淺析計算機在現代檔案管理中的應用

崔栗寧

摘要：隨著信息化水平的高速發展，計算機的普及已經越來越廣泛和深入，作為原來傳統的檔案管理工作，也開始普遍采用計算機技術。雖然計算機系統高效、快捷，給傳統的檔案管理工作帶來新的方法和血液，改變了傳統的檔案管理方法，然而由于計算機水平和技術發展日新月異，導致人才供給不能及時滿足信息化建設需要，同時互聯網自身的安全性也對檔案管理帶來隱患。另外伴隨著信息化浪潮，更多的電子數據需要進行歸檔管理，而且需要采用新技術進行保密防范，因此在新的背景下，加強計算機在現代檔案管理工作中的應用以及安全防范顯得至關重要。

關鍵詞：計算機；檔案管理；信息化

引言：

隨著經濟高速發展和信息化建設不斷加強，需要進行歸類管理的檔案內容越來越龐雜，盡管計算機的應用為檔案管理帶來了高效、便捷等功效，然而在實際使用計算機進行檔案管理過程中，還是出現多種問題例如人才匱乏以及信息安全存在隱患等等，針對以上各種問題均需要現有的檔案管理工作者進行應對以便實現檔案管理工作的有序開展，最終實現信息化系統建設。下文將針對計算機應用下檔案管理工作存在問題進行分析，并針對存在問題提出針對性的改善對策，希望能夠促進新時期現代檔案管理工作的長效發展。

一、應用計算機進行現代檔案管理存在的問題

1.體系不完備。

計算機網站建立的便捷性導致眾多部門都建立自己的網站進行檔案管理，而由于各方沒有統一的配合，從更高層次進行檔案管理系統設計，從而導致檔案管理內容重復、資源浪費。另一方面由于各方按照自己的目的和想法進行檔案管理，導致計算機應用下的檔案管理沒有規范化的流程和檢索系統，不能夠適應日趨增加的檔案內容，不便于檔案使用人員進行信息檢索，阻礙了現代檔案管理信息化進程。因此在計算機廣泛應用的背景下，現代檔案管理者不能僅僅從自身角度出發，更加應該從系統規范層面出發協調建立系統的現代檔案管理規范，從而保證整體的檔案管理工作有章可循、合理利用資源，避免資源高度浪費。

2.網絡安全存在缺陷。

自從計算機誕生以來，其為人們的生活以及信息技術的發展帶來了翻天覆地的改變，但是伴生的網絡安全問題也不容忽視，例如2017年5月份國內某些高校以及醫院的電腦被惡意攻擊，造成重大的經濟損失，最終查明是俄羅斯黑客利用比特幣沒有痕跡的交易漏洞進行的惡意攻擊，諸如此類的網絡安全案件層出不窮，不能不讓人擔憂作為信息化存儲的現代檔案資料也存在被攻擊的可能性，因此計算機應用背景下檔案管理的網絡安全存在隱患，需要進行專業的防范。

3.專業人才缺乏。

盡管現階段計算機已經較為普及，然而由于傳統的檔案管理工作人員有些沒有進行及時的專業學習，不能夠熟練應用計算機進行檔案管理，為日常的檔案管理工作帶來諸多不便。另一方面，現在的大學生以及高端人才主要擇業面為金融、法律等高端行業，對于傳統的檔案管理不關注，從而造成傳統的檔案管理職業人才沒有高端人才，造成技術更新換代較差，不利于檔案管理的信息化。

二、改進計算機在現代檔案管理中的應用對策

1.在檔案管理中普及計算機技術。

傳統的檔案管理已經難于適應信息化下海量數據的儲存以及使用，現在的檔案管理工作者需要完全普及計算機技術，從信息化層面進行系統的檔案管理設計，從而便于高效、快捷的進行檔案管理工作。在進行計算機技術普及的背景下，一定要逐步建立行業規范，進行系統的梳理以便整體的檔案管理工作能夠相互適應和銜接，避免資源浪費。系統化、規范化的檔案管理流程需要相關方面一致努力并且推進，因此在未來檔案管理工作領域，需要相關方共同梳理計算機應用下現代檔案管理中的各種流程以及缺陷，從而有針對性行的進行改善。

2.將網絡安全納入現代檔案管理規范中。

正如上文所述，信息化背景下的網絡安全隱患遍布各個領域，而針對檔案管理本身安全要求更加嚴格，需要審慎對待。一方面可以通過科技投入，研發高質量的檔案管理系統，避免黑客入侵從而造成重大的經濟損失，另一方面，國家也需要加快信息相關領域的立法活動，對于信息被惡意入侵、惡意篡改進行法律制裁，從而為計算機應用下的現代檔案管理工作營造安全氛圍。

3.加快人才培養和輸送。

無論是信息化下檔案管理基礎工作的匯編以及整理還是高端的信息安全防范，都需要高科技人才的輔助方能完成，因此在計算機廣泛應用的背景下，需要多方培養專業化和高素質的人才。對于現有檔案管理工作者要加強培訓，培訓可以從兩個層次展開，具體包括日常培訓和定期培訓，其中日常培訓要體現在平時的工作當中，將信息化以及計算機應用中的諸多問題逐步消化在日常工作中，定期培訓主要解決一些新技術、新問題，從而保證現有檔案管理工作者能夠適應計算機的應用。對于新技術人才也有加強引進，信息技術日新月異，需要不斷補充新的血液，方能促進檔案管理工作改進技術，因此檔案管理部門需要針對檔案管理工作做好人才引進計劃，從而保證人才儲備，最終實現高效、便捷的檔案管理目標。

總結：

現如今絕大多數檔案管理工作部門已經開始采用計算機技術，計算機技術的引進推動了檔案管理工作的高效開展，但是不能忽視在計算機使用過程中出現的諸多問題例如人才缺乏以及信息安全等諸多問題，因此為了充分發揮計算機技術在現代檔案管理中的作用，務必要從人才、技術方面進行革新，從而保證現代檔案管理工作能夠在計算機技術應用下有序展開。同時由于我國相關領域的法律法規還不健全，期待相關部門能夠加快信息領域的立法活動，為檔案管理工作提供更加完善的法律法規保證。

參考文獻：

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