淺析檔案鑒定中的幾個問題

閆雪燕+陳婷

摘 要：檔案的鑒定工作是檔案管理工作各環(huán)節(jié)中最重要的一項，它是在結(jié)合立卷、收集整理、保管利用等各個工作環(huán)節(jié)中進行的，是牽一發(fā)而動全身的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對檔案文件進行鑒定，是檔案管理真正做到保存精華的必要措施，本文就檔案價值鑒定工作進行了觀點闡述和分析。

關(guān)鍵詞：檔案鑒定；保管期限；鑒定標準

檔案的鑒定是決定檔案存毀命運的關(guān)鍵，歷來引起檔案部門的重視，隨著形勢和科學技術(shù)發(fā)展，對鑒定中出現(xiàn)的一些問題有必要作進一步的探討。

1 檔案數(shù)量的與日俱增，要求對檔案的鑒定工作有一個新的認識

隨著形勢的發(fā)展和對檔案工作的重視程度，人們對檔案文件的依賴性增強，使得機關(guān)事業(yè)單位檔案科室拿出許多的精力保存這些檔案。但在對檔案數(shù)量的認識上，一些單位或檔案教科書認為檔案存得越多越好，這就使檔案數(shù)量激增，使檔案工作偏重檔案的數(shù)量。筆者認為，這種多多益善的提法，容易形成一種誤導，直接影響了檔案的鑒定質(zhì)量，對檔案工作產(chǎn)生負效應(yīng)，不但從人力、物力、財力上造成極大浪費，而且一旦發(fā)生緊急情況很難處置。

筆者認為對現(xiàn)階段機關(guān)事業(yè)單位檔案鑒定工作除了要堅持全面、歷史和發(fā)展的觀點外，還應(yīng)提倡檔案數(shù)量、質(zhì)量的優(yōu)化，必須掌握好以下幾個原則：

1.檔案的鑒定工作要以檔案自身的價值為原則

檔案的自身價值即檔案的價值，是由檔案本身的各種因素和社會利用需求二者的結(jié)合所決定的。檔案的鑒定工作是以檔案的價值為依據(jù)，全面考察檔案對本單位和社會的現(xiàn)實作用與歷史作用，從而確定檔案的保管期限。這是鑒定文件價值的基本要素，是鑒定工作首先需要考慮的方面。

2.檔案鑒定工作要以立檔單位本身利用價值為主要原則

檔案能否發(fā)揮效益，除了對檔案本身作用的估價外，主要是看檔案在利用過程中發(fā)揮的效益，檔案對檔案形成者具有首要的利用價值，積累和保存檔案的檔案形成者是主要受益者，這是鑒定工作需要把握的重要尺度，因此在檔案的鑒定中必須堅持以立檔單位本身利用價值來考慮。

3.檔案鑒定工作要以立檔單位主要職能為原則

每個單位都有自己的職能特點，如果使各部門保存的檔案都能夠較全面、較系統(tǒng)的反映出本身的職能特點，有自己的強項，這樣利用者就可以有所依尋，根據(jù)其需要到相關(guān)部門去查詢有關(guān)檔案資料。反之，如果每個部門都追求小而全，面面俱到，互相有重復、有交叉，有用沒用摻在一起，看上去文件數(shù)量不少，但沒有多少“精品”，對利用者也不會有多大幫助，反而造成查找中的困難。

4.要按照檔案的保管期限決定檔案的銷毀原則

對超過保管期限的檔案，要提出處理意見，對確定銷毀的檔案，在銷毀之前必須再檢查一遍，除了要填寫銷毀登記清冊外，還必須堅持審查、簽批制度，在確定萬無一失后，再行銷毀。要注意防止工作人員認識上的偏差和業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，對檔案的銷毀工作不重視，對確定銷毀的文件不作復查，銷毀了不該銷毀的檔案，使檔案工作遭到不應(yīng)有的損失。

2 檔案類型日益繁多，要求對不同形式的載體檔案有不同的鑒定標準

隨著社會的發(fā)展，檔案的類型日益增多，各種載體形式也不斷涌現(xiàn)，如磁帶、磁盤、光盤等等，給機關(guān)檔案鑒定工作帶來了新的課題，對這些形式的檔案如何鑒定，鑒定的標準和依據(jù)是什么，保管期限如何劃分等等，都需要進一步的研究。筆者認為，對不同類型文件的鑒定應(yīng)采取不同的措施。

1.對錄音、錄相帶的鑒定

對錄音、錄相帶的鑒定，可參照文書鑒定的原則從歷史唯物主義的角度出發(fā)，全面地、歷史地、發(fā)展地看待錄音帶、錄相帶所保存檔案信息的真實性、可靠性，對有檔案價值的、能夠反映出立檔單位工作情況的錄音、錄相帶分門別類地進行核實、鑒定，按照定期、永久確定其保管期限。對沒有檔案價值的，可剔出銷毀或作為資料保存。在錄音、錄相帶的鑒定中，一方面要注意作者、時間、人物、地點、問題等各個要素是否齊全，內(nèi)容是否完整，對于不齊全、不完整的，一般不能作為永久保存。對特別重要的，要進行補充，必要時作出說明。另一方面，要注意質(zhì)量因素鑒定，如聲音是否清晰，影像是否清楚，有無失聲、磁化、影像不清等質(zhì)量問題，對出現(xiàn)的問題，應(yīng)設(shè)法解決，必要時要進行復制、修復。

2.對軟盤、光盤的鑒定

電子文件的出現(xiàn)，為檔案研究工作帶來了新的研究課題，對軟盤、光盤等新的載體形式的鑒定，筆者認為，還不能夠把它們籠統(tǒng)地按文書檔案進行鑒定，也就是說軟盤、光盤在目前還不能作為永久性具有憑證價值作用的檔案進行保存。由于軟盤、光盤本身具有可復制性，軟盤、光盤所保存的信息不易控制，所具有的真實性程度還不能完全令人置信。從目前情況看，應(yīng)先將軟盤、光盤信息輸出打印到紙上，按紙質(zhì)檔案處理。對于電子文件本身的鑒定工作還需密切關(guān)注、借鑒別國的先進經(jīng)驗，隨形勢的發(fā)展視情而定。

3 檔案憑證作用日益重要，要求對檔案文件的真?zhèn)巫龀鲨b定

隨著形勢的發(fā)展，檔案的價值和作用越來越明顯，人們利用檔案作為憑證解決了許多疑難問題，從一定意義上說，檔案的鑒定工作是鑒別和存真棄偽的過程，必須引起我們每個檔案工作者的高度重視。在鑒定中可以從以下幾個方面入手。

1.通過紙張鑒定文件的真?zhèn)?/p>

不同年代的生產(chǎn)的紙張其纖維素的含量有所不同，紙張的耐折度、韌性和白度也不一樣，要與相同年代文件的紙張進行對比，鑒別真?zhèn)巍Ｈ?0年代生產(chǎn)的紙張，由于殘留在紙張中的氯化物含量較高，含酸量較高，其紙張容易變質(zhì)，因此需要認真進行對比。

2.通過墨跡鑒定文件的真?zhèn)?/p>

可通過化學的方法，對墨跡所含染料、顏料的成分進行分析對比鑒別真?zhèn)危瑢τ≌绿幰榭从袩o暗記，色彩褪變程度等。

3.通過字跡鑒定文件的真?zhèn)?/p>

可以通過字跡的對比鑒別真?zhèn)巍Ｓ绕鋵τ蓄I(lǐng)導簽署的文件，一定要進行字體的核對，將署名與其它文件上的簽名進行比較，從書寫習慣、字體等方面進行核對，也可采取其它一些技術(shù)方法鑒定文件的真?zhèn)巍?/p>

4 結(jié)束語

總之，隨著新形勢的發(fā)展，新問題的出現(xiàn)，我們對檔案鑒定工作要有新的認識，新的思想和新的處置方法，這樣工作起來才會更加積極主動。

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