事業(yè)單位文書檔案管理相關(guān)思考

劉云愛

摘 要：文書檔案管理工作是事業(yè)單位日常基礎(chǔ)性工作之一。文書檔案是事業(yè)單位行政管理事務(wù)活動開展過程中所形成的信息文件，它詳細記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，對于事業(yè)單位其他管理工作實施具有參考及借鑒價值。在事業(yè)單位改革背景下，文書檔案管理變得愈來愈重要，很多事業(yè)單位文書檔案管理水平也有所提升，但依然存在部分因素對文書檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生了一定影響，使文書檔案的功能價值受到了約束?；诖耍疚膶κ聵I(yè)單位文書檔案管理進行了分析，并結(jié)合相關(guān)問題提出了一定策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；事業(yè)單位；管理；建設(shè)

1 事業(yè)單位文書檔案管理重要性分析

對于事業(yè)單位日常運行而言，文書檔案管理起到了重要的輔助性作用[1]：（1）文書檔案完整地記載了事業(yè)單位當前工作狀況及單位發(fā)展歷史。以文書檔案為鑒，可對其他管理活動如財務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等進行有效指導(dǎo)，有利于形成一個穩(wěn)定的內(nèi)部環(huán)境。文書檔案當中蘊含了大量信息，對這些信息進行開發(fā)，能夠?qū)⑵渲械臐撛趦r值發(fā)掘出來，為事業(yè)單位健康發(fā)展提供助力。（2）文書檔案是對國家檔案的良好補充。客觀角度來看，事業(yè)單位文書檔案是國家檔案的重要組成。做好文書檔案管理工作意味著能夠為政府保存下重要的文件資料。特別是在事業(yè)單位改革背景下，這些檔案能夠為相關(guān)工作提供參考，有利于促進事業(yè)單位合理、科學(xué)轉(zhuǎn)型。（3）事業(yè)單位文書檔案是事業(yè)單位管理機關(guān)登記管理工作的原始記錄材料，記錄了事業(yè)單位整個生命周期當中的歷史活動。因此，事業(yè)單位文書檔案也能夠作為事業(yè)單位有效的法律憑證。當事業(yè)單位面臨法律問題時，這些文件資料具有法律憑證價值。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理過程中存在的缺陷

雖然事業(yè)單位文書檔案管理的地位變得愈來愈重要，并且很多事業(yè)單位文書檔案管理水平較以往有所提升，但在具體工作實施過程中還是暴露了一定問題，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：（1）歸檔意識有待增強。文書檔案立卷歸檔工作是文書檔案管理過程中的重要環(huán)節(jié)之一。但部分檔案管理人員立卷歸檔工作較被動，依法歸檔意識有待提升。檔案資料收集上，往往依靠檔案管理部門索取，而不能做到主動移交材料[2]。在歸檔時，工作不夠細致，材料遺漏現(xiàn)象較為普遍，對文書檔案質(zhì)量及整體管理效率產(chǎn)生了一定程度影響。（2）事業(yè)單位文書檔案管理制度存在一定缺陷。與其他類檔案相比，文書檔案所涉及的內(nèi)容更為復(fù)雜，管理程序較多。部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要性認知程度還不夠，缺乏有效的監(jiān)督，導(dǎo)致文書檔案管理細節(jié)有所缺失。同時，事業(yè)單位在文書檔案管理方面缺乏相應(yīng)的約束機制，這造成部分檔案管理人員在實際工作當中表現(xiàn)得有所散漫，存在歸檔不及時、資料整理不齊全等問題，工作態(tài)度上還有待改進[3]。再加上未能針對文書檔案管理制定相應(yīng)的責任制度，導(dǎo)致管理工作實施較為隨意，尚未形成規(guī)范化、標準化的流程。（3）文書檔案信息化建設(shè)步伐有待加快。部分事業(yè)單位在文書檔案管理過程中，采用的依然是傳統(tǒng)人工管理模式，不僅效率低下，還容易出現(xiàn)差錯。同時，紙質(zhì)化的文書檔案管理在信息共享方面存在較大短板，更新文檔信息也十分不便。目前來看，一些事業(yè)單位尚未將信息化技術(shù)與文書檔案管理充分融合起來，相關(guān)軟、硬件設(shè)施建設(shè)滯后，無法滿足文書檔案信息化管理實際需求。

3 完善事業(yè)單位文書檔案管理的有效策略

3.1 重視公文立卷歸檔

一方面，要落實好公文處理工作。公文一般具有現(xiàn)行效用，但并不具備原始記錄性。也就是說，要對公文進行妥善處理，才能將之轉(zhuǎn)變?yōu)橛行У奈臅鴻n案。然而，很多事業(yè)單位在公文處理與文書檔案工作銜接上還存在一定不足。為了充分落實好公文處理工作，相關(guān)工作人員要重視公文審核，確保公文內(nèi)容描述的準確性，以保證公文處理質(zhì)量。同時，要注重公文檔案分類、篩選工作[4]。文書檔案管理人員在歸檔前要對公文價值做出有效評估，以公文的重要程度為切入點，對其進行分類篩選、整合，對具有保存價值的公文文件進行歸檔。檔案管理人員及公文處理人員應(yīng)該加強溝通協(xié)作，并不斷增強自身文書檔案管理意識，實現(xiàn)文書工作與檔案管理的良好銜接，為公文立卷歸檔打下扎實基礎(chǔ)。另一方面，在公文立卷歸檔實施過程中，要明確歸檔目標與核心內(nèi)容，并將公文立卷歸檔與單位長期發(fā)展目標充分關(guān)聯(lián)起來，做到“凸顯重點，層次清晰”。對于相似的公文文件應(yīng)該進行有效鑒別，盡量降低文件重復(fù)度，提升文書檔案利用率。歸檔過程中，要對檔案相關(guān)材料進行全面核查，做到“查缺補漏”，保證檔案材料、文件信息的完整性，實現(xiàn)“無損歸集”。

3.2 完善事業(yè)單位文書檔案管理制度建設(shè)

要實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理科學(xué)化、合理化、規(guī)范化，必然離不開相關(guān)制度的支持。一方面，事業(yè)單位要完善文書檔案管理監(jiān)督機制。通過建立健全的監(jiān)督機制，并加大執(zhí)行力度，以便及時發(fā)現(xiàn)文書檔案管理過程中存在的疏漏，并獲得有效的解決方案，對文書檔案管理工作進行持續(xù)性改進，以形成一個良性循環(huán)[5]。同時，健全的監(jiān)督機制也能夠促使相關(guān)工作人員增強崗位責任感，改變以往檔案管理人員隨意、散漫的工作態(tài)度，使其全身心投入到文書檔案管理當中，進一步提升工作效率。通過對文書檔案管理進行量化評價，促進標準化管理模式的形成。另一方面，單位內(nèi)部要重視人才培養(yǎng)機制建設(shè)。落實文書檔案管理的關(guān)鍵在于人，通過加強內(nèi)部相關(guān)人才隊伍建設(shè)，才能讓相關(guān)工作充分發(fā)揮成效。單位要激勵檔案管理人員加強自主學(xué)習(xí)，并組織系統(tǒng)性的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，使其業(yè)務(wù)能力不斷增強。同時，部門內(nèi)可定期開展探討會議，讓相關(guān)工作人員互相交流心得。另外，要注重檔案管理人員服務(wù)意識培養(yǎng)，通過教育引導(dǎo)，不斷提升其職業(yè)道德素養(yǎng)，使其能夠主動、積極地投入到日常工作當中。

3.3 加快文書檔案管理信息化建設(shè)步伐

首先，要更新文書檔案管理理念。為進一步提升管理工作效率，應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，將信息化技術(shù)融入其中，利用計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)等手段，進行文書檔案資料收集、分類與整合。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案管理信息化建設(shè)，在人力、財力方面要加大投入力度，對陳舊軟硬件設(shè)備進行更新，創(chuàng)造一個良好的設(shè)備環(huán)境，將紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化、自動化管理。其次，要加快文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐。單位可聘請第三方專業(yè)機構(gòu)參與數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以保證數(shù)據(jù)庫的專業(yè)性。在數(shù)據(jù)庫建立過程中，要確保資料收集的全面性，避免信息遺漏。另外，要做好檔案備份，保證文書檔案的安全性，確保檔案信息文件不會丟失。

4 結(jié)語

新形勢下，事業(yè)單位文書檔案管理工作要求變得愈來愈高。要進一步完善事業(yè)單位文書檔案管理，就需要完善相關(guān)制度建設(shè)。通過落實公文立卷歸檔，加強信息化建設(shè)，提升管理工作質(zhì)量及效率，為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展奠定信息基礎(chǔ)。

參考文獻

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