加強檔案信息開發工作之我見

檔案信息開發工作的目標，是根據黨委和政府的工作進程，制定實施的發展規劃及決策，及時有效地將檔案信息資源開發出來，為經濟建設、社會發展服務。這是檔案館利用工作中實現檔案信息社會效益和經濟效益，實現檔案館自身價值的重要內容。本文就加強檔案信息開發工作談點粗淺意見。

1 目前檔案信息開發工作存在的問題

一是館藏結構單一。現在很多檔案館的館藏檔案文書檔案所占比例偏重，而科技、專業、聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結構，從開發檔案信息資源的角度分析，使開發利用檔案信息的范圍狹窄了，因為社會對檔案信息的需求是多方面的，館藏單一不能滿足社會需要的多樣性，特別值得提及的是，大量的文書檔案中涉及經濟內容的較少，因而，使這些檔案信息直接服務于經濟建設，存在著較大的難度。

二是館藏檔案特色不明顯。反映地方特色經濟、特色文化以及風土人情等方面的檔案較少，也正因為特色檔案沒有系統地建立起來，因而開發檔案信息資源為發展地方經濟和各項工作服務，也就缺乏強有力的針對性。

三是檔案編研工作滯后。編研材料存在著重文書輕科技、重歷史輕經濟的現象，致使編研材料檔次低，適應形勢發展的編研成果少，編研成果利用率低下。

四是檔案工作者服務意識不足，服務手段單一。檔案館長期以來處在封閉狀況，向外界宣傳較少，社會用戶對檔案館存有陌生感和神秘感，對館藏的結構和內容更是知之甚少。而檔案工作者卻處于坐等利用的被動服務方式。在思想觀念上不同程度地缺乏市場經濟意識，依舊把管好檔案作為檔案工作的重點，沒有充分認識到檔案信息的潛在作用，致使檔案工作與經濟建設和精神文明建設不相協調。且目前仍有大部分為手工檢索，檢索效率不高。

2 加強檔案信息開發工作，更好為社會經濟發展服務

新時期檔案信息開發工作如何抓住歷史機遇，大力拓展檔案信息資源開發和利用的新領域、新途徑。

一是更新觀念，強化主動服務意識。檔案部門首要的問題是解決思想認識問題，必須要進一步解放思想，更新觀念，牢固樹立以經濟建設為中心的思想，以鄧小平同志“三個有利于”理論指導我們的實際工作，克服“等、靠、要”的思想，破除“等待觀望、坐而論道”的消極觀念，樹立主動服務、主動參與意識，以歷史主人翁的姿態，積極投身到檔案信息資源開發工作中來。墨守陳規，坐在檔案館里等著別人來，“皇帝的女兒不愁嫁”這種觀點是不適合當今社會發展的。傳統的利用制度和方式需要得到進一步改變，我們可以根據實際需要，采用“電話預約”、“上門服務”、“全天候上網服務”等新的方式，制定相應的利用制度，以滿足社會各界的實際利用需要。

二是加強對檔案用戶的宣傳。我們必須向社會各界廣大檔案用戶提供利用方面的宣傳和指導，提高他們查檔利用的能力。為此檔案館要面向社會檔案用戶做好五個方面的服務工作：（一）介紹館藏檔案的內容、成分和價值狀況。重點向專家、學者主動介紹館藏各個歷史時期經濟開發建設的檔案種類、形成特點，吸引檔案用戶到檔案館利用檔案，給檔案用戶提供具體的檔案來源和線索。（二）介紹利用檔案的規章制度和手續。檔案館通過宣傳和指導服務的途徑與方式，向研究部門介紹利用檔案的批準手續、目的要求和范圍，說明內部查閱和開放檔案利用的界限。（三）介紹檔案檢索工具及其使用方法。檔案接待查閱人員主動向檔案用戶介紹不同檢索工具的適用范圍、作用、特點及其使用方法，使他們善于選擇和使用檢索工具，能夠及時準確地查找到所需檔案。（四）介紹利用檔案的方式。研究人員利用檔案的角度是多方面的，因而僅僅靠一種方式是不夠的。應采取制發檔案復制本、檔案證明、函查、舉辦檔案展覽和開放等形式。檔案館主動向社會宣傳介紹這些服務方式，使檔案用戶能有充分的選擇余地。（五）介紹檔案編研成果。檔案館主動配合政府決策，編輯各項開發建設的檔案史料匯集等，并向檔案用戶推薦和宣傳，以提高檔案信息資源開發利用工作的水平。

三是豐富館藏，提高館藏質量。就是按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關規定，多層次、多渠道征集和收集檔案資料，豐富館藏，提高館藏質量。從資源結構看，館藏檔案既要有公務性檔案（包括官方機構和半官方機構的公務活動形成的檔案），又要有非公務性檔案（包括民間機構活動，個人及其家庭，家族活動中形成的檔案）；從內容結構看，既有文書檔案，又要有科技檔案、專門檔案、人物檔案、口述檔案；從歷史結構看，既要有近現代檔案，又要有歷史檔案，要能反映出當地社會發展的歷史面貌，并突出地方特色；從形式結構看，既要有紙質檔案，又要有木、帛、膠片、磁性和電子檔案等。

四是深層次開發檔案信息資源。就是要積極挖掘現有的檔案信息，搞好超前服務。檔案館館藏檔案的文書檔案中不乏有建國后經濟建設方面、自然科學調查與考察數據為內容形成的詳細記載，這些珍貴檔案都富含有經濟與科技價值，對經濟建設都將發揮重要的參考作用。在摸清館藏的基礎上，搞好超前服務，把這些含有經濟與科學價值的檔案按政治、文化教育、民族風情、民俗等內容分門別類的編制專題目錄或專題資料。另外還可以將這些珍貴檔案掃描至計算機，然后利用現代電子技術和通訊設施制作成專題網站，在國內或INTERNET網上發布，并且可以圖文并茂的介紹，供社會各界利用。

五是要加強編研工作，提高編研材料檔次。編研是一項具有較高層次的信息開發工作，挖掘得深，是能為社會和經濟發展提供更好的服務的，是能夠為領導決策提供準確信息的。這就要改變傳統編研主題，多編研一些經濟類、科技類的材料；其次，要針對某個時期黨和政府的中心工作、重要工作、人民群眾強烈關心的問題開發檔案信息資源加以整理匯編，同時，要有開拓創新精神，根據時代要求，編寫前人沒有編寫過的材料。

六是要加快檔案信息資源以及數據庫和網絡建設。信息時代逐步將所有的相關計算機數據庫、通訊系統等連接起來，形成網絡，實現信息資源共享。檔案館作為提供檔案信息的重要資源之一，應該從傳統的收集、分類、編目、檢索中所積累的經驗中走出來，將過去獨立、封閉狀態的檔案館逐步建設成為地域性乃至全國信息系統的一個節點，這就需要廣大的檔案工作者改變方式，如逐步由檔案館分類、編目，過渡到運用標準機讀目錄，實施出版編目，建立自己的館藏檢索系統和能發揮自己館藏特色的數據庫。同時應考慮與通訊技術、網絡技術的兼容與連接，待條件成熟，便可進入網絡，將自己的具有特色的檔案信息提供給網絡上的任何用戶，實現真正意義上的檔案信息資源共享。

作者簡介

周程錦（1978-），男，青島市黃島區檔案局，館員。endprint