網絡環境對機關檔案管理的影響

張子英

摘要：隨著20世紀末我國互聯網的迅速發展，人類已進入了信息化時代，計算機技術開始逐漸應用到人們的工作和生活中，而“互聯網+政務”的電子政務概念也受到政府機構的大力推廣。電子政務的建設及發展對檔案管理等工作的意義重大，因此，如何確保檔案管理工作在網絡環境下的有效運作，加強運行效果是當下需研究解決的重要問題。為研究分析網絡環境對機關檔案管理工作的影響，本文以信息化時代以來，機關檔案管理在網絡環境的發展變化為基礎，對現階段檔案管理存在的問題進行著重分析探討，并提出合理的解決方案，以便最大化提高網絡環境下機關檔案管理的工作水平。

關鍵詞：網絡環境；檔案管理

在傳統的機關檔案管理工作中，主要依靠機關檔案室。各類文件以紙質形式形成材料后，分門別類進行歸檔存放[1]。但傳統的紙質檔案在人工記錄過程中容易發生錯誤，且存放易損壞，查閱不便捷，無法適應當代人高速的工作節奏。電子政務的開展，給機關檔案管理工作帶來了新的契機，如何趨利避害，充分的利用網絡環境為檔案管理工作注入新的生命，對進一步推動檔案管理工作的發展具有很現實的意義。

1.網絡環境下機關檔案發生的變化

1.1檔案形成過程產生的變化

傳統的檔案制作過程較為單一化，全部依靠人工進行手工制作。從文件的起草到記錄形成完整材料的整個過程均由相關工作人員手工完成，而后由檔案室進行管理和保存。耗費了大量資源的同時，由此帶來的易出錯、修改難、保存難、借閱難等問題尤為凸顯。在當今網絡環境下，從文件檔案形成到保存載體均有了更多樣化的選擇。從檔案制作過程上來講，由純手工制作轉變為半手工制作、計算機制作與數碼設備生成等方式。其中半手工制作即在紙質文件履行簽批流程后，錄入計算機進行保存和歸檔，錄入時可由錄入員對文件內容進行二次校對，降低了錯誤率，提高了查閱速度。計算機制作更是當下電子政務的重中之重，制定相關網絡流程后，可實現從文件起草，上傳，到領導審批、簽署擬辦意見到最終的打印歸檔等一系列流程，近乎于無紙化辦公，節約了資源的同時大大的提高了工作效率[2]。數碼設備生成也早已在機關部門廣泛應用，一般來說以錄制會議音頻、視頻、拍攝相關照片等幾種方式為主，形成的電子檔案易歸檔，易查閱，也便于后期文字材料的整理工作。

1.2檔案載體形式產生的變化

傳統的檔案載體全部為紙質，易發生破損、丟失，保存難、借閱難，在內容和形式上也十分單一。而在網絡環境下，這些問題迎刃而解。載體多樣化帶來的改變體現在各個方面，以音頻、視頻、圖片、電子文件等形式保存的檔案，可由網絡直接傳送，方便快捷且不存在人為原因造成的破損和遺失等問題。音頻視頻等形式的會議資料可反復播放，對于重要會議內容和精神的傳達更加生動具體。會議及活動圖片更是可直接作為機關單位的形象進行宣傳。傳統的檔案室占據了空間，而電子文檔資料可由U盤、光盤、電腦等進行保存，減少了資源浪費。

2.網絡環境下機關檔案管理工作存在的問題探討

信息化社會的發展使得檔案管理工作的形式及內容變得更加豐富多元，但也極大的影響了檔案管理工作的開展，主要問題如下。

2.1檔案收集問題

互聯網時代下，辦公室軟件是電子政務的重要載體，而機關單位對于辦公室軟件的應用并沒有統一的要求和標準，這可能會導致各單位系統之間文檔的制作和傳遞過程中出現障礙，影響文檔內容的準確性及完整性。另外，機關內檔案管理人員操作水平不等，而大多數人員文檔操作技術相對較低，這將導致檔案的制定、草擬、修改以及保存等操作過程中出現錯誤，因此，以上兩種因素將直接影響電子檔案的收集工作。

2.2檔案歸檔問題

檔案管理工作一方面受機關單位人員編制的限制，一般很少有機構配備負責檔案管理的專員，大多數辦公人員都是一人多職，身兼數崗，這對檔案管理工作會產生一定的影響。另一方面，隨著信息時代的多元化發展，檔案的體現形式、載體以及內容等方面均呈現多樣性，這將直接導致檔案傳真、掃描文件以及修改稿件的數量，增加了歸檔難度。

2.3檔案保存問題

即使是電子檔案也同樣存在紙質檔案保存難的問題。這主要是由于在高速發展的互聯網時代下，軟、硬件更新換代頻繁，而機關單位大多不能及時進行更新處理，使得文檔格式、版本得不到更新，最終影響檔案保存，甚至造成檔案失效。另外，對于電子檔案衍生的掃描件、復印件等檔案形式的保存也是尤為重要的，這就需要機關單位對紙張的質量和管理方式進行嚴格把控。

3.網絡環境下檔案管理問題的解決方案

3.1建立機關檔案管理制度

建立有效合理的管理制度是機關檔案管理工作的重中之重。考慮到機關檔案存在的管理問題，制度的建立主要考慮以下幾點：（1）建立檔案收集制度，對檔案收集人員進行約束，提高效率；（2）建立檔案鑒定制度，對所有形式的檔案進行鑒定并提高鑒定水平；（3）建立規范的管理模式，制定系統的現代化檔案管理模式。

3.2開拓領域，創新管理方法

網絡環境下的機關檔案管理，有別于傳統的檔案管理工作，要做到與時俱進，才能將互聯網的優勢最大化的應用在檔案管理工作中，這就需要創新檔案管理的手段，如建立檔案文件庫、網絡云盤等，最終實現機關檔案管理工作的網絡化、系統化以及自動化[3]。另外，隨著時代的進步，機關檔案工作的服務領域逐漸由機關本身而轉向社會人群，因此，如何滿足社會各類人群的需求，增強檔案管理質量是機關管理工作主要發展方向。

3.3提高檔案管理人員的綜合能力

網絡環境下，影響檔案管理工作的因素有很多，如檔案形式、文件格式、軟件操作、電子存儲等，相對傳統的紙質檔案要復雜許多，這就要求相關管理人員能夠熟練的應用辦公室軟件，具有綜合的檔案管理能力。因此，要定期開展互聯網操作、檔案管理、網絡檔案技術等培訓，提高相關人員的管理水平，創新管理方式，以便最大化提高網絡環境下機關檔案管理的工作水平。

參考文獻：

[1]丁德勝.我國數字檔案室建設新思路[J].檔案學研究2014（01）：12-16.

[2]用數字化手段助推省直機關檔案工作穩步發展[J].蘭臺世界2014（13）：1+4.

[3]黨麗萍.新時期機關檔案管理存在的問題與改進措施[J]，辦公室業務，2014（11）：86-87.endprint