卷煙企業(yè)基于RFID的備件信息化管理系統(tǒng)建設(shè)

姜 華/文

卷煙企業(yè)基于RFID的備件信息化管理系統(tǒng)建設(shè)

姜 華/文

為提高備件庫工作效率，解決備件難尋找、難統(tǒng)計(jì)、購買難決策等問題，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上快速辦理備件計(jì)劃、備件入庫及領(lǐng)用等業(yè)務(wù)功能，延安卷煙廠將射頻識別技術(shù)（RFID）應(yīng)用于備件庫的貨位管理，建立了基于RFID技術(shù)的備件管理信息化系統(tǒng)，將RFID技術(shù)、無線通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)相結(jié)合，通過對備件計(jì)劃、入庫、出庫、寄售、盤點(diǎn)及報(bào)廢業(yè)務(wù)的信息化管理，規(guī)范了業(yè)務(wù)操作流程，實(shí)現(xiàn)了備件流、工作流、信息流的有效融合，使備件管理更加合理高效。

煙草行業(yè)、RFID、備件管理、信息化系統(tǒng)、實(shí)時(shí)庫存

備件管理是卷煙工業(yè)企業(yè)管理重要的組成部分，科學(xué)合理地儲備備件，及時(shí)為設(shè)備維修提供優(yōu)質(zhì)備件，是保障設(shè)備正常運(yùn)行的重要基礎(chǔ)。然而，煙草工業(yè)企業(yè)往往對零備件庫存管理都不夠重視，備件庫仍通過紙質(zhì)單據(jù)處理業(yè)務(wù)、人工進(jìn)行系統(tǒng)錄入和輸出報(bào)表的方式對備件進(jìn)行管理，數(shù)據(jù)信息嚴(yán)重滯后且不能共享，備件管理人員、采購人員及生產(chǎn)部門技術(shù)人員對整個(gè)備件庫存情況不了解，缺乏各項(xiàng)決策依據(jù)。在保證生產(chǎn)的前提下，如何降低備件庫存、優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)、提高庫房作業(yè)效率是備件管理的目標(biāo)。為此，陜西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司延安卷煙廠建立了以射頻識別技術(shù)（RFID）為基礎(chǔ)的備件信息化管理系統(tǒng)，以解決備件管理存在的問題，達(dá)到備件管理的目標(biāo)。

一、備件管理存在的問題

卷煙工業(yè)企業(yè)中多數(shù)設(shè)備為專賣設(shè)備，專用件、進(jìn)口件比重較大，備件采購價(jià)格高、采購周期長，一般規(guī)模卷煙廠的備件儲備有萬余種，規(guī)模較大卷煙廠的備件則會有數(shù)萬種，庫存報(bào)表往往是原始的庫存量報(bào)表，備件庫管理中通常存在很多問題。

1. 備件管理信息化建設(shè)不完善

煙草工業(yè)企業(yè)備件管理信息化建設(shè)推廣執(zhí)行力度不足，未能全面做到備品備件管理板塊的信息資源共享，導(dǎo)致備件申購盲目進(jìn)行。

2.備件位置信息記錄不完備

通常，貨架按用途進(jìn)行規(guī)劃分區(qū)，通過手工或電子臺賬，結(jié)合貨位卡的方式，由保管員確定備件的存放位置，在出入庫作業(yè)時(shí)，需要保管員在區(qū)域內(nèi)根據(jù)記憶進(jìn)行查找，不僅作業(yè)效率低，而且經(jīng)常發(fā)生找不到備件或找錯(cuò)備件的情況，直接影響到設(shè)備故障維修及生產(chǎn)運(yùn)行。

3.備件信息交流不順暢

圖1：備件管理信息化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖

備件運(yùn)行流程為：生產(chǎn)部門技術(shù)人員申報(bào)，生產(chǎn)部門及備件管理部門審批，采購員采購入庫，備件到貨存儲，使用部門出庫使用。備件庫通過紙質(zhì)單據(jù)完成業(yè)務(wù)后錄入計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期下發(fā)庫存報(bào)表，但時(shí)間上存在滯后，導(dǎo)致“離線”數(shù)據(jù)信息不能反映真實(shí)庫存。生產(chǎn)部門與備件庫房管理部門又缺乏信息交流，所以生產(chǎn)部門無法及時(shí)掌握庫存等相關(guān)數(shù)據(jù)信息，“離線”數(shù)據(jù)難以為備件計(jì)劃提供決策依據(jù)。

4.缺乏決策分析的數(shù)據(jù)和手段

備件需求與設(shè)備的運(yùn)行狀況及生產(chǎn)任務(wù)安排有關(guān)，但由于缺乏與生產(chǎn)部門、采購部門信息交流，導(dǎo)致備件管理部門缺乏決策分析的所需數(shù)據(jù)，同時(shí)備件管理部門也缺乏決策分析的工具及手段，因此無法采取相應(yīng)的管理措施，不能做出科學(xué)的決策，容易造成易損件儲備不足、通用件儲備過多及庫存結(jié)構(gòu)不合理等問題。管理工具及手段的落后，不僅給設(shè)備及備件管理部門增加了繁重的工作量，同時(shí)也導(dǎo)致了生產(chǎn)成本增加。

二、備件信息化管理系統(tǒng)構(gòu)成

備件管理信息化系統(tǒng)硬件由服務(wù)器、客戶端計(jì)算機(jī)、RFID標(biāo)簽打印機(jī)、RFID手持機(jī)、單據(jù)打印機(jī)、RFID電子標(biāo)簽及無線網(wǎng)絡(luò)等組成；軟件由備件管理系統(tǒng)軟件、手持機(jī)應(yīng)用軟件、標(biāo)簽打印機(jī)應(yīng)用軟件等組成。

備件管理系統(tǒng)是備件庫房、生產(chǎn)車間及管理部門實(shí)現(xiàn)有關(guān)備件管理業(yè)務(wù)的信息化服務(wù)平臺，用戶對象包括備件庫房的計(jì)劃檢驗(yàn)員、保管員和核算員，生產(chǎn)車間的領(lǐng)料員、技術(shù)員、計(jì)劃員和車間主管。備件管理信息化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示。

三、備件管理系統(tǒng)功能模塊及流程

備件信息化管理系統(tǒng)包括計(jì)劃管理、入庫管理、出庫管理、寄售管理、盤點(diǎn)管理、報(bào)廢管理等功能模塊，備件管理業(yè)務(wù)范圍全覆蓋。系統(tǒng)利用RIFD技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息自動獲取，并進(jìn)行業(yè)務(wù)提示，提供相應(yīng)的決策參考信息，處理完結(jié)后推送至下一業(yè)務(wù)操作人，業(yè)務(wù)辦理完結(jié)后輸出業(yè)務(wù)單據(jù)，自動更新相應(yīng)的臺賬，自動生成各類分析統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

1. 計(jì)劃管理

采購計(jì)劃的生成方式根據(jù)制定計(jì)劃的不同信息來源分為兩類：一種是通過車間技術(shù)員、計(jì)劃員、設(shè)備主任生成“需求計(jì)劃單”；另外一種通過系統(tǒng)庫存預(yù)警生成“需求計(jì)劃單”，計(jì)劃檢驗(yàn)員將“需求計(jì)劃單”進(jìn)行匯總，生成“采購計(jì)劃單”，并編輯修改后提交至主管審批，審批通過后完成采購計(jì)劃的制定。

2.入庫管理

入庫業(yè)務(wù)主要由回貨登記和入庫管理兩部分組成，入庫的種類分為：采購入庫、返廠入庫、出庫退回入庫、盤盈入庫、沖抵入庫、調(diào)撥入庫、其它入庫等。

（1）采購員根據(jù)到貨情況新建“采購回貨登記單”并提交至本系統(tǒng)，在計(jì)劃檢驗(yàn)員的待辦事項(xiàng)中顯示未處理的“采購回貨登記單”任務(wù)；計(jì)劃檢驗(yàn)員驗(yàn)貨并簽字確認(rèn)后提交至本系統(tǒng)，本系統(tǒng)根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果分發(fā)單據(jù)，檢驗(yàn)合格則分發(fā)至保管員并在待辦事項(xiàng)中顯示未處理的“采購回貨登記單”任務(wù)（不合格則駁回至采購員并在待辦事項(xiàng)中顯示被駁回的“采購回貨登記單”）；保管員匯總“采購回貨登記單”信息，生成“入庫單”，確認(rèn)貨物入庫。系統(tǒng)自動生成報(bào)表，入庫流程結(jié)束。

（2）領(lǐng)料員新建“退庫回貨登記單”或采購員新建“返廠回貨登記單”并提交至本系統(tǒng)，在保管員待辦事項(xiàng)中顯示未處理的“退貨回貨登記單”或“返廠回貨登記單”任務(wù)；保管員匯總“退庫回貨登記單”或“返廠回貨登記單”信息，生成“入庫單”，確認(rèn)貨物入庫。系統(tǒng)自動生成報(bào)表，入庫流程結(jié)束。

（3）如果入庫方式為盤盈入庫或沖抵入庫，核算員新建“入庫單”并確認(rèn)入庫，系統(tǒng)自動生成報(bào)表，入庫業(yè)務(wù)流程結(jié)束。

（4）如果入庫類型為調(diào)撥入庫或其他入庫，保管員錄入或匯總調(diào)撥單，或其他單據(jù)生成“入庫單”，確認(rèn)貨物入庫，系統(tǒng)自動生成報(bào)表，入庫流程結(jié)束。

3．出庫管理

出庫的種類分為：領(lǐng)料出庫、返廠出庫、調(diào)撥出庫、其它出庫、盤虧出庫。

（1）領(lǐng)料員新建“領(lǐng)料單”并提交至本系統(tǒng)，在設(shè)備主任的待辦事項(xiàng)中顯示未處理的“領(lǐng)料單”任務(wù)；設(shè)備主任審批后提交至本系統(tǒng)，本系統(tǒng)根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果分發(fā)單據(jù)，審批同意則分發(fā)至保管員（車間主管或生產(chǎn)設(shè)備科主管）并在待辦事項(xiàng)中顯示未處理的“領(lǐng)料單”（不同意則駁回至領(lǐng)料員并在待辦事項(xiàng)中顯示被駁回的“領(lǐng)料單”）；保管員關(guān)聯(lián)“領(lǐng)料單”信息，生成“出庫單”，確認(rèn)貨物出庫，系統(tǒng)自動生成報(bào)表，出庫流程結(jié)束。

（2）如果出庫類型為返廠出庫、調(diào)撥出庫、其它出庫時(shí)，保管員新建“出庫單”并確認(rèn)出庫，系統(tǒng)自動生成報(bào)表，出庫流程結(jié)束。

（3）如果出庫類型為盤虧出庫時(shí)，核算員新建“出庫單”并確認(rèn)出庫，系統(tǒng)自動生成報(bào)表，出庫流程結(jié)束。

4.寄售管理

貨物到貨后，計(jì)劃檢驗(yàn)員新建“寄售登記單”并提交至本系統(tǒng)，在保管員的待辦事項(xiàng)中顯示未處理的“寄售登記單”任務(wù)；保管員確認(rèn)寄售貨物入庫，寄售登記流程結(jié)束。當(dāng)寄售貨物出庫時(shí)，系統(tǒng)自動生成“入庫單”并分發(fā)至保管員，由保管員提交會簽該單據(jù)，系統(tǒng)自動生成報(bào)表，寄售貨物出入庫流程結(jié)束。

5.盤庫管理

盤點(diǎn)業(yè)務(wù)采用“盲盤”+“兩步”盤點(diǎn)方式，包括一步盤點(diǎn)和二步盤點(diǎn)。盤點(diǎn)類型分為：部分盤點(diǎn)、全部盤點(diǎn)。

保管員根據(jù)盤點(diǎn)制度制訂“庫房盤點(diǎn)計(jì)劃單”，保管員下載盤點(diǎn)計(jì)劃單，并對貨物進(jìn)行一步盤點(diǎn)，根據(jù)盤點(diǎn)差異系統(tǒng)自動生成“庫位差異單”，做為保管員二步盤點(diǎn)的計(jì)劃單，保管員對差異庫位貨物調(diào)整后進(jìn)行二步盤點(diǎn)。二步盤點(diǎn)結(jié)束后，系統(tǒng)生成“盤點(diǎn)盈虧單”，保管員提交至本系統(tǒng)，在核算員待辦事項(xiàng)中顯示未處理的“盤點(diǎn)盈虧單”，盤點(diǎn)流程結(jié)束。

6.報(bào)廢管理

保管員根據(jù)報(bào)廢貨物情況填寫“報(bào)廢登記單”，PDA（手持機(jī)）確認(rèn)報(bào)廢貨物并提交該單據(jù)至本系統(tǒng)，在保管員的待辦事項(xiàng)中顯示未處理的“報(bào)廢登記單”任務(wù)；保管員關(guān)聯(lián)“報(bào)廢登記單”信息，生成“報(bào)廢申請單”并提交至本系統(tǒng)，在生產(chǎn)設(shè)備科主管的待辦事項(xiàng)中顯示未審批的“報(bào)廢申請單”任務(wù)；生產(chǎn)設(shè)備科主管對“報(bào)廢申請單”進(jìn)行審批并提交至本系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)審批結(jié)果分發(fā)單據(jù)，同意則分發(fā)至核算員并在待辦事項(xiàng)中顯示未處理的“報(bào)廢申請單”任務(wù)（不同意駁回至保管員并在待辦事項(xiàng)中顯示被駁回的“報(bào)廢申請單”）；核算員關(guān)聯(lián)“報(bào)廢申請單”信息，生成“報(bào)廢單”，系統(tǒng)自動生成報(bào)表，報(bào)廢流程結(jié)束。

四、應(yīng)用效果

備件管理信息化系統(tǒng)經(jīng)過一年時(shí)間的運(yùn)行，延安卷煙廠備件庫內(nèi)作業(yè)形成“PDA下載作業(yè)任務(wù)—操作貨物—業(yè)務(wù)確認(rèn)”的作業(yè)規(guī)范，不再依賴于保管員的經(jīng)驗(yàn)，工作效率大幅度提高，各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理時(shí)間縮短50%，備件庫工作效率提高36%，庫內(nèi)找貨、區(qū)域外存放、錯(cuò)放等現(xiàn)象消失；備件管理信息化系統(tǒng)提供餅狀圖、折線圖和各種報(bào)表，可直觀反映實(shí)時(shí)庫存、庫存結(jié)構(gòu)及庫存變化；備件消耗等數(shù)據(jù)指標(biāo)實(shí)現(xiàn)備件動態(tài)統(tǒng)計(jì)和分類統(tǒng)計(jì)，為備件庫管理部門及生產(chǎn)部門提供了決策依據(jù)，通過優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，使庫存結(jié)構(gòu)更趨合理。

作者單位為陜西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司延安卷煙廠