企業知識產權管理體系與QE S三體系融合研究

李西良

企業知識產權管理體系與QE S三體系融合研究

李西良

知識產權管理體系與QES三體系在管理體系構成要素、結構、運行機制等方面擁有諸多相似之處，為四個管理體系的一體化融合建設創造了契機。開展企業知識產權管理體系與QES三體系融合研究，旨在幫助企業全面提高知識產權管理水平，促進技術創新，提升企業核心競爭力，有效提高知識產權對企業經營發展的貢獻水平，支撐創新驅動的發展戰略。

知識產權管理 知識產權管理體系 QES體系

在經濟全球化環境中，經濟一體化的發展變化趨勢使得眾多企業面臨更強大的競爭壓力，同時也促進了諸多新型管理體系標準的誕生和快速發展，越來越多的組織通過應用特定管理體系標準，找到了顯著提升績效和競爭力的捷徑。為深化企業知識產權管理體系的系統、規范建設工作，國家標準化研究院和國家知識產權局共同起草了《企業知識產權管理規范》（GB/T 29490-2013）（以下簡稱《規范》），并于2013年3月1日起在全國推廣實施。中國也成為了全球首個國家層面以標準體系形式規范企業知識產權管理的國家。近年來在各方組織持續推進下，《規范》貫標工作已經在全國各省區全面鋪開，據國家知識產權局統計，截至2017年6月，開展《規范》貫標的企業已經超萬家，覆蓋全國三十余個省市，《規范》作為新型管理體系標準對企業的影響力不斷增加。但同時我們也看到了很多企業面對這一新標準體系的誕生，憂心忡忡、躊躇不前，面對企業組織內現有的多個管理體系以及接踵而來的貫標、審核、認證、復審等工作非常矛盾和茫然。當一個組織應用多個管理體系標準或規范時，往往存在著特定職責、資源、過程等方面的相互作用。不同管理體系各自反映了對顧客、員工、供方、競爭對手等不同利益相關方的需求和期望，可能引發相互交叉或重復，既有統一的部分，也有個性的部分，還有相互約束的部分，如果各管理體系建設不同步或不協調，可能導致管理職責不清、過程效率低下、管理成本上升、破壞創新等問題。因此，更多的組織希望能夠將管理體系的共性部分整合為一致的要求，以避免管理的復雜化、重復化和要素失衡，因此企業在開展知識產權管理體系建設時，應重視與組織內相關管理體系的融合工作。

一、企業知識產權管理體系與QES三體系相融性

由于《規范》頒布和實施較晚，2013年才開始作為推薦性國家標準在國內施行，在開展知識產權管理體系貫標時，多數企業均開展了三體系（質量管理體系QMS、環境管理體系EMS、職業健康安全管理體系OHSMS）的建立和實施工作，并通過了第三方認證機構的審核和認證。以質量、環境、職業健康安全管理體系為代表的標準管理體系一并被稱為“后工業化時代的科學管理方法”，同時也是目前中國企業標準管理體系建設過程中貫標歷史最久、存量基數最大的標準體系。在企業實際經營管理活動中，為了實現質量、環境、職業健康安全體系的同步建設，而將這三體系的貫標和認證工作同步展開，因此在認證行業和企業貫標工作中將這三類體系通稱為“三體系”（QES）。要開展好企業知識產權管理體系建設，就必須關注知識產權管理體系與“三體系”（QES）的融合和一體化建設。因此企業知識產權管理體系與QES三體系融合工作對于企業貫標成效就顯得尤為重要。

由于“三體系”（QES）標準均是遵循或參照國際標準組織推出的管理模式，而我國在2013年頒布施行的《規范》大量參考借鑒了ISO 9000（質量管理體系）的范式和體系思路，因此其核心管理理念是一致的，就是在統一的國際標準組織規范的管理模式框架下，按照“持續改進原則”，針對各自管理對象和目的，建立一個系統、兼容、柔性的管理系統。

一是在科學規范管理要求方面高度相容。企業知識產權管理體系與QES三體系可謂是同宗同源，均遵循國際標準化組織（ISO）的有關要求。《規范》雖然是我國獨創的知識產權管理標準，但是其大量借鑒了國際標準化組織（ISO）的標準編寫思想和范式，因此四個體系在管理的科學化和規范化方面是高度相容的。在標準體系的適用性方面，沒有國別、區域、企業規模大小及性質的差異，并且已經得到了廣泛的實踐驗證。

二是均采用過程方法。企業知識產權管理體系與QES三體系的管理理念有別于傳統只關注結果的片面管理，通過管理創新，進化到既注重結果又更加關注過程。過程方法要求組織在系統性管理和精細化管理方面下足功夫，要關注到管理活動中的所有管理過程和相互作用，通過制定程序并做到持續改進，最終達到預期結果。這一點對知識產權管理尤為重要，我國的企業知識產權管理經歷了從無序到有序，從片面到體系的管理過程。傳統的管理方法，往往關注的是以知識產權產出數量為焦點的管理方式，企業管理者更多強調的是專利、商標等知識產權指標數據，往往忽視了在知識產權戰略規劃、與法律法規和其他要求的銜接、組織機構建設、內外部溝通、設計研發、采購、銷售售后、生產制造、合同管理、知識產權基礎管理、人力資源、審核改進等多維度、多角度的過程管理。

三是管理方針和目標形式要求一致。各管理標準均要求組織制定明確的管理方針和目標，要求按照管理過程層層分解，并定期評價指標達成和目標實現情況，作為評定企業組織績效的重要標準。激發全體員工共同努力，為實現組織目標同向、同心、同力開展工作。

四是四體系均嚴格遵守以下基本管理原理。第一，組織自愿實施的原則。第二，四個體系都是采用過程模式管理與過程控制的共同方式。第三，四個體系都堅持持續改進原則，都使用PDCA的開放型的動態循環模式。

五是四體系在體系結構和運行模式方面基本相似，如圖1–圖4所示。

圖1 質量管理體系構成要素和PDCA運行模式

圖2 環境管理體系構成要素和PDCA運行模式

圖3 職業健康安全管理體系構成要素和PDCA運行模式

圖4 知識產權管理體系構成要素和PDCA運行模式

四個管理體系的構成要素大部分是相同或相似的，均采用基于過程的管理方法，體系結構是可以相互兼容的，各管理體系的運行模式均遵循螺旋上升的開環式模式，是一個動態循環的PDCA，體現了持續改進的思想。這些相似性和一致性奠定了多體系管理融合的基礎。

鑒于知識產權管理體系在基本管理原理、構成要素、運行模式等諸多方面與三體系相仿，因此組織在建立科學、規范的管理體系過程中，應及早將知識產權管理體系與其他三體系融合建設，加快形成合力，整體實現企業組織在質量、環境、職業健康安全、知識產權等領域的體系建設，快速提升企業的核心競爭能力，最終實現組織目標。

二、企業知識產權管理體系與QES三體系融合構建的優點

企業組織的管理過程實際是通過各類管理要素驅動的過程，管理效果取決于各要素之間是否能夠實現良性互動，即在時間維度方面達到協調一致，在空間維度方面實現互補。防止各要素在發揮作用時出現節奏不統一、權重不均衡的現象，影響組織效率和目標達成。知識產權與質量、環境、職業健康安全管理體系雖有不同的要素和管控重點，但各要素在驅動企業發展過程中并無先后和顯著管理邊界，綜合企業內、外部管理要求，將知識產權管理體系與三體系融合構建是必然趨勢，多體系融合建設具有以下優點：

一是有利于提高決策質量，增強組織核心競爭力。企業最高管理者在管理體系融合后的組織里做決策，可以置身于更加全面和有機的環境中，有效地消除管理盲區和解決管理要素不全面的問題，進一步夯實決策基礎，以實現快速決策、科學決策，達到持續改進的目標。

二是有利于增進企業內部組織間、員工間、不同層級間的溝通，提高決策效率。融合后的管理體系有效地解決了企業內外部信息不對稱的問題，組織各部門不至于站在割裂的系統中做出分析和決策，進而規避了各部門各自為政、各行其是，影響到組織目標的實現。

三是有利于合理配置資源，減少不必要的浪費。四個管理體系在企業建設過程中，可基于總目標的一致性整合構建管理手冊和程序文件等管理體系文件。四體系統一建設、內審，甚至接受外部統一審核，可有效降低管理成本，規避文件“泛濫成災”和“文山會海”的尷尬局面。從組織財務角度考慮，能夠有效節約開支，合理配置資源，從而減少不必要的浪費。

三、構建企業IPQES有機融合的綜合管理體系

首先，企業在融合構建多種管理體系過程中，必須做到重點突出、統籌兼顧。組織需明確一切有效的管理活動都應緊緊圍繞滿足客戶需求，為客戶提供滿意的產品或服務而開展。因此在融合體系建設中應首要明確企業總目標的建設要求，同時兼顧好各體系個性化的管理目標，涉及到的質量、環境、職業健康安全以及知識產權具體管理目標，必須給予足夠關注。因此四體系融合管理模式的整合原則如下：

一是就近相容性原則。以企業現有成熟的三體系標準模式為主線，把知識產權管理標準的相關要求，尤其是涉及到的管理活動分別納入到三體系管理相關文件中，按照求同存異的原則整合文件，針對相同或類似的組織管理活動，通過文件、記錄和控制程序結合起來。針對個性化的管理活動，則分別描述。當然目前由于知識產權管理體系出臺較晚，各認證單位的要求還有一定轉化過程，目前在開展融合建標過程中，為了滿足認證需要，仍需單獨建立知識產權體系文件。

二是簡潔、高效、適用、風險可控的原則。基于實用、基于事實，對同一管理過程的管理要求，如果能合并的就統一要求，不可強行生搬硬套，逐條整合。

三是動態調整和兼收并蓄原則。融合后的管理體系亦要遵循動態的PDCA螺旋上升的開環式模式，要在運行過程中不斷完善，持續改進。同時管理體系應當堅持開放兼容的原則，有必要與其他管理子系統整合，如財務管理、信息管理、能源管理、風險控制管理等。

其次，四體系融合的構建思路。基于過程方法的體系融合構建是組織管理體系建設成敗的關鍵，組織必須清晰識別管理活動中的每個過程，將不同體系要求的共性和個性部分區別對待，既重視全局又要兼顧局部，并需保持開放的運行模式，實現持續改進。

一是要精準識別過程。將管理體系設計的全要素進行展開，分別站在質量、環境、職業健康安全、知識產權不同管理視角確定過程和要素，通過分析診斷出各過程中存在的問題和改進機會，以便“對癥下藥”。二是不斷融合消除應力。通過過程識別，針對不同管理體系要求，制定管理舉措，針對在體系融合過程中的形式和實質不符合項，一方面要采用兼容的方式并入式整合，同時又要考慮到個性要求，滿足沒有標準的要求。在這方面三體系融合已經有了大量的管理理論和實踐經驗，知識產權管理體系的融合需要虛心借鑒三體系融合方式，逐漸消除應力，使一體化體系建設從形式到實質都能夠融合完善。三是持續改進。通過檢查（內審、外審、評審）得到主要改進因素和切實可行的主要改進措施，有針對性的進行整改，相互借鑒進行整改，例如在整改知識產權管理過程中出現的問題，可借鑒職業健康安全管理體系中針對安全問題的四不放過原則，使“持續改進”得以落實。

再次，四體系融合的技術路線。構建四體系融合的管理體系，應采用四個子系統都遵循的動態PDCA螺旋上升的開環式模式，堅持以共性融合為基礎，問題為導向，持續改進為系統運行的靈魂。在組織體系建設和運行過程中，始終堅持PDCA，以實現簡潔、高效、適用、風險可控的組織體系建設目標。

四、四體系IPQES（知識產權、質量、環境、職業健康安全）融合建設實踐

四體系IPQES（知識產權、質量、環境、職業健康安全）對應了各利益相關方（供應商、客戶、員工、政府等）不同的期望和需求。這些訴求既有共性的部分，也有個性的需求。體系融合建設就是要把管理體系共性部分整合到一起，同時兼顧好個性化的需求。四體系IPQES融合建設一般應包括如下三個步驟：組織機構融合、文件融合、作業融合。

（一）IPQES四體系的組織機構融合建設

知識產權、質量、環境和職業健康安全四個管理體系在組織管理原則方面均強調了領導作用和全員參與的重要性，因此，IPQES四體系在組織機構融合建設過程中應堅持統一領導、分級管理的原則。公司最高管理層統一制定體系管理工作的方針、政策，規定各級體系的歸口管理部門、人員編制、部門的任務和職責。公司下一級分公司或部門按照統一安排分級落實和實施。最高管理者應對各體系的建設發揮領導作用，在組織機構和人員團隊建設方面，應在高層管理人員中指定一名管理者代表，集知識產權、質量、環境、職業健康安全管理體系四個管理者代表于一身。這樣既有利于四個管理體系的融合工作推進，又有助于各類管理資源的調度和配給。

在體系管理部門的設置方面也要充分體現統一管理的原則，目前在企業實際管理過程中，知識產權管理體系一般由科技管理部或法律部歸口管理，質量管理體系一般由品管部或企管部歸口管理，環境和職業健康安全管理體系一般由安全和環境管理部門歸口管理。這樣分散的設置，往往會造成多頭管理、資源浪費和內耗巨大。有條件的企業應將四個體系的管理職責合并到一個管理部門，例如合并到企管部或者體系辦，以便統籌建立融合體系。

統一管理還體現在體系專員和內審員的選拔、培養和評價方面，四體系統一歸口到一個部門分管后，將結合企業組織規模大小、產業行業不同組建體系管理人員隊伍。各體系未融合前，各體系歸口管理部門均要設置體系專員，并分別選拔內審員，勢必會造成大量的人力資源浪費和各組織間信息不對稱的現象。融合后的體系，將統一選拔和配置具備多體系管理知識和技能的體系專員，在內審員隊伍建設方面，從單一多次培訓轉變為一次性多體系的培訓，人員培養和隊伍建設從注重數量和專業分工轉化為注重一專多能人員的選拔和培養。

（二）IPQES四體系的文件融合建設

一個企業的管理是通過對企業內各種過程進行規范管理來實現的，而這一過程則是由體系文件運行作為依據，從而保證各類活動能夠實現經濟、高效地運轉，以滿足相關方的要求。因此要開展體系融合工作，文件的融合建設是關鍵。知識產權、質量、環境和職業健康安全四個管理體系的文件一般都分為三個部分，第一級文件是管理手冊，第二級文件是程序文件，第三級文件是組織的“作業指導書”或“操作規程”。其中管理手冊和程序文件的融合，應結合各標準結構和條款的特征，通常建議以質量管理體系為模板，將知識產權、環境和職業健康安全標準的相關要求補入質量管理體系管理手冊和程序文件的模板中，在補入過程中要注意不能為了形式滿足而導致各標準要求和條款的缺失。針對第三級文件的融合，可以參考各管理體系現場作業要求，把不同要求逐一列出，納入各崗位的日常工作規范要求中，縮減文件數量，提高文件的適用性和實用性。

（三）IPQES四體系的作業融合建設

作業融合是IPQES四體系融合建設的具體實踐，需要結合各體系實際運行與維護要求開展作業整合。一是企業圍繞既定的融合體系管理目標，定期評估內外部環境因素變化對目標的影響。例如針對組織機構變更、市場供需調整、知識產權保護國別等變化，應及時調整各體系目標，以保障管理體系的策劃調整與組織經營目標的協調一致。二是將四體系日常運行和維護工作同步開展，尤其是針對四體系文件修訂、內審、管理評審、外審等運維工作，可以同時進行，以簡化現有體系管理的流程，降低管理運維成本。三是基于整合后的作業平臺開展持續改進工作，圍繞四體系建設總目標不斷改進和提高。

（四）體系融合注意事項

鑒于組織規模、組織的活動、管理邊界、產品和服務的性質等諸多因素的不確定性，IPQES四體系融合建設將會是一個復雜的系統工程。融合工作應當注意如下幾個方面的問題。

第一，由體系策劃部門對原有的管理體系進行評審，找出改進點，提出改進意見。

第二，體系文件的整合應遵循“簡潔、高效、適用、風險可控”的原則，避免陷入文件的簡單合并造成的文件冗余現象，或是隨意刪減文件帶來管理過程缺失的風險。

第三，文件發布后要及時組織有針對性的培訓。花費大量人力和物力編制文件的主要目的是為了提高管理水平，而不是為了滿足標準而編制文件，也不是僅僅為提供給認證機構、顧客及其他相關方，所以必須保證文件的實施，而文件的實施前提是有效的培訓，通過有效培訓使有關崗位掌握其工作程序，以更好執行文件，同時歸口管理部門加強檢查和考核，以保證文件實施的有效性。

第四，組織監督檢查、內審和管理評審是體系運行的三級監控機制，要發揮好每一級作用。

監督檢查是歸口管理部門的日常工作，通過日常檢查發現問題及時反饋和整改，以保證過程和活動的有效運行。內審是對體系符合性和有效性進行全面評價，是體系有效運行的保障，要做好內審工作必須選擇好內審員，審核組內部既要有懂標準的人員，又要有懂專業的人員，另外事先與審核單位做好溝通，做好檢查表也是保證審核工作順利進行的關鍵。管理評審是對體系適用性、充分性和有效性的第三級監控，管理評審前要充分收集體系運行情況，通過匯總分析找出體系改進的方向。

多體系融合，尤其是將IPQES四體系納入企業管理已成為趨勢和潮流，也是企業全面提升競爭力的手段和工具。建立“簡潔、高效、適用、風險可控”的融合體系，是未來企業邁向國際化和規范化的必然趨勢，企業應及早開展知識產權、質量、環境、職業健康安全綜合管理體系的融合建設工作，通過提高管理效率達到提高經濟效益的最終目的。

It is necessary for enterprises to establish a standard management system of an integrated intellectual property management and QES system by analyzing the similarities and differences between intellectual property management system and the QES system, as well as explore a variety of management system integration mechanisms. The paper aims to help enterprises improve the level of intellectual property management,promote technological innovation, enhance the core competitiveness of enterprises, improve the contribution of intellectual property to the enterprises and support the innovation-driven development strategy.

intellectual property management; intellectual property management system; QES system;integration

李西良，中國科學院大學經濟與管理學院博士生

2 0 1 6年國家專利產業化推進工程項目“知識產權管理體系與質量、環境、職業健康安全等管理體系融合研究”。