由此推動疾控中心信息平臺的構(gòu)建。在構(gòu)建疾控中心信息化管理平臺的時候，可以適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用音頻及視頻等資料，完善檔案信息化管理的工作流程。但是受到經(jīng)濟(jì)條件的限制，疾控中心在資金投入中存在不足，設(shè)備落后，使得疾控中心在采購適當(dāng)?shù)默F(xiàn)代化設(shè)備時，受到財務(wù)水平的限制，面臨著諸多的困難，導(dǎo)致信息化管理工作的開展缺乏完善的配套設(shè)施及優(yōu)良環(huán)境。許多疾控中心數(shù)字化建設(shè)不夠完備，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)甚至還滯留在紙質(zhì)檔案的落后管理階段。即使在具備信息化管理條件的單位，也尚未全部建立配套的防火墻和數(shù)據(jù)軟件系統(tǒng)，因而不能正常發(fā)揮信息化檔案管理的功能。

檔案管理人員的素質(zhì)較低。檔案管理工作的專業(yè)性要求極高。但是現(xiàn)階段的疾控中心中，缺乏眾多的專業(yè)性人才，使得檔案管理人員肩負(fù)著多種責(zé)任，他們對于檔案管理工作也缺乏正確的認(rèn)識，在沒有專業(yè)知識的指導(dǎo)下，他們處理的工作不到位，無法滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的實際需求。很多檔案管理人員缺乏信息應(yīng)用技術(shù)，所以無法及時的利用信息化手段處理檔案管理問題，影響了疾控中心信息化管理工作的開展。有部分檔案管理人員缺乏積極的專業(yè)素養(yǎng)，從而無法擺正自己的工作態(tài)度，以至于在處理檔案工作時，常常丟失部分信息，對整體的工作實效產(chǎn)生負(fù)面影響。

疾控中心檔案信息化管理問題的解決對策

現(xiàn)階段，檔案信息化管理的發(fā)展方向非常明確，已經(jīng)成為了一種不可逆轉(zhuǎn)的形勢，面對現(xiàn)階段國家疾控中心的具體狀況，發(fā)現(xiàn)很多問題的出現(xiàn)都影響到整體工作實效的提升，因此需要有針對性的選擇解決方案，適當(dāng)?shù)奶幚硐嚓P(guān)的問題，由此提升相應(yīng)的工作效率，更好地保證檔案信息的完善。

建立健全檔案信息管理制度。為了更好的提升檔案信息管理工作的實效性，確保工作水平的進(jìn)一步提升，需要重視管理團(tuán)隊的組建，強(qiáng)化員工之間的合作，保證嚴(yán)格的按照可行制度落實相關(guān)工作。疾控中心應(yīng)該明確自身的發(fā)展?fàn)顩r，重視檔案資料的數(shù)量，通過構(gòu)建科學(xué)的信息化管理平臺，對所有工作人員的行為加以規(guī)范，重視檔案室的準(zhǔn)入條件，適當(dāng)?shù)膭澐殖龈蛹?xì)致的權(quán)責(zé)，通過相對清晰的工作程序，讓管理人員可以依照具體的要求開展工作。另外，疾控中心也需要合理的制定獎懲制度，確保有目的的獎罰工作人員，如工作優(yōu)異的管理者，需要適當(dāng)?shù)慕o予鼓勵，讓他們始終保持著積極的工作姿態(tài)。針對違規(guī)操作的工作人員，應(yīng)該采取嚴(yán)懲措施，對其進(jìn)行警示，讓所有的管理者都能從根本上意識到遵守職業(yè)道德的重要性，樹立正確的服務(wù)意識，實現(xiàn)高效率的工作。

重視檔案信息化管理資金投入。在社會穩(wěn)步發(fā)展的今天，疾控中心檔案管理工作應(yīng)該建立于維護(hù)公共資源的基礎(chǔ)上落實到實處，保證更好的記錄歷史、發(fā)揚(yáng)文化文明，為社會提供更好的幫助。通過適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用檔案管理軟件及相關(guān)的硬件設(shè)施，可以更好地明確檔案的實際存儲條件，提出更加合理的對策，處理好檔案信息化管理方面出現(xiàn)的問題。國家和相關(guān)的部門應(yīng)該重視對這方面的資金投入，為疾控中心提供性能優(yōu)良的檔案管理軟件，利用較為科學(xué)的存儲模式，確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)的信息安全性，加強(qiáng)防護(hù)軟件的應(yīng)用，為檔案資料的安全提供保證。疾控中心要不斷增加資金數(shù)額，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、管理模式與人才，在完善信息化管理的同時為電子檔案配備高性能的防盜軟件與計算機(jī)信息技術(shù)，保障數(shù)據(jù)信息的安全性與完整度。

提升檔案信息管理者的素質(zhì)。檔案信息管理者扮演著重要的角色，為了更好地提升檔案管理工作質(zhì)量，有效地管理檔案信息，需要利用科學(xué)、合理的方式，適當(dāng)?shù)木S護(hù)檔案資料的安全，適當(dāng)?shù)牟扇『侠韺Σ撸顾麄兊木C合素質(zhì)水平取得明顯的進(jìn)步。疾控中心需要密切關(guān)注優(yōu)秀人才的選撥，注重對所有人員的考核，對業(yè)務(wù)不熟練、技能不到位的管理者及時提供培訓(xùn)和教育，讓他們更好地積累經(jīng)驗，由此鍛煉他們的操作技能，讓他們學(xué)會積極的利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)手段，熟練掌握各種計算機(jī)知識和流程，主動參與到檔案管理工作中。疾控中心還是需要定期的安排培訓(xùn)計劃，展開豐富多彩的學(xué)習(xí)活動，指導(dǎo)他們不斷地更新思想和管理理念，強(qiáng)化自身服務(wù)意識的同時，提高自身的職業(yè)道德水平，這樣就能及時的彌補(bǔ)在工作過程中出現(xiàn)的失誤，提升自己的認(rèn)知能力，迎合時代的發(fā)展與進(jìn)步。

轉(zhuǎn)變檔案信息管理者的思想觀念，牢固樹立服務(wù)意識。檔案信息管理工作是一項系統(tǒng)繁雜的任務(wù)種類，某些疾控中心的檔案管理人員尚未認(rèn)識到自己工作的重要價值，認(rèn)為疾病防治任務(wù)才是關(guān)鍵和重心，檔案信息化管理可有可無。對于如此情況，我國疾控中心的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變思維和觀念，向有關(guān)工作人員宣傳檔案管理的重要性，并促進(jìn)他們樹立使命感和增強(qiáng)責(zé)任心，使其明確自己的職責(zé)義務(wù)所在，進(jìn)而更好地為患者服務(wù)。通過開展會議或培訓(xùn)活動，使疾控中心的工作人員足夠了解檔案信息化管理工作的每個環(huán)節(jié)，盡快熟悉具體的工作要求與具體職責(zé)，加強(qiáng)檔案交接的應(yīng)用和保管工作，提高檔案信息交換和共享的效率和質(zhì)量。

建立并強(qiáng)化績效考核制度。疾控中心的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人必須高度重視績效考核制度，并積極建立和實施此項制度，將績效考核的強(qiáng)化作為基礎(chǔ)，并合理科學(xué)地設(shè)置其流程與環(huán)節(jié)，以此來提高疾控中心檔案管理信息化的工作水平。在績效考核制度的實施過程中，首先應(yīng)當(dāng)明確檔案信息化管理的整體框架，并合理科學(xué)地規(guī)劃和設(shè)計績效考核的具體流程。依靠大家的協(xié)同努力來確保績效考核制度的順利實施，從而有效解決疾控中心檔案信息化管理當(dāng)中發(fā)生的問題，使檔案信息化管理制度得到完善，并充分發(fā)揮疾控檔案的重要功能與價值。

疾控中心檔案管理工作的業(yè)務(wù)繁雜，涉及面廣，范圍大，周期較長，增加了工作難度，因此需要極度重視檔案管理工作。疾控中心檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，也是目前管理工作中業(yè)務(wù)水平提升的具體要求。但是結(jié)合實際的發(fā)展情況加以分析，發(fā)現(xiàn)疾控中心檔案信息化管理中存在著各式各樣的問題，如果沒有及時的采取合理對策，將會影響到整體的工作效率，違背了檔案信息化發(fā)展的初衷。本文重點分析了檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題，同時又有針對性的提出了對策，目的是讓疾控中心高度的關(guān)注信息化時代的發(fā)展需求，積極的利用多種手段一一解決不足之處，爭取在這個過程中提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)的整體服務(wù)質(zhì)量。

（作者單位：壽光市疾控中心）