論檔案的有效利用

黃琴

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

作為企業(yè)檔案，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)完善、法規(guī)的一致要求，按國家檔案局制定的《規(guī)定》，規(guī)范企業(yè)的文件材料歸檔范圍和歸檔保管期限，使企業(yè)檔案成為企業(yè)內(nèi)部控制、健全各項(xiàng)管理，依法規(guī)范經(jīng)營的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，成為滿足國家和公眾對企業(yè)依法經(jīng)營進(jìn)行監(jiān)督的重要依據(jù)，成為有效服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)，承載企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄。

作為大堡水電有限責(zé)任公司的企業(yè)檔案，于1995年經(jīng)過整理和鑒定，將零散的資料正式規(guī)范化形成有保存價(jià)值的公司檔案。在公司的發(fā)展進(jìn)程中，檔案緊密跟隨，從不滯后， 遵循著檔案規(guī)定的三原則：法規(guī)一致，科學(xué)發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。大堡公司建廠至今30年，30年來歷經(jīng)了風(fēng)雨和艱辛，檔案見證了公司的發(fā)展變化，真實(shí)完整地記載了公司的這些變化歷程和時(shí)代特點(diǎn)。在承載的過程中，檔案同樣肩負(fù)著檔案的查閱和使用的使命。直至今天，檔案的利用得到了極大的發(fā)揮，檔案對于公司的奉獻(xiàn)實(shí)例舉不勝舉。大堡水電有限責(zé)任公司原名大堡電廠，地處峨邊縣大堡鎮(zhèn)，1987年成立，于1990年正式運(yùn)行。由于地理原因，公司的首部樞紐、機(jī)房和廠房都設(shè)置在大堡鎮(zhèn)，占地火花村新豐村，因?yàn)樗幋迕裰苓叄颈M量幫助當(dāng)?shù)卮迕瘢谇?dāng)?shù)孛褡尻P(guān)系，然而唇齒相依也要產(chǎn)生矛盾與糾紛。最為突出的是，火花村村民在1993年的鬧事，村民們要求大堡公司給予他們的占地賠償，他們手里有土地丈量尺寸，有村民名單，有樹木和青苗數(shù)字，村民不聽勸說和商議，手拿棍棒，示威吶喊幾度圍攻大堡電廠生活區(qū)。在當(dāng)?shù)卣膭裾f無效后，大堡公司出據(jù)了大堡電廠建廠初期的占地賠償，包括每戶人家的青苗補(bǔ)償金額。大堡公司的占地是國家允許的永久性占地，已經(jīng)支付了所有占地的土地資金款項(xiàng)。在有力的檔案依據(jù)面前，村民們終于偃旗息鼓。然而，仍然有好逸惡勞者尋畔滋事，事隔15年后，火花村一李姓民，打著大堡水電公司占用他家土地的旗號(hào)，在我公司辦公室無理喧鬧，無視檔案的充分依據(jù)性，甚至不分日夜糾緾領(lǐng)導(dǎo)，擾亂辦公秩序。大堡公司請示當(dāng)?shù)卣詸n案記載的事實(shí)為依據(jù)進(jìn)行了勸說干預(yù)得以平息這一鬧劇。公司要生存發(fā)展，不可避免的會(huì)遇上一些麻煩和糾紛，小到員工受傷，大到企業(yè)與企業(yè)之間的法律訴訟，這些麻煩和糾紛都在公司領(lǐng)導(dǎo)和員工的共同努力下，以檔案提供的有力事實(shí)為證據(jù)的背景下得以解決。這些年來，公司有林木砍伐糾紛，有前池?cái)U(kuò)建的用地?cái)U(kuò)展糾紛，有公路修建的基金給付糾紛，有公路旁邊彝族村民房屋因水災(zāi)以我公司的賠償終結(jié)的糾紛，有供用電糾紛，有觸電傷亡糾紛，有渠道跨蹋的糾紛，有工傷賠付的糾紛，有員工調(diào)遣的糾紛，有設(shè)備購銷的糾紛，有每年機(jī)組維修提供的查閱，有增效擴(kuò)容的改造組建等等，每一事件，文書檔案都發(fā)揮了極為重要的作用；每一次機(jī)組維修，科技檔案都充分得以反復(fù)利用；財(cái)務(wù)和個(gè)人檔案也提供著無可替代的作用，檔案在無形中創(chuàng)造著最有效價(jià)值。檔案在日常生產(chǎn)經(jīng)營中，也提供著參考查閱的作用，急領(lǐng)導(dǎo)所需，急生產(chǎn)所需，無需辯證，如影隨形，始終圍繞著企業(yè)的經(jīng)營和管理服務(wù)。

在很多人的眼里檔案說起來是重要的，但真正忙起來，檔案就不需要了。因?yàn)闄n案的價(jià)值是隱形的，它的價(jià)值表現(xiàn)不明顯形，弱化了對檔案的重視。隨著社會(huì)科技的發(fā)展進(jìn)步，檔案在數(shù)字化進(jìn)程中的問題仍然亟待解決。如何讓與時(shí)俱進(jìn)的檔案在完整安全的前提下更加便于利用呢？我們知道，檔案作用的發(fā)揮在于利用，而利用在于管理，如何提高檔案的管理水平，才是真正發(fā)揮檔案作用的關(guān)鍵。就當(dāng)前我公司存在的檔案管理問題舉例一二。我們設(shè)置檔案室，庫房，配備了相應(yīng)的檔案人員，也劃分了檔案的類型，明確了檔案的管理職責(zé)，這似乎已經(jīng)達(dá)到了一個(gè)公司對檔案管理的要求，而問題的實(shí)質(zhì)是，這些人員的設(shè)置是否合理化。1、沒有設(shè)置專職的檔案人員，目前的檔案管理員是行政辦公人員兼職管理。大堡公司的規(guī)模在1997年的基礎(chǔ)上沒有進(jìn)行擴(kuò)展，期間取消了老熊溝電站，取消了金加工車間，丟失了金鵝電站，現(xiàn)在又取消了供用電管理，機(jī)構(gòu)少了，職工人數(shù)相對增多了，而檔案的數(shù)量不因?yàn)闄C(jī)構(gòu)的減少而減少，它每年都在增加，而且因各種事務(wù)的展開，也增加了各種檔案的查閱和利用，而檔案室配備的檔案管理人員始終只有一人，目前工作量非常大。2、建議設(shè)置相應(yīng)機(jī)構(gòu)的檔案兼職人員，明確相應(yīng)的檔案管理職責(zé)。在公司各個(gè)部門，設(shè)置檔案兼職人員，對于檔案的及時(shí)歸檔和收集起到很重要的作用，極盡可能保證公司檔案的完整性。3.檔案人員的加強(qiáng)學(xué)習(xí)。參加省市檔案的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，跟上檔案的先進(jìn)管理，適應(yīng)新形勢下檔案的新規(guī)則管理。4.提升檔案管理平臺(tái)。目前公司沒有條件做到檔案平臺(tái)硬件的提升管理，但平臺(tái)的提升仍然是檔案管理的趨勢，大家不妨想象，一個(gè)基于物聯(lián)網(wǎng)，云計(jì)算等新技術(shù)構(gòu)建的智能化管理和多元化管理平臺(tái)，能搭建智能感知與處置檔案信息能力提供檔案信息服務(wù)中心，如果有這樣一個(gè)企業(yè)檔案共享服務(wù)平臺(tái)，它的服務(wù)應(yīng)該更加廣泛，快捷，敏銳和有效。

檔案的有效利用與檔案管理是一致的，只有把檔案管理提升了，檔案才可能成為企業(yè)的有力臂膀。

企業(yè)的發(fā)展變化，檔案將永遠(yuǎn)記載它的真實(shí)性，無論時(shí)代如何變遷，檔案就是企業(yè)的史冊。承載是檔案的一種價(jià)值，參考文獻(xiàn)提供最廣泛的應(yīng)用是檔案的另一種價(jià)值，企業(yè)利用檔案得以擴(kuò)展和發(fā)揮。

納千載，容有恒。檔案以它博大胸懷盛裝企業(yè)的榮辱甘苦，并為企業(yè)一路保駕護(hù)航。檔案是企業(yè)的淳淳知己，一路相伴一路追隨。檔案是企業(yè)的智慧大腦，是公司的完全中樞神經(jīng)，無論現(xiàn)在還是以后，終將永遠(yuǎn)記憶企業(yè)的歷程。在企業(yè)的世界里，檔案一直存在，珍貴而永恒。endprint