如何推進檔案管理的信息化建設

左丁丁

摘 要 檔案管理的信息化建設即是利用信息技術提升檔案管理工作效率和質量，對檔案管理工作在新時期所面臨的新情況、新問題進行重新審視，確定互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理工作的基本框架與方法，讓檔案充分發(fā)揮出自身價值。信息化建設是新時期檔案管理工作中的基礎性工作與實現(xiàn)科學檔案管理的保障性工作。

關鍵詞 檔案管理 信息化建設

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A

1檔案管理創(chuàng)新與實踐

1.1 引進以人為本的管理理念

在檔案管理工作中要切實做到以人為本，管理人員在管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，工作人員的積極性和主動性是做好管理工作的根本，因此在檔案管理工作中要考慮到每一個工作人員的需求，真正做到以人為本，才能激發(fā)工作人員的工作熱情，檔案管理工作才能順利開展。

1.2加強信息資源建設，開展資源整合

（1）豐富室藏資源，優(yōu)化館藏資源，做到物盡其用，發(fā)揮館藏的價值。

（2）強化信息技術利用，運用現(xiàn)代化信息技術，體現(xiàn)了現(xiàn)代化信息技術的快捷、高效性。

1.3 人才資源管理

（1）要考慮到員工的發(fā)展?jié)摿?，為了進一步激發(fā)員工的工作熱情可以應用績效獎勵的做法，激勵員工創(chuàng)新。

（2）在編排工作輪崗時要做到科學，保證員工有充足的學習時間，可以利用開展講座和討論會，吸引員工參與，有利于提高員工的專業(yè)知識技能。

（3）利用員工的在職培訓與繼續(xù)教育，有利于提高員工的專業(yè)知識水平，開展適量的培訓課程，將當前的新技術傳授給員工，才能不斷提高工作效率。

2 檔案信息化建設的必要性

一方面，檔案信息化建設可以保證檔案材料的完整性和準確性。準確性是檔案管理的基本要求，缺乏準確性，檔案材料也會失去其利用價值。檔案信息化建設可以全面準確地體現(xiàn)出紙質檔案的原本面目。因為紙質檔案在很長一段時間的管理存放過程中，常常會出現(xiàn)變黃、變脆等問題，對其進行修復需要消耗大量人力物理，且非常容易因為人為操作失誤而造成檔案材料破損或者遺失的問題。通過檔案信息化建設，上述問題都能夠得以有效解決，電子檔案可以保證檔案材料的準確性與完整性。

另一方面，檔案信息化建設能夠在很大程度上降低辦公成本。在過去的檔案管理工作中，檔案材料數(shù)量和工作人員的工作量是呈正比的關系，隨著各種檔案材料的增多，需要配備的工作人員也逐漸增多，因而也導致了管理成本的提高。在數(shù)字化檔案管理之后，過去的紙質檔案被更多地轉化為數(shù)字檔案，只需要在檔案接手時對紙質、影像檔案實施數(shù)字化轉化，借助于掃描、拍照、整理或者錄入等方式將其保存于信息系統(tǒng)中，未來需要查詢或利用檔案材料時，僅僅需要登錄信息系統(tǒng)，便能夠非常簡便地從中提取檔案材料。如此不僅節(jié)省了管理成本，減少了檔案工作人員的工作量，且利用起來更加便利。

3推進檔案信息化建設的策略

（1）健全信息化管理機制。應當建立完善信息化管理機制來指導檔案信息化建設工作。信息化管理機制通常來說需要包含下面幾點內容：第一，管理機制的完善與運行。檔案管理部門應當堅決落實國家對于檔案信息化建設出臺的相關政策法規(guī)，在這一前提下，各部門需要構建電子管理制度，實現(xiàn)不同部門之間的聯(lián)動溝通，以便于可以對數(shù)字化檔案材料實施有效管理。應給予檔案管理部門一定的權利，讓其能夠與其他各部門互動，進一步增強信息化建設工作力度，構成統(tǒng)一的工作機制。第二，檔案信息化建設是現(xiàn)代化建設的重要組成部分，管理者應當深刻認識到其重要意義，投入更多人力物力到信息化建設中來，確保檔案管理工作的有序開展。

（2）培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。隨著檔案管理信息化建設工作的逐漸推進，我們需要更多的綜合素質水平高的專業(yè)檔案管理人才，才能夠構建層層有人管、級級能落實的檔案管理體系，這就要求檔案管理部門加大人才培養(yǎng)力度，改革過去的人才培養(yǎng)模式，不斷提升現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素質水平，讓他們盡快適應新時期新情況，不斷拓寬其視野。同時要完善相關規(guī)定，對檔案管理工作人員提出具體的要求，讓其能夠在實際工作中遵守相關規(guī)范制度。最后是應當積極引進優(yōu)秀的檔案管理人才，鼓勵檔案管理人員積極參與各類培訓提升活動，不斷更新其知識系統(tǒng)，優(yōu)化檔案隊伍結構，提升檔案管理隊伍整體工作水平和專業(yè)能力。

（3）推進數(shù)字化檔案館建設。數(shù)字化檔案館建設屬于檔案管理信息化建設中的重要內容。數(shù)字化檔案館是當前這樣一個數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，也是現(xiàn)代化的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的更新升級。檔案管理工作的信息化建設得以真正實現(xiàn)的其中一個重要標志便是數(shù)字化檔案館的建設。我們要認識到，數(shù)字化檔案館建設屬于一項長期性復雜性的工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內容將會更為廣泛，也更加有助于檔案信息的統(tǒng)計、查詢以及保存。數(shù)字化檔案館的建設并非是檔案管理部門的工作，它需要各個部門和組織相互協(xié)調、共同合作，必須結合具體情況落實好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接工作，在統(tǒng)一的平臺中依靠同一數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來實現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設。只有如此，傳統(tǒng)檔案管理工作才能夠真正朝著信息化的方向轉變，才能夠真正開辟檔案管理的新局面。

（4）完善技術和資金保障體系。一方面要大力強化檔案信息化管理基礎設施建設，應把檔案管理信息化建設資金納入到財政預算中來，另外可通過合作開發(fā)與服務外包的形式不斷創(chuàng)新檔案信息化投入機制，同時鼓勵和支持檔案管理部門積極進行技術攻關。另一方面，加強做好軟硬件建設工作。除了要完善相關信息化管理設備之外，還需要對目前已有設備予以更新，為檔案管理信息化建設提供重組的軟硬件條件保障。針對檔案信息化管理軟件方面，必須提升軟件研發(fā)工作力度，建立全國統(tǒng)一的技術標準，同時對技術開發(fā)企業(yè)予以分級資質認證。

4結語

推進檔案管理的信息化建設不但需要單位領導人員正確認識檔案信息化，同時大力培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，抓住發(fā)展機遇，讓檔案管理信息化建設工作真正成為信息化現(xiàn)代化建設的重要組成部分，不斷推進檔案管理工作水平邁向新的臺階，推動檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。endprint