大數(shù)據(jù)時代的高校檔案管理

大數(shù)據(jù)時代爆炸產(chǎn)生的海量信息給各行各業(yè)的管理帶來了歷史性的變革，哈佛大學(xué)社會學(xué)教授Gary Kim說：“這是一場革命，一個巨大的數(shù)據(jù)資源使所有領(lǐng)域的量化進(jìn)程開始了，無論是學(xué)術(shù)界、商業(yè)界還是政府部門，都會在各個領(lǐng)域開始這個過程。”高校檔案管理工作也不例外。任何一所高校的檔案都是這所高校黨務(wù)工作和行政工作以及其他各項工作中形成的有保存價值的資料，它以文字載體、圖表載體和聲像載體等不同的形式存在著，是一所學(xué)校產(chǎn)生和發(fā)展的歷史憑證，并隨著學(xué)校的發(fā)展而逐步發(fā)展積累，只有它可以承載一個學(xué)校詳細(xì)真實地歷史全貌和文化積淀。高校檔案是高校教學(xué)科研評估的基礎(chǔ)，是衡量高校辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量和科研實力的重要依據(jù)，在目前的高校管理環(huán)境下檔案它直接影響和決定著一個高校水平評估的等級。作為信息資源基礎(chǔ)它也是一所高校的后來者了解過去、總結(jié)現(xiàn)在和預(yù)測未來的依據(jù)，更是高校管理者科學(xué)決策的重要參考資料。所以說高校的檔案管理工作不僅保證了檔案材料的安全完整性，也是國家和上級部門進(jìn)行教學(xué)和科研檢查評估的依據(jù)，在教學(xué)和科研檢查評估實踐中，上級派來的各位評估專家除了住進(jìn)學(xué)校實地了解學(xué)校的教學(xué)科研現(xiàn)狀，更多的是調(diào)閱學(xué)校的相關(guān)教學(xué)和科研檔案材料并以此來佐證學(xué)校的辦學(xué)定位和培養(yǎng)目標(biāo)是否合理，是否將人才培養(yǎng)置于學(xué)校工作的中心地位，是否重視師資隊伍建設(shè)，是否不斷的在改善教學(xué)資源和科研條件等等。所以說高校的檔案管理工作在高校的發(fā)展中有著十分重要的作用。

1 目前高校檔案管理的不良現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)刺激了人們思維方式的轉(zhuǎn)變，加快了高校檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，但在高校檔案管理工作中目前還存在著一些不利于檔案管理工作適應(yīng)大數(shù)據(jù)變化要求的問題。

1.1 高校對檔案管理工作不夠重視

目前高校對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，有些管理者認(rèn)為檔案管理就是人事檔案的轉(zhuǎn)交、整理以及歸納等方面的事情，所以在檔案管理的人員配備上往往是低學(xué)歷或者是解決高層次人才的家屬安置，在對該群體人員的管理過程中缺乏與時俱進(jìn)提升素質(zhì)的制度性規(guī)范，人員素質(zhì)的欠缺導(dǎo)致了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程度比低，難以有效的發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的有效價值。檔案管理者由于自身知識結(jié)構(gòu)的限制也缺乏檔案信息化管理的意識和現(xiàn)代化檔案管理的理念。其結(jié)果導(dǎo)致高校檔案管理的效率底下，檔案管理工作的效能沒有無法發(fā)揮出來。檔案管理者缺乏對檔案管理工作的準(zhǔn)備，把檔案管理簡單化為整理檔案，存放檔案、保管檔案。加之高校目前對檔案管理就整體上也缺乏必要的分類標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)于區(qū)分文書檔案和各種教學(xué)科研類型檔案沒有細(xì)則，憑感性認(rèn)識歸集分類置放，沒有一個系統(tǒng)性和完整性的科學(xué)的管理規(guī)范體系，檔案管理人員晉升職稱也只能是參照外邊檔案系統(tǒng)的文件去準(zhǔn)備資料并參加外邊檔案系統(tǒng)的評審。平時對于教學(xué)檔案的收集保管缺乏專人管理，在院系大多是教學(xué)秘書監(jiān)管，于是就出現(xiàn)在接到教育部參加評估的通知后，突擊補(bǔ)資料、查試卷、審改以前畢業(yè)論文問題的行為。有些課程的試卷以及分析報告丟失，有些在計算機(jī)上完成的實驗報告沒有存盤。原因是這些資料在管理者眼里沒有納入檔案管理的范疇，加之實驗室有時可能是臨聘人員又不斷地更換，臨聘者也不懂那些需要留下來，于是試驗資料最為教學(xué)重要的檔案資料就人為流失了，有些材料缺乏連續(xù)性。比如在高校目前有一些實驗室一直對學(xué)生開放，但是教學(xué)評估時卻發(fā)現(xiàn)沒有開放記錄等憑證材料。在迎接上邊評估時的突擊整改和準(zhǔn)備資料由于對象是過去時，檔案材料收集難以齊全和規(guī)范 ，雖然過去在教學(xué)實踐過程中都傾注了大量的細(xì)致工作，但由于缺乏資料從而導(dǎo)致了拿不出過硬的憑證來證明工作確實是認(rèn)真的做過了，這不僅僅給高校帶來了巨大的浪費，而且很大程度上破壞了檔案管理的秩序。

1.2 高校檔案管理手段滯后

在大數(shù)據(jù)時代，各個行業(yè)和領(lǐng)域的信息化、自動化以及智能化程度都不斷提升，因此在高校的檔案管理中也應(yīng)該加強(qiáng)對管理手段的與時俱進(jìn)，在學(xué)校和二級院系構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息管理平臺。在技術(shù)投入上檔案的信息化管理直接影響到檔案信息的整理和保存，這就要求檔案管理的相關(guān)技術(shù)及時更新?lián)Q代，在大數(shù)據(jù)時代需要運用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理。隨著全社會信息化水平飛速提高，電子檔案的應(yīng)用需求越來越大。高校作為現(xiàn)代教育的重要陣地，學(xué)校應(yīng)該設(shè)有電子檔案管理設(shè)備，但由于受過去傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，高校檔案管理工作在高校各項工作中處于相對邊緣化的地位，與學(xué)校其他領(lǐng)域比較檔案管理手段相對落后，就目前情況看，仍以手工管理為主，計算機(jī)為輔，基本是傳統(tǒng)的管理手段，即將各類基本紙質(zhì)化檔案進(jìn)行嚴(yán)密保存，管理檔案的人員就是想庫管員一樣看守著這些東西，檔案管理者在平時的也很少與外界同行進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，檔案部門缺乏應(yīng)有的社會地位，資金投入短缺設(shè)備落后。即使給配備了計算機(jī)也不是用于檔案管理而是供檔案室的人員進(jìn)入校園網(wǎng)使用的，這說明了檔案室在大數(shù)據(jù)環(huán)境下要實現(xiàn)自動化、數(shù)字化建設(shè)還有一段路程要走。二級院系沒有設(shè)立專門的檔案管理房間，硬件配備陳舊，人員配備短缺，單位沒有二級院系教學(xué)科研檔案管理的制度。這種管理模式無法適應(yīng)高校快速發(fā)展中急劇增長的檔案信息的存儲需要，更無法滿足本科教學(xué)評估對檔案信息快捷檢索與利用的要求。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理的思考

2.1 重視高校檔案管理工作從配備專業(yè)團(tuán)隊做起

提高高校科研與教學(xué)等檔案管理工作的效率，應(yīng)該先加強(qiáng)對相關(guān)管理者地位的認(rèn)識，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)知檔案管理對高校管理和學(xué)科建設(shè)的重要意義，積極引入資源和人才進(jìn)來，對相關(guān)工作的開展要從人力和經(jīng)費予以支持，首先在高校培養(yǎng)一支年輕的、具有現(xiàn)代理念的、精干的檔案管理隊伍，這是提升高校檔案管理工作的前提。高校管理層要改變管理理念轉(zhuǎn)變管理思想，重視高校的檔案管理工作，尤其是教學(xué)與科研檔案管理工作且和應(yīng)付評估無關(guān)，提高高校檔案管理者的年輕化和專業(yè)性。在檔案管理團(tuán)隊的建設(shè)方面，管理者多提供檔案管理者的學(xué)習(xí)與交流機(jī)會，鼓勵二級院校的教學(xué)與科研檔案管理者建言獻(xiàn)策，給二級院系配置專業(yè)的教學(xué)與科研檔案管理者，歸口分級各負(fù)其責(zé)。高校需要專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，在檔案管理方面也要采用科學(xué)的管理方法。專業(yè)的高校檔案管理隊伍在高校檔案管理工作方法上是有自己先進(jìn)的與時俱進(jìn)的獨特的管理理念，他們對待檔案管理工作能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的精細(xì)要求，在管理商具有專業(yè)性，也能夠樹立正確的一切為了學(xué)校的發(fā)展建設(shè)、為了促進(jìn)教學(xué)科研的服務(wù)意識。目前高校檔案資料主要以紙質(zhì)為主，導(dǎo)致其加工程度較低，配備了年輕了熱愛網(wǎng)絡(luò)的檔案團(tuán)隊后，這些檔案精英對高校檔案資料信息會盡快完成網(wǎng)絡(luò)化、信息化以及數(shù)字化處理，會盡快構(gòu)建高校的信息資料數(shù)據(jù)集，會加深資源信息的開發(fā)利用，還會利用圖像文字識別技術(shù)、自動著錄標(biāo)引技術(shù)以及數(shù)字處理技術(shù)等信息技術(shù)，提高高校檔案的建庫效率和強(qiáng)化高校檔案的數(shù)字化程度，以保證高校的檔案管理工作適應(yīng)于大數(shù)據(jù)環(huán)境。

2.2 適應(yīng)大數(shù)據(jù)要求從提升高校檔案管理手段做起

適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求高校的檔案管理需要給檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施加大投資，工作環(huán)境尤其是硬件環(huán)境是提高高校檔案管理質(zhì)量的基本保障，信息化的技術(shù)投入和更新檔案管理設(shè)備都需要大量資金支持。由于高校的教學(xué)科研等檔案管理工作需要很多部門協(xié)調(diào)才能更好地完成，所以有必要制定和完善相關(guān)工作的管理機(jī)制，制定科學(xué)、規(guī)范的管理制度。紙質(zhì)檔案對需要集中的檔案實施集中管理、規(guī)范管理的模式，對收集、整理和裝訂等工作出臺行之有效的辦法，對難以集中的有二級院系管理的檔案除了配備專人也許提供場地。在高校建設(shè)紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的檔案管理體系，加強(qiáng)對計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，做好高校教學(xué)科研檔案增量電子化和存量數(shù)字化工作，加強(qiáng)相關(guān)管理設(shè)備和技術(shù)的不斷更新和優(yōu)化，加強(qiáng)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，保證所有管理步驟能夠有章可循，全面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。

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作者簡介

袁知非（1987-），男，陜西乾縣，寶雞文理學(xué)院，研究生，高等學(xué)校檔案管理。endprint