新形勢下的檔案管理信息化對傳統模式的影響初析

吳珍

【摘 要】隨著經濟的不斷發展和社會的積極進步，檔案管理信息化趨勢明顯，各個領域對檔案管理的要求也越來越嚴格。因此，檔案管理工作必須適應新的形勢，加快信息化腳步，才能在新的經濟形勢下扮演積極的角色。

【關鍵詞】信息化；檔案管理；服務

我國正以高效運轉的信息化步伐發展，推進各項產業的不斷進步與技術的革新。傳統檔案信息服務面臨信息化的普及應用，嚴重對比出其落后與緩慢的發展趨勢，與當代這個信息化的社會不入流，阻礙社會的進步。面臨信息化的挑戰，傳統的檔案信息服務也逐漸改革創新，向信息化發展趨勢邁進。

一、社會實踐環境的改變對傳統檔案信息服務理念、意識的挑戰

檔案工作來源于社會需求，服務于社會需求。傳統社會本身的封閉性與檔案工作最初產生的原因，才使傳統的檔案信息服務具有的單向性，即對上的“資政”作用，使得檔案信息服務在理念上帶有“民可使知之，不可使由之”的色彩，這種狹窄的服務范圍與傳統社會對信息需求的薄弱相適應，所以傳統的檔案信息服務在傳統社會仍然能夠得到發展并實現其應有價值。

市場經濟賦予社會行為主體較充分的自由使社會發展日益多元化與個性化，社會實踐領域拓寬，新的工作領域、工作方式的出現，使檔案信息需求主體發生變化，即除了政府部門和歷史研究部門外，教育與科研工作者、各類經營者、公眾也可能是出于獵奇的心理踏入檔案館的大門，希望借助一定的現代化設施，如縮微機、計算機網絡等，來獲取更為詳盡的第一手材料，希望能夠置身于快捷和舒適的服務環境中和廣大民眾成為重要的檔案信息利用群體。這表明源于社會并服務于社會的檔案工作真正向公眾回歸，日益成為社會公共服務事業，傳統的狹窄的服務理念需要拓寬，并發生轉變。

信息化的發展得到我國社會及人類的認可與應用，不斷被普及使用。信息化不斷促進各項經濟、技術、工藝、設備的不斷更新，信息化進度不斷加深，給社會進步提供先進的科學與技術。信息化這一快速發展的同時，給檔案信息帶來了一定的影響，給予檔案信息已進步的經驗積累。檔案信息服務在信息化不斷發展過程中應該進行改革與創新，將新技術與新設備進行研發與使用，同時保證信息化發展理念的有效傳播，使檔案信息部門人員能夠充分意識到信息化發展的重要意義，并給予檔案信息的發展以支持，促進傳統檔案信息的創新與進步，以適應信息化社會的發展。

二、信息文明要求的公平、自由給檔案信息服務制度帶來新的要求

信息的共享性與自由傳遞性對傳統檔案信息服務制度的挑戰。傳統檔案信息服務的基本理念是“資政”，傳統檔案管理工作基本上屬于檔案實體管理，采用封閉或半封閉的管理方式，檔案信息服務采取的是等客上門的被動服務。檔案信息服務制度中也沒有考察、反饋制度，檔案信息服務部門不關心具體的利用效果，不存在與外界的溝通；在服務制度上，也不注重利用者的參與，這給利用者帶來不便的同時，也影響了檔案信息服務效果；在編研中，檔案信息服務部門習慣將借閱等服務活動同編研等活動割裂開，由檔案部門判斷而不是利用者的需求決定編研的具體內容。這就是看堆守攤思想指導下形成的檔案服務工作，即只有服務工作的“外形”，卻沒有服務理念的“核心”作支撐。

在信息化進程逐漸擴大的情況下，檔案信息服務收到一定的沖擊，在公平與自由方面提出了更高的要求。在信息的獲取過程中，檔案信息必須進行數量的嚴格控制。信息的傳播對于社會的發展有著重要的意義。因此，為了保證檔案快速運行與信息化的高效發展，必須提高信息的獲取速度及獲取的范圍。

傳統的檔案信息服務由于受到農業社會保守文化心態的束縛與維護統治者的利益的目的，采取了保守的公開信息服務客體的做法，即使為了適應工業化發展的需要對傳統檔案信息服務模式試圖進行調整，使檔案信息服務在方式、設備等“硬件”上發生變化，如：檔案部門利用網絡技術建立網站。但是，由于落后服務理念的固守，使檔案公開數量仍受到嚴格限制，并不能提供給利用者大量檔案信息，為了適應社會環境需要而建立的絕大多數檔案網站扮演的不是信息傳播的角色，而是檔案宣傳者的角色。換言之，目前社會大眾在網上難以直接看到自己所需的檔案信息，所接觸到的一般只是有關檔案部門、檔案信息、檔案信息利用相關情形的介紹。

在信息化的基礎上，社會及人們對于信息化的依賴逐漸加深，在檔案信息服務中，對于信息的自由性與平等性的信息服務特點的要求越來越大，破事檔案信息服務必須充實自身，進行自身特征的改變，提升信息服務的質量與服務范圍。同時，檔案信息服務還必須進行法律法規的嚴格控制，加強說對于人員的管理與控制。

三、社會服務信息化要求服務的高效率與高質量對檔案信息服務方式的挑戰

社會服務信息化從狹義上講，通常指的是社會服務方式的信息化，它包括社會服務手段的信息化和社會服務方法的信息化。從廣義的角度來講，它還包括社會服務主體的信息化、社會服務客體的信息化和社會服務內容的信息化。社會服務主體的信息化牽涉范圍較廣，包括社會服務行業的網絡化、社會服務組織的信息化以及社會服務人員的知識化等。社會服務客體的信息化實質上就是社會生活主體的信息化和知識化。社會服務方式的信息化則是社會服務手段和運作過程的信息化，它包括采用信息技術、網絡技術等為社會服務客體提供服務及其整個信息化的作業過程。目前，社會服務信息化在很大程度上就是指社會服務方式的信息化。可以說，社會服務方式的信息化是社會服務信息化的中心內容。

在信息技術不發達階段。檔案部門為社會提供實體性檔案信息服務（檔案原件、復制品及檔案文獻匯編）是可行的。隨著社會信息化程度的提高與服務信息化的發展，新技術、新材料使檔案信息的存在方式得以改變，這使傳統檔案信息的借閱、復印等服務方式不能適應現階段的利用需求。

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